Курс 11. Накази

Вітаємо, шановний слухачу! Завдяки уроку ми з вами навчимося складати кадрові накази. Але почнемо не з того, як розмістити слово «НАКАЗУЮ». Спочатку…

Засвоїмо, які бувають накази

Як складати накази, як їх реєструвати, формувати у справи, — залежить від виду наказу.

В основі класифікації, розподілу за видами — строк зберігання документа.

Строки зберігання встановлюють за переліками типових документів. Коли строк спливає, можна вилучити документ і знищити його.

Для роботи з наказами нам знадобиться загальнодержавний Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5). 

Накази розподіляємо на три основні групи залежно від строку зберігання, а група наказів з кадрових питань має додатковий розподіл (ст. 16 Переліку № 578/5):

Група наказів	Строк зберігання, років
в організаціях, що створюють документи Національного архівного фонду	в організаціях, що не створюють документи Національного архівного фонду
Накази з основної діяльності	постійно	до ліквідації організації
Накази з адміністративно-господарських питань	5	5
Накази з кадрових питань
тривалого (75 років) строку зберігання	75	75
тимчасового (5 років) строку зберігання	5	5

Перш ніж опановувати суто наше – кадрові накази, давайте трішки приділимо увагу іншим наказам.

Накази з основної діяльності. У таких наказах фіксуємо рішення керівника з найважливіших і глобальних питань роботи підприємства. З-поміж них:

• планування і звітність;
• фінансування;
• удосконалення структури й організації роботи підприємства;
• розподіл функцій і повноважень між працівниками;
• експлуатація основних засобів;
• створення комісій чи інших колегіальних органів та визначення порядку їх роботи;
• уведення в дію локальних актів — положень, інструкцій, правил, регламентів тощо.

Рішення й доручення в наказах з основної діяльності стосуються конкретних виконавців або колективу загалом.

Накази з адміністративно-господарських питань (АГП) — переважно ситуативні, пов’язані з господарською діяльністю, облаштуванням і забезпеченням підприємства. Це накази про:

• придбання канцелярського приладдя, інвентарю, меблів тощо;
• виділення робочих кімнат для працівників;
• розміщення цехів;
• інвентаризацію;
• поточний ремонт;
• заходи з благоустрою, перевірки та поліпшення санітарного стану;
• організацію охорони підприємства тощо.

Хто готує. Традиційно накази з основної діяльності та з АГП готують служба діловодства або бухгалтерія. Такі накази формуємо у справи, зберігаємо у цих підрозділах.

Проєкти деяких наказів оргхарактеру може готувати кадрова служба. Наприклад —  про організацію підвищення кваліфікації працівників, затвердження положення про оплату праці, про організацію роботи з підготовки проекту колективного договору.

Оригінали таких наказів зберігатимуть у справі з наказами з основної діяльності у службі діловодства або в бухгалтерії, а служба кадрів отримуватиме та зберігатиме копії наказів у справі, передбаченій номенклатурою справ кадрової служби.

Накази з кадрових питань. Складає, оформлює, реєструє, формує до справ, зберігає відділ кадрів.

Аби спростити вашу роботу, ми підготували таблицю з розподілом наказів за групами залежно від строків зберігання та рекомендовані літерні індекси .

Завдання. Поміркуйте, до якої групи наказів належить наказ про те, що працівниця Соколенко змінила прізвище після одруження?

Розподіл ґрунтується на статті 16 Переліку № 578/5.

Оформляємо кадрові накази за Правилами діловодства

Давайте спочатку переглянемо відеолекцію.

Накази складаємо відповідно до глави 9 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Підготовку наказу ініціює керівник підприємства або структурний підрозділ.

Якщо ініціатором підготовки наказу є структурний підрозділ, він обґрунтовує потребу в наказі в доповідній записці. Керівник фіксує рішення в резолюції.

Наказ оформляємо на бланку або стандартному аркуші паперу А4 з берегами:

Берег	Розмір, мм
Лівий	30
Правий	10
Верхній та нижній	20

Типові форми наказів. Накази про прийняття, відпустку, звільнення можемо скласти за типовими формами П-1, П-3, П-4, затвердженими наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, або за формою, відмінною від типової. Обидва способи прийнятні.

