Вища Школа Кадровика: Національна сертифікація кадровиків — 2024

Курс 10. Журнали відділу кадрів. Номенклатура справ

Ірина Іванченко

3. Як скласти номенклатуру справ відділу кадрів

Унесете нові справи, коли складатимете номенклатуру на 2024 рік без помилок
Складати номенклатуру — обов’язок кожного структурного підрозділу. Відділ кадрів — не виняток.
Якщо складаєте номенклатуру справ відділу кадрів (далі — номенклатура) вперше, знадобиться не менше ніж тиждень. Але за допомогою консультації впораєтеся за кілька годин. Візьміть за основу примірну номенклатуру від експертів — у ній враховані нові справи з військового обліку, які потрібно додати у 2024 році.

Дедлайн

Форма

Номенклатура — це документ-таблиця, що містить:
• перелік заголовків справ, які формує та зберігає відділ;
• строки зберігання справ.
На обкладинки справ кадровики переносять заголовки з номенклатури. За номенклатурою звіряють заголовки, коли готують справи, щоб передати на зберігання до архіву.
Типова форма номенклатури підрозділу внормована в Додатку 11 до Правил № 1000/5.

Настанови зі складання

Кадровик складає номенклатуру за настановами глави 1 розділу IV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» Правил № 1000/5. Правила, як складати номенклатури, — єдині для всіх підрозділів.
До номенклатури 2024 року не включайте справу «Особові картки військовозобов’язаних і призовників». Натомість включіть:
• справу «Списки персонального військового обліку, відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів»;
• справи з копіями військово-облікових документів працівників. Їх кількість буде такою самою, як і кількість списків персонального військового обліку. Справу формують під кожен список окремо;
• справу з копіями військово-облікових документів громадян, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку.
Заощадьте робочий час — візьміть за основу примірну номенклатуру від експертів

Примірна номенклатура — орієнтир. Частини справ у вас не буде, натомість будуть інші, зумовлені специфікою підприємства та фактичними завданнями відділу. Наприклад, справи з документами з управління персоналом. Обов’язкові справи відділу кадрів виділені сірим кольором.
Якщо не певні, включати справу до номенклатури чи ні, скористайтеся інфостендом.

Скористайтеся настановами, щоб заповнити правильно кожну графу номенклатури.

Індекс справи

Кожна справа в номенклатурі має індекс. Складники індексу (абз. 2 п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5):

індекс відділу кадрів за штатним розписом
або класифікатором підрозділів

+

порядковий номер справи в межах підрозділу.
Приклад
Індекси справ
05-10, де 05 — індекс відділу кадрів за класифікатором підрозділів підприємства, а 10 — порядковий номер справи.
Або: 04.1-08, де 04.1 — індекс відділу кадрів у складі Адміністративного управління, а 08 — порядковий номер справи.
Заголовок справи
У графі 2 номенклатури наводьте заголовки справ (томів, частин). Формуйте заголовки так щоб вони чітко, стисло й узагальнено відображали склад і зміст документів кожної справи.
Заголовки справ формулюйте з огляду на ознаки формування справ (абз. 5 п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5), які подано у таблиці.

Ознаки формування справ

Складник заголовка справи в номенклатурі

Номінальна

Назви документів — накази, положення, інструкції, звіти, плани

Авторська

Найменування авторів документів

Кореспондентська

Найменування підприємств, яким надсилають документи (характерно для листування)

Предметно-питальна

Питання або напрям діяльності (наприклад, підготовка й перепідготовка кадрів, представлення до нагородження тощо)

Хронологічна

Період, до якого належать документи справи (стосується передусім планово-звітної документації)

Географічна

Найменування адміністративно-географічних одиниць, яких стосуються документи справи. Ця ознака формування справ притаманна підприємствам, що поширюють свою юрисдикцію або виробничу діяльність на кілька регіонів і листуються з підвідомчими та партнерськими структурами на цих територіях
Підприємства зазвичай формують документи у справи на основі різних комбінацій ознак.
Елементи заголовка справи розміщуйте у такій послідовності (абз. 6 п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5):
1) назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);
2) автор документів (найменування підприємства, структурного підрозділу);
3) кореспондент або адресат (найменування підприємства, якому адресовано або від якого отримано документи);
4) стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);
5) назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документів;
6) дата (період), до якої належать документи справи;
7) вказівки на наявність копій документів у справі (за потреби).
Перелічені елементи не містяться в заголовках справ одночасно
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, вказуйте вид документів у формі множини та автора документів.

Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання
У заголовках справ із планово-звітною документацією зазначайте період (місяць, квартал, півріччя, рік) запланованого створення або фактичного виконання документів.

План роботи відділу кадрів на 2024 рік та звіт про його виконання
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю процедур діловодства, вживайте слово «документи». Після зазначайте основні види документів справи.

Документи до протоколів засідань атестаційної комісії

Документи (заяви, дозволи, довідки тощо) про працевлаштування іноземних громадян
Термін «документи» використовують також у заголовках справ, що містять документи-додатки до певних нормативно-правових актів або розпорядчих документів підприємства. Видовий склад документів не вказуйте.
У заголовках справ із листуванням зазначайте кореспондентів і стислий зміст документів.

Листування з районним центром зайнятості з питань працевлаштування
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, кореспондентів не перелічуйте, натомість наводьте їх узагальнене найменування.

Листування з органами місцевого самоврядування з питань соціального захисту населення
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, кореспондентів не вказуйте.

Листування про організацію семінарів з підвищення кваліфікації
Вказівку на те, що до справи сформували копії документів, у справі розміщуйте після заголовка.

Накази з основної діяльності (копії)
 Не вказуйте в заголовках справ:
• неконкретні формулювання — «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція», «кадрова документація» тощо;
• вставні слова;
• складні синтаксичні звороти;
• слово «матеріали» замість «документи».
Кількість справ 
Графу 3 номенклатури — «Кількість справ (томів, частин)» — не заповнюйте на етапі складання. Впишіть відомості в графу наприкінці календарного року, коли вже відома кількість сформованих томів, частин справи (абз. 18 п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).
Строки зберігання справ
Строки зберігання справ визначайте за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Якщо для сфери діяльності вашого підприємства є типові/галузеві переліки документів, типові/примірні номенклатури, послуговуйтеся ними. Якщо різні переліки встановлюють різні строки зберігання для одного виду документів, обирайте і зазначайте в номенклатурі найбільший строк.
Для документів, яких не передбачили в чинних переліках, строки зберігання визначайте на підставі даних експертної комісії підприємства (ЕК). ЕК вивчає документи та розглядає питання про строк їх зберігання на засіданні. Для цього відділ кадрів подає на розгляд ЕК пропозиції про встановлення строків зберігання для видів документів, яких не визначив Перелік № 578/5.
Після засідання ЕК:
• підприємства, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (НАФ), погоджують строки зберігання документів з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву (ЕПК);
• підприємства, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, погоджують строки з ЕК органу вищого рівня — за його наявності.
За відсутності органу вищого рівня строк зберігання документів, що не визначив Перелік № 578/5, встановлює ЕК підприємства на засіданні.
Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, вказуйте в номенклатурі строк «Доки не мине потреба» — незалежно від строку зберігання оригіналів. Не робіть посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків зберігання (абз. 23 п. 13 розд. 1 гл. IV Правил № 1000/5).
Примітки
У графі 5 «Примітка» номенклатури вказують:
• про перехідні справи;
• форму створення документів справи — електронна, паперова, змішана;
• посадових осіб, відповідальних за формування справ;
• передавання справ до архіву чи до інших підприємств для продовження тощо.
Якщо комісії архівних установ погоджують запропоновані строки зберігання документів, у номенклатурі навпроти заголовка справи робіть примітку — залежно від комісії, яка погодила строки зберігання.

