Курс 12. Табельний облік

Вітаємо, шановний слухачу! Щомісяця в перший робочий день особи, відповідальні за облік робочого часу, мають оформити табель. Щодня до кінця місяця в табелі фіксуємо фактичний час роботи кожного працівника. Два рази на місяць табель передаємо бухгалтерії для нарахування зарплати.

Типову форму табеля обліку робочого часу № П-5 затвердив Держкомстат наказом від 05.12.2008 № 489 (далі — форма П-5). Як же табелювати робочий час працівників за різних виробничих умов? Нумо розбиратися.

У днях чи в годинах?

Щоб відповісти на запитання, згадаємо вихідні положення.

КЗпП визначає тижневу норму робочого часу — тривалість робочого часу не має перевищувати 40 год на тиждень (ст. 50 КЗпП). Окремим категоріям працівників роботодавець має встановити скорочену тривалість робочого часу (ст. 51 КЗпП).

Кількість робочих годин за тиждень має дорівнювати тривалості, визначеній КЗпП та іншими нормативно-правовими актами для певних категорій працівників. Виняток — на підприємстві запроваджено підсумований облік робочого часу (робота змінами).

КЗпП визначає також тривалість робочого тижня в днях. Роботодавець може встановити для працівників як п’ятиденний з двома вихідними, так і шестиденний з одним вихідним робочий тиждень (ст. 51 КЗпП).

Отже, роботодавець обліковує робочий час:

• у годинах — кількість робочих годин на тиждень має дорівнювати нормі, яку законодавство встановлює для певних категорій працівників;
• у днях — кількість робочих днів на тиждень має дорівнювати п’яти (при п’ятиденному робочому тижні) або шести (при шестиденному робочому тижні).

Звичайний режим роботи — двома рядками

Давайте опрацюємо цю частину уроку детальніше.

Використання робочого часу щодня у табелі відображайте двома рядками:

• у першому — кількість відпрацьованих годин;
• у другому — причини відхилень від нормальних умов роботи чи неявок у вигляді літерних чи цифрових кодів (Додаток 1).

Не буде помилкою, якщо Ви запишете коди у першому рядку, а кількість годин — у другому.

Відмітки проставляйте згідно з умовними позначеннями, пропонованими формою П-5.

Р — години роботи, передбачені колдоговором;
РС — години роботи працівників, яким встановили неповний робочий день/тиждень;
ВЧ — вечірні години роботи;
РН — нічні години роботи;
НУ — надурочні години роботи;
ВД — відрядження.

Також можете вводити Ваші відмітки. Зокрема, для вихідних днів. У формі П-5 код для них не передбачили. Зазвичай комірки щодо вихідних у табелі залишаємо порожніми. Але дехто воліє їх заповнювати: проставляє хрестики (×) чи прочерки (-) або вводить власну позначку. Наприклад, ВГ — вихідні дні за графіком роботи працівника (Додаток 1). Усі варіанти допустимі.

Якщо працівник працює у вихідний, табелюйте кодом РВ та проставляйте кількість фактично відпрацьованих годин.

Завдання. Ознайомтеся з прикладом табеля при п’ятиденному робочому тижні з 8-годинним робочим днем. 

Перегляньте живий зразок табеля. Щоб прочитати підказку, клацніть лівою кнопкою миші на жовтому кружечку.

Додаток 1

Зразок табеля при п’ятиденному робочому тижні з 8-годинним робочим днем

Нестандартний режим — у годинах і хвилинах або в числовому форматі

Спочатку визначимо поширені варіанти:

• працівники працюють 8 год 15 хв з понеділка по четвер і 7 год у п’ятницю;
• працівник працює щодня по 2 год 30 хв — на умовах неповного робочого дня.

Відпрацьований працівниками час у табелі зазначайте в годинах і хвилинах або переводьте у числовий формат. Обидва варіанти — припустимі. Наприклад:

• 15 хв ÷ 60 хв = 0,25 год;
• 30 хв ÷ 60 хв = 0,5 год.

Таким чином, у табелі відпрацьований час можна зазначити так:

• 8:15 або 8,25;
• 2:30 або 2,5.

Цифровий спосіб (8,25; 2,5) — зручніший. Так простіше підраховувати кількість відпрацьованих годин за місяць. Цей показник знадобиться для нарахування зарплати та складання державної статзвітності.

