Курс 11. Накази

Вітаємо, шановний слухачу!

Як реєструвати та індексувати накази, визначає глава 3 розділу ІІІ Правил № 1000/5.

Реєстрація — обов’язкова процедура. Службовий документ, створений підприємством, вважається внесеним до документаційного фонду підприємства з моменту його реєстрації (п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5).

Мета реєстрації документів — забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації

Під час реєстрації облікові дані про документ вносять у встановлену підприємством  реєстраційну форму. Так фіксують факт створення документа. Відтак на документі проставляють реєстраційний індекс.

Накази реєструємо лише один раз — у день підписання.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляємо.

Визначаємо, скільки журналі реєстрації наказів вам потрібно

Щонайменше — чотири.

На кожен рік заводьте на підприємстві 4 журнали.

Накази реєструємо в окремих журналах:

Вид наказу	Журнал	Хто реєструє
З основної діяльності	Журнал реєстрації наказів з основної діяльності	Служба діловодства
З АГП	Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань	Служба діловодства або бухгалтерія
З кадрових питань тривалого зберігання	Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання	Кадрова служба
З кадрових питань тимчасового зберігання	Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання

Створюємо індекси наказів

Під час реєстрації документу надають умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення — реєстраційний індекс.

Елементи реєстраційного індексу: порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються + індекс.

До наказів з кадрових питань та АГП застосовують літерні індекси. Літерний індекс додаємо до порядкового номера, щоб розрізняти групи наказів.

Підприємство самостійно визначає, які індекси додавати.

Рекомендовані літерні індекси

Вид наказу	Рекомендований індекс
З адміністративно-господарських питань	аг або АГ
З кадрових питань тривалого строку зберігання	к/тр
З кадрових питань тимчасового строку зберігання	к/тм

Накази з основної діяльності не індексують, тобто до порядкового номера такого наказу літерний індекс взагалі не додають. Це усталена практика діловодства.

Накази реєструйте у відповідному журналі у межах року. На початку нового року оформте новий журнал (або за можливості і доцільності ухвалюють рішення про продовження попереднього журналу). При цьому реєстрацію поновіть (починайте з № 1).

Оформлюємо журнали

Журнали реєстрації кадрових наказів не мають типових форм. Рекомендовані форми:

Графу «Кому оголошено» використовуйте для зведених кадрових наказів. Кого стосується індивідуальний наказ, видно із його заголовку, що фіксують у графі «Короткий зміст». Заголовок зведеного наказу — узагальнений — приміром, «З кадрових питань». Щоб полегшити пошукову роботу, прізвища, ініціали працівників, яких стосується зведений наказ, фіксуємо в журналі реєстрації в графі «Кому оголошено».

Закриваємо журнали реєстрації за рік і визначаємо, навіщо це взагалі робити

Ми з вами опанували теорію. Давайте попрактикуємо:

Як завершити діловодний рік

Як «Легалізувати» накази з номерами на кшталт 123/1

Як пояснити перевіряльнику, чому в журналі є зарезервовані номери, а відповідні накази не видано

Як продовжити реєстраційний журнал, у якому залишається місце для записів

— А як ви реєструєте накази?

Це запитання експерти Школи ставлять на семінарах.

Якщо перевести відповіді у відсотки, вийде така картина:

Спосіб реєстрації	Кількість кадровиків, що використовують спосіб
Реєструю в паперовому журналі, роблю запис від руки	35%
Реєструю в автоматизованій системі (1С, Парус, Медичні кадри України тощо). Система сама формує електронний реєстр наказів	55%
Реєструю в файлі Excel (Word), раз на місяць/квартал/рік роздруковую реєстр	10%

Зазвичай запитання про реєстрацію пожвавлює атмосферу в аудиторії, бо зачіпає за живе. Одразу чую зустрічні запитання: «А можуть бути реєстраційні номери через дріб: 111/1, 111/2...?», «А що робити, коли зарезервували номер, а наказ не видано?», «Як часто треба роздруковувати реєстри наказів, що веду у файлі Excel/Word?».

