Курс 12. Табельний облік
1. Як адаптувати форму П-5 під потреби підприємства
Вітаємо, шановний слухачу! Ми розпочинаємо з Вами новий курс «Табельний облік». У цьому курсі маємо три уроки із практичними кейсами, зразками документів, прикладами й засторогами. У Вас усе вийде, до справи!
Опановуємо вихідні тези
Давайте спочатку окреслимо основні пункти нашого уроку.
1. Обов’язок роботодавця — забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи (ч. 2 ст. 30 ЗУ «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР). Складова обов’язку — обліковувати, як працівники використовують робочий час. Інструмент — табель обліку використання робочого часу (далі — табель).
2. Табелі ведуть щомісяця на всіх працівників. Табель — підстава нарахувати зарплату працівнику, а ще джерело відомостей для державних статистичних спостережень із праці.
3. Форма табеля — внормована. Держстат затвердив типову форму № П-5 ще 2008 року (наказ від 05.12.2008 № 489). Утім, затверджена форма — не догма. Радше — простір для дій кадровика.
Мета уроку — навчитися, як адаптувати форму № П-5 під потреби підприємства. Розберемо, що можна змінювати, а що — у жодному разі. Підемо шляхом настанов і табу.
Почнемо з того, як можна і треба.
Керуємося настановами
Приготуйтеся попрацювати — ця частина уроку немала за обсягом. Запевняємо Вас, що користь і практичні навички отримаєте значні. Уперед!
1. Доповнюємо форму табеля графами, які спростять нарахування зарплати працівникам
Типова форма № П-5 — рекомендована для застосування. Це означає, що підприємство має право змінювати її, доповнювати графами, необхідними для обліку робочого часу. Умова — збереження передбачених формою № П-5 показників щодо явок та неявок. Так скеровує Примітка 2 до форми № П-5.
Менеджери центрального офісу ТОВ «Усе буде добре» часто їздять у відрядження. Умови оплати праці у відрядженні інші, ніж в офісі. А для водіїв запровадили роз’їзний характер роботи з доплатою за дні, коли працівники перебувають у дорозі.
Кадровик ТОВ «Усе добре» доповнила табель стовпчиками для кількості робочих днів/годин, коли працівник перебував:
• у відрядженні;
• у дорозі — при роз’їзному характері роботи.
Працівники цеху № 3 працюють частину робочого дня у важких та шкідливих умовах, а решту часу — в оптимальних. Робочі місця атестовані. Колдоговір передбачає доплату за важкі та шкідливі умови праці. Бухгалтерія нараховує доплату за фактичний час роботи в несприятливих умовах.
Кадровик доповнила табель стовпчиком для окремого обліку часу, відпрацьованого у важких та шкідливих умовах. Адже роботодавець має обліковувати, скільки часу упродовж зміни працівник зайнятий у шкідливих умовах (Порядок застосування Списку виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку, затверджений наказом Мінпраці від 30.01.1998 № 16).
2. Видаляємо графи та показники, що не використовуємо при заповненні табеля
Ви маєте право не тільки доповнювати типову форму графами та показниками, але й видаляти непотрібні.
Персонал центрального офісу ТОВ «Усе буде добре» працює з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 18:00.
Кадровик спростила табель — видалила із типової форми № П-5 стовпці про роботу в нічний та вечірній час.
3. Затверджуємо різні форми табелів для адміністративного персоналу та виробничих підрозділів на безперервному виробництві
Добре, коли в табелі оптимальний набір показників та граф. Якщо структурні підрозділи працюють за різними режимами, розробіть для підрозділів окремі форми табелів.
Адміністративний персонал працює з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 18:00.
А в цеху № 5 запровадили роботу змінами та підсумований облік робочого часу.
Кадровик спростила форму табеля для обліку роботи адміністративного персоналу, видалила з неї стовпці про роботу в нічний та вечірній час. А в табелі для обліку робочого часу в цеху ці стовпці залишила.