Кількість відпрацьованих годин за місяць при режимі роботи з понеділка по четвер по 8 год 15 хв і в п’ятницю 7 год може відрізнятися від кількості відпрацьованих годин при режимі роботи з понеділка по п’ятницю по 8 годин (Додаток 2). Однак це не порушує законодавства про працю, оскільки роботодавець дотримує тижневої тривалості робочого часу 40 годин (ст. 50 КЗпП). А місячної норми робочого часу КЗпП не встановлює.

Завдання. Ознайомтеся з прикладом табеля при п’ятиденному робочому тижні з нестандартним режимом роботи. 

Додаток 2

Зразок табеля при п’ятиденному робочому тижні з режимом роботи: пн—чт — 8 год 15 хв, пт — 7 год

Кейс 1

Оберіть варіант, за яким табелюватимете дистанційну роботу.

1. Позначу як звичайну роботу: у першому рядку — кількість відпрацьованого часу згідно з ПВТР; у другому — позначка «Р».

2. Не буду фіксувати години взагалі: я не знаю, скільки працівник працював на дистанційці.

Відповідь — у кінці уроку.

При роботі змінами — фактичну кількість годин

У табелі відображаємо, скільки годин фактично відпрацював конкретний працівник за кожний робочий день (зміну) за своїм графіком роботи.

Якщо робоча зміна «перехідна», тобто починається однієї доби, а закінчується іншої, відображайте в табелі окремо, скільки годин працівник відпрацював фактично за кожну добу.

Зауважте: при такому «розбитті» на дві доби номінальна кількість робочих днів збільшується. Проте бухгалтерії важлива саме кількість фактично відпрацьованих робочих змін та годин, а не днів. Тому можна додати стовпець «Відпрацьовано за місяць змін». Упишіть до нього загальну кількість змін, яку працівник відпрацював за своїм графіком змінності.

Коли заповнюєте табель за поточний місяць, пам’ятайте про робочі години, які «переходять» з попереднього місяця. Тобто скільки годин працівник відпрацював у зміну, що почалася в останній день попереднього місяця. Так само при перехідній зміні окремо за кожний місяць указуємо кількість нічних годин, що припали на час з 22:00 до 00:00 та з 00:00 до 6:00.

Стовпець табеля	Що зазначаємо
Відпрацьовано за місяць змін	Кількість фактично відпрацьованих змін
Відпрацьовано годин, всього	Кількість фактично відпрацьованих годин
Відпрацьовано годин, всього, з них вечірніх	Кількість фактично відпрацьованих годин з 18:00 до 22:00, якщо за роботу у вечірні години доплачують згідно з колдоговором
Відпрацьовано годин, всього, з них нічних	Кількість фактично відпрацьованих годин з 22:00 по 6:00
Відпрацьовано годин, всього, з них надурочно	Кількість надурочних годин (за підсумованого обліку робочого часу — лише в останньому місяці облікового періоду)
Відпрацьовано годин, всього, з них у вихідні та святкові дні	Кількість годин, відпрацьованих у вихідні, святкові та неробочі дні

Працівники працюють змінами і в нічний час. Коли складаєте табель, пам’ятайте, що двічі на рік переводимо час на годинниках:

• на годину вперед — о 3-й годині останньої неділі березня;
• на годину назад — о 4-й годині останньої неділі жовтня.

Підстава — пункт 1 постанови КМУ «Про порядок обчислення часу на території України» від 13.05.1996 № 509.

Унаслідок переведення часу фактична тривалість нічної зміни: навесні — на годину менша; восени — на годину більша.

У Додатку 3 — приклад заповнення табеля для працівників, що працюють змінами:

• денна зміна — з 8:00 до 20:00,
• нічна зміна — з 20:00 до 8:00,
• перерва для відпочинку і харчування — 1 год.

Графік змінності, встановлений для чотирьох бригад, має такий вигляд (Д — денна зміна, Н — нічна зміна):

Завдання. Ознайомтеся з прикладом табеля при роботі змінами в матеріалах до курсу. 

Додаток 3

Зразок табеля при роботі змінами

Роботу у вихідні, святкові та неробочі дні — кодами «РВ» або «06»

Нумо опановувати цю частину уроку. Години роботи у вихідні, святкові та неробочі дні позначайте в табелі літерним кодом «РВ» або цифровим кодом «06». Роботу в ці дні відображайте за відповідний календарний день та у складі загальної кількості відпрацьованих годин та днів за місяць.

