Курс 12. Табельний облік

Вітаємо, шановний слухачу! Хвороба, прогул, неплановане здавання крові для родича... Причини відсутності різні, але порушення, що чатує на роботодавця, однакове для всіх — позначку в табелі ставимо зі слів працівника. Каже, що захворів, — одразу малюємо ЛН. Повідомляє, що здає кров, — табельник, не вагаючись, виводить ІН. А потім інспектор праці нагадує кадровику: позначка в табелі має бути підкріплена підтвердними документами — наказом, лікарняним, довідкою.

Довіряйте, але перевіряйте. Вам на допомогу — п’ять настанов. Нумо опрацьовувати! 

1. Працівник телефоном повідомив, що захворів. Поки не надасть лікарняний, ставимо НЗ

Проставляйте відмітки в табелі про причини неявок через непрацездатність тільки на підставі лікарняного чи довідки медзакладу. Допоки не отримали документ, позначайте дні, що за графіком роботи мали бути для працівника робочими, як НЗ — неявка з нез’ясованих причин.

Одержали підтвердний документ — оформте для працівника скоригований табель:

Документ від працівника	Позначка
Листок непрацездатності	ТН (тимчасова непрацездатність)
Довідка закладу охорони здоров’я	НН (неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством)

Проставляйте позначки ТН чи НН за всі календарні дні відсутності, у т. ч. вихідні, святкові й неробочі.

2. Працівник не прийшов на роботу і не виходить на зв’язок. Поки не з’явиться і не пояснить причину відсутності, табелюємо НЗ

Прогул — відсутність на роботі без поважних причин. Те, що роботодавець не може зв’язатися з працівником, аби дізнатись причину відсутності, ще не означає, що людина прогулює. Як і те, що працівник, який телефоном повідомив про хворобу, потім надасть листок непрацездатності.

Прогул — порушення трудової дисципліни. Щоб табелювати відсутність як прогул, маєте отримати документи: пояснення працівника, наказ про визнання причини відсутності на роботі неповажною.

Проставляйте НЗ, допоки працівник не з’явиться на роботі. Зажадайте письмових пояснень. Передайте їх на розгляд директору. Лише він вирішуватиме, поважна причина відсутності чи ні. Причина неповажна — за вказівкою шефа готуйте наказ про визнання відсутності прогулом.

Наказ — підстава скласти для працівника скоригований табель. У цьому табелі всі дні відсутності за графіком роботи позначайте кодом ПР.

3. Код відпустки ставимо за всі календарні дні відпустки, а години відсутності — лише в робочі дні

Тривалість відпусток розраховуємо у календарних днях (ч. 1 ст. 5 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96ВР). Тому всі календарні дні перебування працівника у відпустках позначайте кодами, які відповідають певному виду відпусток: В, Д, Ч, ТВ, Н, НБ, ДО, ВП, ДД, НА.

Кількість годин, не відпрацьованих через перебування у відпустці, проставляйте лише у дні, які є робочими за графіком роботи працівника. Кількість годин у такі дні має дорівнювати кількості годин, що були б робочими за графіком роботи.

Кількість таких невідпрацьованих днів і годин відображайте у другій половині табеля у графі «Не відпрацьовано, з причин за місяць» (коди 8–10; 11–15, 17, 22; 18). Далі включайте до суми днів і годин, що зазначаєте у графі «Всього неявок».

4. Не видаляємо з табеля декретниць

Після відпустки по вагітності та пологах працівниця оформила відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Попри те, що працівниці не буде на роботі майже три роки, не видаляйте її з табеля.

Типова форма П-5 передбачає спеціальні позначки:

Код	Що позначає
ВП	для відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами та для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку
ДД	для відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку

Є ще одна причина роками ставити зайву, на перший погляд, позначку. Вона потрібна Вашому колезі. Табель — це джерело відомостей для державних статистичних спостережень з праці. Бухгалтер, що складає форму № 1-ПВ (квартальна) «Звіт з праці», наприкінці року має зазначити облікову кількість штатних працівників, які перебувають у відпустці:

• у зв’язку з вагітністю та пологами;
• по догляду за дитиною до досягнення нею віку, встановленого законодавством.

Належне табелювання декретниць допоможе бухгалтеру скласти звіт, а Вам — відстежити дату, коли відпустка добігає кінця, і працівниця має стати до роботи. Ще й строковика встигнете завчасно звільнити.

Практикум

Скачайте зразок табеля: які в ньому порушення? Чи всі стовпці наявні?

Відповідь — у кінці уроку.

5. Увільняємо від роботи з підстав, передбачених законодавством, — ставимо ІН. В інших випадках — код І

Типова форма табеля № П-5 передбачає дві особливі позначки для неявок, але не тлумачить, коли яку застосовувати. Розкодуємо загадку. Коли обираєте між І та ІН, керуйтеся Таблицею.

Коди І та ІН в табелі

Код	Що позначає	Що саме табелюємо	Приклади
ІН	Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством	Неявки у випадках, коли роботодавець повинен увільнити працівника від службових обов’язків	1. Працівник перебуває на військових зборах 2. Працівниця отримала інший день відпочинку як донор
І	Інші причини неявок	Відсутність з причини, «поважність» якої не гарантована законодавством, але визнана директором	Через негоду не працював громадський транспорт, працівник не зміг дістатися роботи. Директор визнав причину відсутності поважною

Найчастіші причини відсутності, що позначають як ІН, — у Пам’ятці. Скачайте та використовуйте в роботі.

Ви можете вводити будь-які літерні сполучення. Головне — вони мають відрізнятися від тих, що вже закладені у формі П-5. Можемо рекомендувати такі коди:

Додатковий код	Що позначити
ДН	Неявки у зв’язку з обстеженням працівників-донорів у закладах охорони здоров’я і здаванням крові для переливання
ВК	Дні відпочинку (відгули) за здавання крові
ПК	Підвищення кваліфікації
ВР	Дні відпочинку (відгули) за роботу у вихідні, святкові чи неробочі дні
ВС	Військова служба в особливий період

Додаткові коди стануть Вам у пригоді, коли керівник терміново затребує інформацію про причину відсутності працівника. Достатньо буде подивитися на код у табелі за потрібний місяць і не доведеться піднімати наказ про увільнення від роботи.

Давайте унаочнімо теорію. У Додатку — приклад табеля, у якому зазначені неявки. На допомогу — підказки. Скачайте зразок у матеріалах до курсу.

Відповідь на запитання практикуму

Є стопці, які видаляти з табеля не можна. Це стовпець для фіксації окладу, графи, що деталізують причини неявок на роботу, графи про роботу в святкові й неробочі дні.

Щоб закріпити матеріал, перегляньте ще раз відео до першого уроку.