4. Використовуємо позначки, закладені в типовій формі. За потреби вводимо додаткові коди відсутності
У табелі відбиваємо відпрацьований час та неявки.
Типова форма № П-5 передбачає три групи умовних позначень:
- години роботи;
- неявки у зв’язку з відпустками;
- неявки з інших причин.
Використовуйте умовні позначення відпрацьованого часу та причин неявок, наведені на титульному аркуші форми № П-5 (Додаток 1).
За потреби доповніть форму № П-5 кодами, необхідними для обліку робочого часу та деталізації причин неявок. Умова — нові коди не збігаються з тими, що вже є у формі № П-5.
Дні перебування працівника в дорозі при роз’їзному характері роботи можете позначити кодом РД. Святкові та неробочі дні як-от Різдво, Великдень, Трійця — СВ.
Вихідні дні, передбачені графіками роботи працівника, — ВГ.
Час роботи в шкідливих або небезпечних умовах — Ш.
5. Не використовуємо для табельного номеру ідентифікаційний номер працівника
Хоча форма № П-5 містить стовпець для табельного номера, законодавство не регламентує, як присвоювати працівникам табельні номери.
Деякі роботодавці використовують як табельний реєстраційний номер облікової картки платника податків. Це не заборонено, але незручно.
Оберіть такий спосіб присвоювати табельні номери, за якого кількість цифр не перевищуватиме п’яти. Табельними номерами, що містять понад п’ять цифр, важко користуватися.
Перевірений спосіб від експертів Школи. За цього способу табельні номери збігаються з порядковими номерами у Журналі реєстрації прийнятих працівників. Нагадаємо, що за цим Журналом обліковують особові картки.
6. Унормовуємо облік робочого часу
Закріпіть власні норми і правила в локальному нормативному акті. Зазвичай його називають Положенням про табельний облік або Положенням про облік використання робочого часу (далі — Положення).
Визначте в Положенні:
- форму чи форми табеля, які використовуєте на підприємстві;
- осіб, відповідальних за облік використання робочого часу та оформлення табелів;
- посадових осіб, які мають засвідчувати підписами інформацію в табелях;
- строки подання табелів на підпис посадовим особам;
- строки подання табелів до бухгалтерії для нарахування зарплати;
- порядок внесення до табеля відомостей про нових працівників та вилучення відомостей про звільнених;
- порядок присвоєння табельних номерів;
- коригування відомостей про фактичну роботу та відсутність працівників на роботі;
- додаткові коди, які використовуєте для обліку робочого часу та деталізації причин неявок.
Врегулюйте в Положенні, як табелювати працівників, фактичне використання робочого часу яких неможливо проконтролювати і зафіксувати. Приміром, тих, хто працює на віддалених робочих місцях; торговельних представників з робочими місцями за межами населеного пункту, де розташоване підприємство.
Перевірте, аби норми Положення не суперечили законодавству та узгоджувалися з нормами інших локальних нормативних актів підприємства.
Згідно з Положенням обов’язки з табелювання покладені на працівників, які обіймають певні посади. Про це має бути зазначено і в посадових/робочих інструкціях.
За колдоговором зарплату за першу і другу половини місяця підприємство виплачує 20-го числа поточного місяця і 5-го числа наступного за ним місяця. Кадровик прописала в Положенні, як складати табелі, щоб після всіх узгоджень вони потрапляли до бухгалтерії у строки, що дають змогу вчасно нарахувати та виплатити зарплату.
Щоб скласти своє Положення, скористайтеся зразком від автора уроку.
Затвердьте Положення та форми табелів наказом керівника підприємства (Додаток 2). Визначте в наказі строки введення Положення в дію, порядок ознайомлення з ним осіб, відповідальних за облік використання робочого часу.
Зареєструйте затверджене Положення у Журналі реєстрації внутрішніх документів. Дата Положення — це дата його затвердження.