Щоб унаочнити, перегляньте зразок у Додатку 3.

Кейс 2

Працівник Гайдукевич вийшов на роботу у свою зміну за графіком, у новорічну ніч. Як табелюватимете? Чи оплачуватимете роботу в подвійному розмірі?

Відповідь — у кінці уроку.

Відрядження — окремою графою

Навіщо окрема графа, зараз з’ясуємо. Робочі дні, коли працівник перебував у відрядженні, обліковуємо таким чином:

Рядок	Що зазначити
Перший	Кількість відпрацьованих годин згідно з графіком за основним місцем роботи, наприклад «8»
Другий	Літерний чи цифровий код — «ВД» чи «07»

Кількість робочих днів за період відрядження відображайте в складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів.

Кількість годин відрядження відображайте у графі «Відпрацьовано за місяць» у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць годин.

Порада. Доповніть розділ табеля «Відпрацьовано за місяць» окремою графою, щоб відображати робочий час у відрядженні. Це допоможе бухгалтерії розраховувати зарплату. Адже роботу працівникам, направленим у відрядження, оплачуємо в розмірі не нижче середнього заробітку.

Наведемо приклад табеля з окремою графою для працівника, який перебував у відрядженні (Додаток 4).

Завдання. Ознайомтеся з прикладом табеля при відрядженні. 

Додаток 4

Зразок табеля при відрядженні

Роботу в режимі неповного робочого часу — різними кодами

Нумо розбиратися за допомогою прикладу. Відбивайте різними кодами залежно від того, хто ініціював неповний робочий час:

Ситуація	Позначка в табелі
Працівника прийняли на роботу з неповним робочим днем (тижнем) згідно зі статтею 56 КЗпП	РС
Працівнику встановили неповний робочий час на його прохання у зв’язку з особистими обставинами згідно зі статтею 56 КЗпП	РС
Неповний робочий час запровадив роботодавець згідно зі статтею 32 КЗпП	НД

Неповний робочий час можете встановити за заявою працівника як при прийнятті на роботу, так і згодом (ст. 56 КЗпП). Для працівника це буде нормальним режимом роботи.

Роботодавець може запровадити неповний робочий час у порядку зміни істотних умов праці (ст. 32 КЗпП). У такому разі дні та години відсутності на роботі позначайте «НД» та враховуйте у складі неявок за місяць (див. Додаток 5).

Завдання. Ознайомтеся з прикладом табеля при роботі на умовах неповного робочого часу, встановленого на прохання працівника на два тижні.

Додаток 5

Зразок табеля при роботі на умовах неповного робочого часу, встановленого на прохання працівника на два тижні

Роботу зі скороченим робочим часом — кодом «Р»

Позначаємо в табелі години роботи літерним кодом «Р».

Скорочена тривалість робочого часу передбачена статтею 51 КЗпП. Скорочена тривалість означає, що час, упродовж якого працівник має виконувати трудові обов’язки, скорочується, але працю оплачуємо в розмірі повної тарифної ставки чи окладу.

Робота зі скороченою тривалістю робочого часу не є відхиленням. Для працівника, який має право на скорочену тривалість відповідно до законодавства, це нормальний режим роботи.

Роботу із ненормованим робочим днем — як нормальну тривалість робочого дня

Переходимо з Вами до останньої частини нашого уроку. Позначайте в табелі нормальну тривалість робочого дня, встановлену трудовим договором, наприклад, 8 годин. Робіть це навіть тоді, коли працівник, якому встановлений ненормований робочий день, затримувався на роботі після закінчення робочого дня.

Ненормований робочий день — це особливий режим робочого часу. Його встановлюємо для певної категорії працівників, для яких неможливо нормувати трудовий процес (Рекомендації щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджені наказом Мінсоцполітики від 10.10.1997 № 7). За потреби такі працівники працюють понад нормальну тривалість робочого часу. Цю роботу не вважаємо надурочною.

Режим ненормованого робочого дня означає, що для своєчасного виконання трудових обов’язків працівник періодично працює понад норму робочого часу. При цьому затримуватися після закінчення робочого дня працівник може за вказівкою роботодавця або без неї.

Роботодавець не веде облік часу, скільки працівник відпрацював понад норму.

Відповіді