Накази за формою, відмінною від типової. Зміст наказу коротко викладають у заголовку. Структура заголовка: прийменник «Про» + віддієслівний іменник + прізвище працівника, якого стосується розпорядча дія.

Текст наказу, як правило, містить дві частини — констатуючу (преамбулу) і розпорядчу.

У констатуючій частині вказують підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Преамбулу можемо почати словами «На виконання», «З метою» тощо.

Якщо документ видаєте на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначте назву виду документа, його автора, дату, номер та заголовок. Крапку в кінці констатуючої частини не ставте. За потреби ставимо кому, якщо це обумовлено правилами граматики.

Правила № 1000/5 дозволяють оформлювати накази з кадрових питань без преамбули, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування. Наприклад, без преамбули зазвичай оформлюємо накази про прийняття, переведення, звільнення.

Розпорядчу частину наказу з кадрових питань починають, як правило, з дієслова у формі інфінітива великими літерами: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо.

Розпорядче дієслово друкуйте з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставлять двокрапку.

Далі зазначте великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими — його ім’я та по батькові.

Розпорядчу частину за потреби поділяйте на пункти і підпункти. Нумеруйте їх арабськими цифрами.

У наказі про прийняття зазначайте:

• повну дату фактичного виходу працівника на роботу — число, місяць, рік;
• розмір посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

Підстава — п. 7 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5.

Скачайте собі зразок індивідуального наказу з кадрових питань, складеного за формою, відмінною від типової.

Складаємо зведені накази з персоналу з огляду на строки зберігання інформації

Крокуємо уроком далі!

Накази з кадрових питань бувають:

• індивідуальні — стосуються одного працівника,
• зведені — стосуються кількох працівників.

1. У кожному пункті зведеного наказу з кадрових питань вказуємо підставу для його видання — заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо.

2. У зведених наказах до розпорядчої частини включаємо пункти, що містять інформацію, у такій послідовності:

• прийняття на роботу (службу),
• переведення,
• звільнення.

3. У межах цих пунктів підпунктами зазначаємо прізвища працівників за алфавітом.

Кількість працівників і управлінських дій, які можуть зводитися в один зведений наказ, Правила № 1000/5 не обмежують.

Єдина настанова: у зведеному наказі можна зводити питання, щодо яких встановлено однаковий строк зберігання — 75 років чи 5 років. До одного зведеного наказу заборонено включати пункти з інформацією, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

Заголовки зведених наказів формулюйте узагальнено:

З кадрових питань тривалого строку зберігання 

або

З кадрових питань тимчасового строку зберігання.

У простих наказах заголовок до тексту чітко відбиває зміст документа, наприклад: «Про прийняття Віктора Іваненка », «Про звільнення Олега Жука», «Про надання щорічної основної відпустки Галині Добренькій». Перелічити у заголовку зведеного наказу усіх осіб, яких він стосується, зазвичай неможливо — обсяг заголовка перевищуватиме усі розумні межі.

Ознайомлення з наказом. З розпорядчим документом із кадрових питань обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5).

На індивідуальному наказі оформлюємо окрему відмітку для ознайомлення.

До зведеного наказу зазвичай додаємо окремий аркуш ознайомлення з наказом.

Завдання. Складіть наказ про прийняття.

Вихідні дані. Кандидат — Проліскова Василина Іванівна. Працюватиме у вашій організації інспектором з кадрів із окладом 8500 грн. Василина Іванівна має основне місце роботи в ТОВ «Веселка». Стане до роботи у вас 04.10.2024. Заяву про прийняття вона датувала 29.09.2024.

Перевірте себе за зразком від автора уроку. 

Блискуче! Ви пройшли перший урок курсу. Гарно попрацювали — час перепочити! На наступному уроці відпрацюємо з вами процедуру реєстрації наказів. Ви навчитеся реєструвати накази за правилами діловодства. До справи!