З настановами розібралися. Опануємо заборони.
Фіксуємо табу
Що не можна робити? Давайте з’ясуємо.
1. Не видаляємо стовпець для фіксації окладу
Штатний розпис встановлює розмір посадового окладу (місячної, тарифної ставки) за кожною посадою. Такий самий стовпчик містить і форма № П-5. Тому його необхідно заповнювати. Видаляти цей стовпець з Вашої форми Табеля неправомірно.
Чим загрожує. Інспектор праці кваліфікує це як «інші порушення законодавства про працю». Фінансові санкції на підприємство — мінімальна заробітна плата (ст. 265 КЗпП). Штраф на винну посадову особу — 510—1700 грн (ст. 41 КпАП).
2. Не видаляємо графи, що деталізують причини неявок на роботу
Типова форма № П-5 передбачає облік причин та кількості годин/днів відсутності.
Держстат увів до форми окремий розділ, в якому деталізують причини неявок. Якщо його видалити, бугалтер не матиме інформації про неявки, натомість матиме проблеми зі складанням статистичної звітності.
Чим загрожує. Інспектор праці вкаже на порушення — роботодавець не забезпечив достовірний облік робочого часу. Фінансові санкції на підприємство — мінімальна заробітна плата (ст. 265 КЗпП). Штраф на винну посадову особу — 510—1700 грн (ст. 41 КпАП).
3. Не видаляємо графи про надурочні та роботу в святкові й неробочі дні
Законодавство про працю забороняє залучати працівників до надурочних робіт та роботи у вихідні/святкові дні. Це можливо у виняткових випадках. Наприклад — за форс-мажорних обставин (ст. 62, 73 КЗпП).
Якщо працівники залишилися надурочно або працювали у святковий день, маєте оплатити роботу в подвійному розмірі (ст. 106, 107 КЗпП). Тому і обліковувати цей робочий час слід окремо.
Чим загрожує. Якщо в табелі не буде відповідних відомостей, бухгалтер не матиме інформації про кількість годин, відпрацьованих на свята чи надурочно. Відтак не зможе нарахувати подвійну оплату.
Інспектор праці кваліфікує порушення як недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці. Фінансова санкція на підприємство — 10 мінімальних зарплат за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення (ст. 265 КЗпП). Штраф на винну посадову особу — 510—1700 грн (ст. 41 КпАП).
Інспектор праці, що перевіряв вищий навчальний заклад, зафіксував у протоколі про адміністративне порушення:
- не ведеться облік надурочних годин;
- не забезпечений достовірний облік виконуваної працівниками роботи (табелювання).
Винною у порушенні посадовою особою визнали начальника відділу кадрів. Суд оштрафував її на 510 грн на підставі статті 41 КпАП (постанова Київського районного суду м. Харкова від 15.08.2018 у справі № 640/13631/18).
Практикуємо: оформляємо табель
Давайте унаочнимо теорію. Перед Вами — фрагмент табеля. Упродовж місяця:
- заступник директора перебував у відрядженні п’ять днів;
- менеджер зі збуту перебував у дорозі три дні;
- інспектор з кадрів відпрацював місяць у звичайному режимі;
- електрогазозварник частину робочого часу працював у шкідливих умовах.
Проаналізуйте, як відбита робота та відсутність працівників у табелі.
Завдання. Проаналізуйте форму табеля, що ведете на підприємстві. Поміркуйте, що варто вдосконалити. Адаптуйте форму табеля під потреби Вашого підприємства. Керуйтеся настановами, що засвоїли завдяки уроку.
Якщо на Вашому підприємстві немає Положення про табельний облік, розробіть його. Візьміть за основу зразок від автора уроку.
Чудовий результат! Ви продуктивно попрацювали та готові до нової теми, чи не так? На наступному уроці попрактикуємо з Вами відображати у табелі робочий час. Уперед!