Строк зберігання встановлено ЕПК Державного архіву ____ області, протокол від ______№____

Строк зберігання встановлено ЕК органу вищого рівня (його назва), протокол від _______ №___

Строк зберігання встановлено ЕК, протокол від _______ №___

Візування, підписання і затвердження

Номенклатуру підписує керівник відділу кадрів та візує керівник архіву підприємства. Якщо керівник архіву відсутній — особа, відповідальна за архів.
Обов’язковий складник візи та підпису в номенклатурі — дата візування та підписання
Підписану і завізовану номенклатуру затверджувати не потрібно. Передайте її до служби діловодства, яка складатиме зведену номенклатуру справ підприємства.
Після того як всі підрозділи підприємства склали, підписали та завізували свої номенклатури, служба діловодства складає номенклатуру справ підприємства — зведену номенклатуру. Методичну допомогу надає архів підприємства, а за його відсутності, — особа, відповідальна за архів (п. 5 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Зберігання

Номенклатуру за певний рік зберігайте три роки (п. «в» ст. 112 Переліку № 578/5).
Строк зберігання документів обчислюйте з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Це передбачає пункт 4 глави 2 розділу V Правил № 1000/5.
Приклад обчислення строку зберігання
Номенклатуру справ відділу кадрів на 2024 рік потрібно зберігати протягом 2025—2027 років.
Номенклатуру справ структурного підрозділу, зокрема відділу кадрів, зберігають три роки після заміни новим документом та за умови передавання справи до архівного підрозділу підприємства (прим. 2 ст. 112 Переліку № 578/5). Тобто номенклатуру справ відділу кадрів можна включити до акта про вилучення документів для знищення після закінчення трирічного строку зберігання, якщо відділ кадрів дотримав двох обов’язкових умов:
1) розробив нову номенклатуру, яка є самостійним розділом зведеної номенклатури;
2) описав і передав до архіву підприємства документи, що мають у номенклатурі справ строки зберігання «постійно», «до ліквідації організації» і тривалий.

Підсумковий запис 

Наприкінці року або першого робочого дня наступного календарного року номенклатуру справ закрийте підсумковим записом.
Зазначте у підсумковому записі кількість справ постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання за кожною категорією окремо та за всіма категоріями разом. У відповідних графах навпроти кожної категорії вкажіть кількість перехідних справ і справ з позначкою «ЕПК» (експертно-перевірна комісія).
Позначка «ЕПК» означає, що вся справа або деякі документи з неї можуть мати культурне значення і зберігатимуться постійно. Для підприємств — джерел формування НАФ питання щодо подальшого зберігання або знищення таких документів вирішують за погодженням з ЕПК державного архіву, у зоні комплектування якого перебуває підприємство, після закінчення діловодного року.
Відомості, зазначені у підсумковому записі, передайте до служби діловодства, яка підсумує дані про кількість справ за всіма підрозділами.
Підсумковий запис підписує особа, відповідальна за діловодство у кадровій службі
На практиці, підсумковий запис частіше друкують на окремому аркуші наприкінці року. Мета — саме друкованим способом внести відомості про категорії та кількість справ, складених у відповідному році у структурному підрозділі або на підприємстві. Це забезпечує надійніше збереження інформації, аніж якщо внести її рукописним способом. Адже чорнила з часом вицвітають або розмиються, якщо порушений режим вологості у приміщенні тощо. На допомогу ми підготували для вас зразок підсумкового запису.

Відповідальність

Відповідальність за відсутність номенклатури законодавство не встановлює. Проте відсутність номенклатури може призвести до порушення законодавства про НАФ та архівні установи і, як наслідок, штрафу.
Номенклатура справ — обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII).
Номенклатура — це підкажчик, що допомагає визначити, які справи маєте підготувати і передати на зберігання до архіву, щоб не знищити передчасно і не наразитися на адміністративну відповідальність, якщо формуєте документи НАФ.
Штраф за порушення законодавства про НАФ та архівні установи визначає стаття 92-1 КпАП:

Склад порушення

Відповідальність
  • недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів;
  • порушення порядку щодо доступу до архівних документів;
  • неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану

Попередження або штраф на посадових осіб — від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (нмдг)

Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року піддали адміністративному стягненню

Штраф на посадових осіб — від 10 до 40 нмдг
Протоколи про адміністративні правопорушення складають посадові особи, уповноважені Укрдержархівом, державними архівними установами та архівними відділами міських рад, у порядку, визначеному Інструкцією з оформлення матеріалів про адміністративні правопорушення за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, затвердженою наказом Мін’юсту від 25.09.2013 № 2013/5.
Навіть за відсутності штрафу, радимо складати номенклатуру, щоб упорядкувати діловодство у кадровій службі.
 


Наступний урок

1. Як складати кадрові накази