Курс 9. Штатний розпис

Штатний розпис — обов’язковий локальний акт, але як його скласти — закон мовчить. Застосуйте поради щодо складення, щоб заощадити час і убезпечитись від штрафонебезпечних помилок.

1. Оберіть свою форму

У вас бюджетна установа. Використовуйте типову форму, затверджену наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57.

У вас комерційне підприємство. Типової форми штатного розпису для комерційного підприємства немає. Скористайтеся формою, що розробили для вас експерти Школи.

Ви бачите, що у пропонованій формі є графи Професійна назва роботи; Код Класифікатора професій. Ці відомості бухгалтер вкаже, коли звітуватиме про сплату ЄСВ. Вони потрібні для достовірного обліку страхового стажу, обчислення страхових виплат за різними видами соціального страхування. Інформація з бухгалтерських звітів потрапляє до персональної облікової картки застрахованої особи у Реєстрі застрахованих осіб, що веде Пенсійний фонд.

Щоб бухгалтер не мав проблем зі звітами, додайте графи «Професійна назва роботи», «Код за КП» до штатного розпису. Нормативні акти не зобов’язують це робити, але так ви вбережете підприємство від штрафних санкцій за помилки у звітності.

2. Заповніть форму

1. Поділяйте штатку на розділи за назвами підрозділів. Послідовність — апарат управління (дирекція, відділ кадрів, бухгалтерія тощо); виробничі підрозділи; допоміжні або обслуговуючі підрозділи (відділ постачання, ремонтні служби). Якщо нема структурного поділу, впорядковуйте за напрямами діяльності (адміністративний персонал, виробництво тощо).

2. Вкажіть коди підрозділів. Код підрозділу позначає його місце в ієрархічній структурі підприємства. Наприклад, департаменти поділяють на управління, управління — на відділи, відділи — на сектори, групи. Коди підрозділів використовуємо в номенклатурі справ, при реєстрації документів.

3. Утворюйте назви посад від базових професійних назв робіт із Класифікатора професій. «Професійна назва роботи» — рекомендована графа штатного розпису, що допоможе бухгалтеру звітувати з ЄСВ. Професійні назви робіт вказуйте згідно з Класифікатором професій.

4. Вкажіть коди КП. «Код за Класифікатором професій» — рекомендована графа штатного розпису, що допоможе вам заповнювати особову картку, а бухгалтеру — звітувати.

5. Вкажіть оклади. Посадовий оклад (місячна тарифна ставка) не може бути менший за прожитковий мінімум для працездатних осіб на 1 січня календарного року. У 2024 році це 3028 грн.

Оклад у штатному розписі може бути й меншим за МЗП. Але є нижня межа — мінімальний посадовий оклад. Він має бути не менше прожиткового мінімуму для працездатних осіб на 01 січня календарного року (ст. 6 Закону «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР). Чимало підприємств спираються на мінімальний оклад, щоб заощадити на фонді оплати праці, адже більшість надбавок/доплат установлюють у відсотках від окладу, а не від мінімальної зарплати.

Упродовж року прожитковий мінімум зростатиме, але збільшувати через це мінімальний оклад не потрібно. Він прив’язаний до прожиткового мінімуму станом на 1 січня.

Мінімальна зарплата — це сума, яку працівник має отримати за повністю виконану місячну (годинну) норму праці. Якщо оклад менший за МЗП, роботодавець «дотягує» оплату до мінімального розміру надбавками та доплатами (ст. 3, 3-1 Закону про оплату праці).

Якщо за посадою передбачено 0,5 штатних одиниць, у графі 7 зазначте посадовий оклад у повному розмірі, а у графі 10 — добуток кількості штатних одиниць і посадового окладу.

Оклад при неповному часі може бути меншим за мінімалку.

6. Вкажіть постійні надбавки та доплати. Наприклад: доплата за ненормований робочий день, за роз’їзний характер праці, за роботу зі шкідливим і важкими умовами праці, за керівництво бригадою тощо. Доплату до мінімальної зарплати у штатному розписі не вказуємо.

7. Порахуйте фонд оплати праці. Щоб визначити фонд зарплати на місяць, підсумуйте посадовий оклад, надбавки, доплати за посадою, помножте результат на кількість штатних одиниць.

8. Підпишіть документ. Штатний розпис — інструмент планування витрат на фонд заробітної плати. Документ підписує керівник бухгалтерської чи фінансової служби.

3. Складіть наказ про затвердження штатного розпису

Штатний розпис, як правило, затверджують на поточний або наступний рік. Нормативні акти не визначають способу, як затвердити. Якщо є додаткові вказівки, як вводити в дію, затверджуйте наказом.

Зверніть увагу: на підприємствах приватної власності накази про штатний розпис зберігають 75 років, тому їх відносять до кадрових наказів тривалого зберігання. У нашому прикладі наказ має індекс к/тр — ми реєстрували його в Журналі реєстрації кадрових наказів тривалого зберігання. Але ви можете ввести для наказів про штатний розпис окремий журнал, свою нумерацію та індексацію. 

Якщо ваше підприємство є суб’єктом формування Національного архівного фонду — орган влади, ОМС, національна наукова установа тощо, зберігати штатні розписи маєте постійно. Тож реєструйте їх разом із наказами з основної діяльності, або виокремте спеціальний журнал/справу, введіть свій індекс, приміром — ШР.

Як часто можна змінювати штатний розпис приватному підприємству? Хоч щодня. Господарський кодекс не обмежує ані кількості, ані періодичності змін (ст. 64).

Практикум

Ви вже впоралися з теоретичними питаннями лекції про штатний розпис. Тепер їх закріпимо в практичних завданнях.

1. Проведіть аудит власного штатного розпису. Застосуйте на практиці знання, що отримали з лекції.

2. Перевірте, як засвоїли тему. Пройдіть інтерактивний тест.