Курс 17. Оцифрування трудових і передання сканкопій до ПФУ

Вітаємо, шановний слухачу!

За попередніми уроками Школи Ви успішно оцифрували трудові книжки працівників — тепер розберемося, що і як передавати до ПФУ.

Відомості про трудову діяльність працівника може подати як роботодавець, так і працівник. Подаємо у вигляді сканкопій. Щоб передати скани, знадобиться КЕП — кваліфікований електронний підпис. Це передбачають Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 № 1084, та Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, що затвердив ПФУ постановою від 12.03.2021 № 11-1.

Передаємо сканкопії документів про стаж

Давайте розберемося, чи передавати сканкопії інших документів, окрім трудових книжок. На вебпортал електронних послуг ПФУ передаємо сканкопії трудових книжок та документів про стаж, які визначає Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.1993 № 637 (далі — Порядок № 637).

Якщо в працівника відсутня трудова книжка або в трудовій немає необхідних записів, чи є неправильні/неточні записи про періоди роботи, трудовий стаж підтвердять:

• дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• довідки;
• виписки з наказів;
• особові рахунки і відомості на видачу зарплати;
• посвідчення;
• характеристики;
• письмові трудові договори й угоди з відмітками про їх виконання;
• інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Якщо немає документів про стаж, його можна підтвердити членським квитком профспілки. Це передбачає пункт 3 Порядку № 637.

Якщо під час аудиту трудових книжок виявили помилки, виправлення чи неточності, запропонуйте працівнику надати документи від попередніх роботодавців, зазначені в переліку. Передавайте скани цих документів на портал ПФУ разом зі сканкопією трудової книжки.

Обираємо, як передавати відомості про стаж

Порядок № 11-1 пропонує два способи, щоб передати відомості про трудову діяльність через вебпортал електронних послуг ПФУ:

• у вигляді сканкопій передбачених законодавством документів;
• в оцифрованому вигляді — той, хто подає скан, заповнює електронний запис на вебпорталі ПФУ та додає до нього скановані копії документів, на підставі яких створив запис.

За обох способів треба засвідчити передання інформації чи сканкопій кваліфікованим електронним підписом — КЕП (п. 4 Порядку № 11-1).

Який спосіб обрати, визначайте самі.

За період після 10.06.2021 відомості про трудову діяльність подаємо в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до Порядку № 11-1. Поки що не поспішайте складати xml-файл. Можливо фахівці ПФУ актуалізують роботу веб-порталу ПФУ і, щоб передати відомості до ПФУ, достатньо буде заповнити відповідну форму. Законодавство не передбачає відповідальності, якщо роботодавець передасть ці відомості не у вигляді xml-файлу на веб-портал ПФУ.

Порада. Якщо штат великий, не заповнюйте електронний запис, а просто додавайте файли зі сканованими копіями документів. Працівники ПФУ самі сформують електронні записи за відомостями зі сканів.

Якщо працівників небагато, подавайте відомості в оцифрованому вигляді. Заповніть поля електронного запису про трудову діяльність, коли передаєте сканкопії. Так фахівці ПФУ швидше опрацюють інформацію і додадуть її до електронних персональних карток працівників у Реєстрі застрахованих осіб.

В електронному записі вказуйте відомості:

• про роботодавця:

- юрособа — найменування, код за ЄДРОПОУ;

- ФОП — прізвище, ім’я, по батькові за наявності, РНКОПП або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття РНКОПП, повідомили про це відповідний контролювальний орган і мають відмітку в паспорті);

• періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
• переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
• найменування посади, професію, спеціальність, кваліфікацію, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
• причину припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
• вид документа, його номер і дату, на підставі якого внесли запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.

Підстава — пункт 6 Порядку № 11-1.

Передаєте сканкопію довідок або копій наказів про роботу за сумісництвом, заповніть електронний запис і про роботу за сумісництвом.

Передаєте сканкопію диплому, створіть електронний запис про навчання.

Працівник надав договори ЦПХ, щоб передати їх на вебпортал ПФУ і врахувати в страховий стаж, створіть запис про наявність відносин цивільно-правового характеру.

Якщо створили та відправили електронний запис, а потім побачили, що там є помилки, сформуйте новий електронний запис.

У першу чергу передавайте сканкопії документів працівників, яким залишилося менше двох років до пенсії або які почали працювати до 2000 року — щоб ПФУ міг оперативно опрацювати інформацію про трудову діяльність за період до 01.01.2000.

Скани трудових книжок працівників-пенсіонерів передавати не потрібно. Уся інформація щодо їхньої трудової діяльності вже є в ПФУ.