Курс 10. Журнали відділу кадрів. Номенклатура справ
2. Як формулювати заголовки кадрових справ
Вітаємо, шановний слухачу!
Заголовок справи має стисло повідомляти:
- документи яких видів містить справа;
- про що ці документи.
Складові заголовка справи:
- назви видів документів (накази, протоколи, акти тощо) або назва виду справи (листування, журнал, книга);
- автор документів — підприємство, підрозділ, керівник;
- кореспондент — назва підприємства, якому адресовані або від якого надійшли документи;
- тематика документів;
- назва регіону, з яким пов’язані документи;
- дата (період), до якої (якого) належать документи;
- примітка про наявність копій у справі — за потреби.
Звісно, кожен заголовок справи не може містити всі наведені елементи. Які елементи обрати для заголовка, залежить від умісту справи.
Давайте далі докладніше розберемо заголовки справ для документів найпоширеніших видів.
Заголовки справ з наказами
Правило. Зберігайте в окремих справах:
- накази з основної діяльності;
- накази з адміністративно-господарських питань;
- накази з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання;
- накази з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання.
Підстава — пункт 6 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Формула заголовка. Заголовок справи з наказами будуйте за схемою: Назва виду документів у множині + Автор.
Приклад
- Накази з основної діяльності директора ТОВ «Смерека»
- Накази з адміністративно-господарських питань директора ТОВ «Смерека»
- Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання директора ТОВ «Смерека»
- Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання директора ТОВ «Смерека»
Якщо за рік видаєте понад 250 кадрових наказів з однаковим строком зберігання, радимо поділити їх на тематичні підгрупи. Вам у пригоді стане Шпаргалка «Розподіл наказів за видами залежно від строків зберігання».
Накази однієї підгрупи формуйте в одну справу:
Накази з кадрових питань групують відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 р.) та тимчасового (5 р.) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань, що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу — накази тривалого строку зберігання, в іншу — тимчасового строку зберігання (п. 6 гл. 2 розділу IV Правил № 1000/5).
У разі поділу на підгрупи ускладнюємо формулу заголовка: Назва виду документів + Автор + Тема наказів.
- Накази директора ТОВ «Смерека» про короткострокові відрядження в межах України
- Накази директора ТОВ «Смерека» про надання відпусток без збереження заробітної плати, для догляду за дитиною, за роботу з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці
- Накази директора ТОВ «Смерека» про відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, довгострокові відрядження в межах України та за кордон
- Накази директора ТОВ «Смерека» про заохочення, нагородження, преміювання
- Накази директора ТОВ «Смерека» про прийняття на роботу та переміщення за посадою (переведення на іншу роботу), сумісництво, зміну біографічних даних
- Накази директора ТОВ «Смерека» про звільнення
- Накази директора ТОВ «Смерека» про встановлення доплат, надбавок
- Накази директора ТОВ «Смерека» про надання матеріальної допомоги
Кожна кадрова справа має містити документи з однаковим строком зберігання: 75 або 5 років.
Не можна одночасно застосовувати узагальнений і конкретизовані заголовки кадрових справ однакового строку зберігання. Наприклад, неприпустима така комбінація: «Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання директора ТОВ «Смерека»; «Накази директора ТОВ «Смерека» про звільнення», «Накази директора ТОВ «Смерека» про встановлення доплат і надбавок». Якщо конкретизували один заголовок справи, уточніть й інші.
Заголовки справ з листами
Правило. Заголовки справ зі службовими листами завжди розпочинайте зі слова «Листування». Не вживайте неконкретні формулювання: «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція».
Формула заголовка. Заголовки справ із листами мають три схеми побудови.
1. Кореспондент один, справу з листами формуватимете за кореспондентською ознакою: Листування з... + Точна назва кореспондента + Тема листів.
Листування з Міжнародним виставковим центром про оренду площ для корпоративного навчання
2. Кореспондентів багато, але вони однорідні. Справу формуватимете за кореспондентською ознакою: Листування з... + Узагальнена назва кореспондентів + Тема листів.
- Листування з навчальними закладами про умови оплати за навчання
- Листування з органами державної влади про нагородження працівників державними нагородами та відомчими відзнаками
3. Кореспондентів багато й вони різні. Справу формуватимете за тематичною ознакою: Листування + Тема листів.
- Листування про організацію корпоративного навчання
Заголовки справ з організаційно-правовими документами
Правило. Організаційно-правові документи — це положення, правила, інструкції, регламенти. Ці документи потребують затвердження. Організаційно-правовий документ може бути затверджений одним із двох способів:
1) розпорядчим документом — наказом, розпорядженням із проставлянням грифа ЗАТВЕРДЖЕНО;
2) як самостійний документ — із проставленням грифа ЗАТВЕРДЖУЮ.
Організаційно-правові документи, затверджені наказами, підшивайте до справи з наказами.
