Курс 10. Журнали відділу кадрів. Номенклатура справ

Вітаємо, шановний слухачу!

Серед реєстраційних форм відділу кадрів є обов’язкові, вести які вимагає законодавство. Наприклад, реєструвати накази з кадрових питань тривалого і тимчасового строків зберігання зобов’язує глава 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, а неповнолітніх працівників — стаття 189 КЗпП:

на кожному підприємстві, в установі, організації має вестися спеціальний облік працівників, які не досягли 18 років, із зазначенням дати їх народження.

Про деякі реєстраційні форми немає згадки в нормативних актах, проте ці форми дають змогу оцінювати обсяг документообігу, швидко знаходити документи, додержувати визначених законом строків.

Давайте розберемо кожен вид облікових форм.

1. Обов’язкові реєстраційні форми відділу кадрів

Відділ кадрів має вести

• Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання
• Журнал реєстрації трудових договорів у письмовій формі
• Журнал обліку особових справ
• Журнал обліку прийняття працівників
• Журнал обліку неповнолітніх працівників
• Номенклатуру справ

Правило. Облік документів — дворівневий. На першому рівні обліковують окремі документи — за журналами, книгами, іншими реєстраційними формами, на другому — справи.

Облік справ відділу кадрів ведуть за номенклатурою справ. Виняток — трудові книжки, особові справи й особові картки. Кожен вид вносять до номенклатури під одним індексом, а обліковують за окремими формами. Номенклатуру справ ми з вами докладно розберемо на наступному уроці, а зараз зосередимося на журналах реєстрації.

Унормована форма є лише для Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277). Для всіх інших журналів є рекомендовані форми, розроблені експертами Школи та узгоджені з посадовими особами Держархіву. Ці форми успішно пройшли перевірки Держпраці.

Завдання. Ознайомтеся з рекомендованими формами обов’язкових журналів. Перевірте, чи всі журнали ведете. Зіставте власні журнали з рекомендованими формами. За потреби скоригуйте журнали, що ведете.

Рекомендовані форми обов’язкових журналів

Цей журнал ведемо, якщо є трудові договори в письмовій формі. 

За Журналом обліку прийняття працівників обліковуємо особові картки. Цю реєстраційну форму передбачає стаття 529 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Строк зберігання журналу — 75 років. Оскільки особові картки ведуть на всіх осіб, яких приймають на роботу, особовій картці можна присвоїти номер, що відповідатиме порядковому номеру працівника за Журналом обліку прийняття працівників.

Заведіть такий журнал, як тільки прийняли працівника віком до 18 років. Це єдина реєстраційна форма, прямо передбачена КЗпП (ст. 189). Інспектор праці перевірить, чи є такий журнал, якщо побачить у штаті неповнолітнього працівника.

2. Рекомендовані реєстраційні форми відділу кадрів

Реєстрація документа — це внесення до облікової форми стислих відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати зареєстрування (Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» ДСТУ 2732:2004).

Призначення реєстрації — надати документу юридичної сили, тобто підтвердити факт його створення або одержання. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за ними.

Реєстраційний індекс — обов’язковий реквізит будь-якого документа (п. 5 ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»).

Реєстрації підлягають і договори про повну матеріальну відповідальність, і направлення на медичні огляди, і посадові (робочі) інструкції. Реєструвати ці документи можете в Журналі реєстрації внутрішніх (створюваних) документів, який веде канцелярія. Але для поліпшення пошуково-інформаційної роботи радимо оформити окремі журнали реєстрації.

Завдання. Ознайомтеся з формами рекомендованих журналів. Поміркуйте, які журнали доцільно ввести на вашому підприємстві. Підказка — запроваджувати окремий облік для певного виду документів варто, якщо кількість таких документів на рік сягає 200.

Порада від автора уроку. Запровадьте реєстрацію кадрових заяв. Реєстрація заяв працівників убезпечить у разі судових спорів. Наприклад, у справах про звільнення.

Завдання. Проаналізуйте, скільки доповідних записок складають на вашому підприємстві і чи доцільно вводити окремий журнал для їх реєстрації. Поміркуйте, які ще види документів варто реєструвати в окремих журналах.