Приклад
Наказом директора затвердили Порядок дій у Товаристві у разі захворювання працівника на COVID-19. Оригінал Положення формуємо до справи з наказами з основної діяльності, воно затверджене наказом, а отже є його невід’ємною частиною. У роботі відділ кадрів та інші відділи використовують копію Порядку
Оригінали самостійних організаційно-правових документів із грифом ЗАТВЕРДЖУЮ формуйте в окрему справу.
Приклад
Директор затвердив Порядок дій у Товаристві у разі захворювання працівника на COVID-19 за допомогою грифа ЗАТВЕРДЖУЮ. Наказ не видавали. Долучаємо Порядок до справи Організаційні документи. Можна назвати справу й інакше — Локальні акти
Статут підприємства або положення про підприємство зберігайте в окремій справі.
Формула заголовка. Заголовок справи з оригіналами самостійних організаційно-правових документів будуйте за схемою: Назви видів документів у множині + Автор + Примітка про спосіб затвердження.
- Правила, положення, регламенти ТОВ «Смерека» (затверджені керівником)
Заголовки справ із копіями ОРД
Правило. ОРД — організаційно-правові та розпорядчі документи. Експертна комісія може ухвалити рішення: служба діловодства зберігає оригінали ОРД, а підрозділи — їх копії.
Формула заголовка. На справі з копіями ОРД зазначте вид документа чи документів та зробіть примітку про копії: Вид документа (документів) + (копії)
- Положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів (копія)
- Посадові інструкції працівників відділу кадрів (копії)
Заголовки справ з документами засідань, зборів, нарад
Правило. Трудовий колектив вирішує питання на загальних зборах. Правління, ради, комісії проводять засідання. Керівник скликає працівників на оперативні наради.
Результатом колегіальної роботи можуть бути постанови, рішення, рекомендації. Перебіг заходу секретар фіксує в протоколі. Ці документи зазвичай мають додатки — довідки, тексти доповідей, доповідні записки.
Для кожного виду заходів та його документів потрібно передбачити в номенклатурі окрему справу.
Формула заголовка. Заголовок справи з документами засідання, наради чи зборів має відбивати: який захід відбувся, хто працював на ньому, які документи створено.
Для позначення додатків до протоколів, постанов чи рішень вживайте узагальнюючий термін «документи». Перелік додатків подавайте після нього в дужках. Схема заголовка: Перелік документів за підсумками роботи + назва заходу + назва органу + узагальнювальне слово «документи» + (перелік додатків).
- Протоколи загальних зборів трудового колективу ТОВ «Смерека»
- Протоколи засідань атестаційних і кваліфікаційних комісій та документи до них
- Протоколи оперативних нарад, які проводить директор з управління персоналом, та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них
Заголовки справ з реєстраційними формами
Правило. Кожну реєстраційну форму вважаємо окремою справою.
Формула заголовка. Документи реєструють (обліковують) у журналі, в картотеці, електронній базі даних чи книзі. З назви форми й розпочинайте заголовок справи. Далі зазначте, що реєструєте: Вид реєстраційної форми + назва виду документів, які підлягають реєстрації.
- Журнал обліку особових справ
- Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них
- Картотека особових карток військовозобов’язаних і призовників
Заголовки справ з внутрішніми документами
Правило. Внутрішні документи — це заяви, доповідні та пояснювальні записки, нагадування працівникам тощо.
Якщо внутрішніх документів багато, розподіляйте їх по справах найперше за номінальною ознакою, відтак — за предметно-питальною.
Формула заголовка. Заголовок справи з внутрішніми документами має інформувати, якого виду документи увійшли до справи та хто їх склав. Це — номінальна ознака.
Якщо систематизуєте документи ще й за предметно-питальною ознакою, уточніть, яке питання вони висвітлюють.
За потреби додатково зазначте, якій посадовій особі адресовані документи.
Загальна схема заголовка: Вид документів у множині + Автор + Тема + Адресат (посадова особа).
Приклад
- Зобов’язання працівників про нерозголошення персональних даних
- Доповідні записки структурних підрозділів, подані директору з управління персоналом ТОВ «Смерека»
Практикум
Давайте тепер закріпимо теоретичну частину уроку за допомогою інтерактивного тренажера. Перед Вами — дошка із завданнями. По черзі опрацюйте кожне із завдань, поміркуйте над рішенням. За потреби звертайтеся до Шпаргалки. Щоб перевірити себе, натисніть на завдання та опануйте пояснення. Якщо не можете виконати завдання 7 зараз, не засмучуйтеся. Це сигнал, що треба уважно опанувати Урок 2 «Які документи можна долучити до особової справи і чого в ній не має бути» Курсу 7 цього Модуля Школи.
Щоб зручніше читати завдання, збільште інтерактив — натисніть на піктограму з трьома крапками праворуч.
Вітаємо, Ви успішно пройшли тренінг по заголовках справ!
Набуті навички стануть Вам у пригоді на наступному уроці, коли складатимемо номенклатуру справ відділу кадрів. Уперед!