І нарешті одвічне — «Чи можна продовжити журнал реєстрації на наступний рік, якщо в ньому половина вільних сторінок, чи треба обов’язково завести новий журнал?».

Спочатку відповімо коротко.

1. Реєстраційні номери через дріб — неправомірні, але є спосіб пояснити, як такий номер взагалі трапився (радше за все, доведеться пояснювати інспектору праці чи судді, що розглядає трудовий спір).

2. Невикористаний номер у журналі — хиба, але не злочин. За це вас точно не оштрафують, але соломку підстелити треба.

3. Реєструвати кадрові накази у файлі Excel/Word не можна.

4. Журнал з вільними сторінками можете продовжити, але нумерацію розпочніть із №...

А тепер — докладно і з лайфхаками.

Пояснити пропущені («зарезервовані»), дублетні, дрібні номери в паперовому журналі вам допоможе підсумковий запис. В електронних журналах пропущених чи дублетних номерів не буде, система сама присвоює номер, і внести щось через дріб не вдасться.

Підсумковий запис роблять, щоб «закрити діловодний рік». Це правило поширюється на всі журнали — паперові, електронні, і навіть на «нелегітимні» реєстри з Excel/Word.

Діловодний рік добігає кінця 31 грудня. Підсумкові записи робіть останнього робочого дня грудня. Не встигли в грудні — не біда. Зробіть це у перші робочі дні нового року.

Підсумковий запис стане в пригоді, і коли готуватимете справи до архівного зберігання. Нагадаю, що два роки маємо зберігати завершені в діловодстві справи у себе, у відділі кадрів, і лише потім починаємо «архівацію» — справи тривалого зберігання оправляємо у тверду палітурку, нумеруємо аркуші й далі, як годиться.
Підсумковий запис пояснить різницю між фактичною кількістю документів у справі та кількістю використаних реєстраційних номерів. Звісно, якщо різниця буде.

Навчимося робити підсумкові записи на прикладі паперових журналів. Для електронних форм використовуйте таку ж структуру запису, як і для паперових.

Як закрити паперові журнали і які саме журнали закривати. Закривайте паперові журнали обліку тих документів, які реєструють у межах року, — незалежно від того, скільки сторінок залишилося в журналі. Виняток: перехідні журнали/книги. Їх закривають, коли в журналі/книзі немає місця для реєстраційних відомостей.

У межах року реєструють, наприклад, накази з кадрових питань, заяви працівників, акти, протоколи, листи, доповідні та пояснювальні записки. Наприкінці року роблять підсумковий запис за рік, а на початку нового року реєстрацію починають з № 1.

Щоб закрити журнал, керуйтеся Алгоритмом 1.

Алгоритм 1 «Як закрити паперовий журнал реєстрації»

Складники підсумкового запису:

• відомості про кількість і крайні номери документів, зареєстрованих протягом року;
• відомості про дублетні та пропущені номери — якщо є;
• назва посади та підпис працівника, який відповідає за діловодство в підрозділі або оформив підсумковий запис;
• розшифрування підпису — ініціали, прізвище;
• дата запису.

Розташовуйте підсумковий запис після останнього запису про реєстрацію документа. Засвідчувати запис печаткою не потрібно.

Підсумковий запис за відсутності помилок у реєстрації:

За 2023 рік зареєстровано 222 (двісті двадцять два) накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (№ 1 від 03.01.2023, № 222 від 30.12.2023) Старший інспектор з кадрів                                   Добривечір                              Валентина ДОБРИВЕЧІР 03.01.2024

Якщо запис у журналі виглядає саме так, ви — молодець! Але всі ми — люди, і від помилок не застрахований ніхто.

Ситуація

Підсумковий запис, якщо є пропущені номери:

За 2023 рік зареєстровано 221 (двісті двадцять один) наказ з кадрових питань тривалого строку зберігання (№ 1 від 03.01.2023, № 222 від 30.12.2023) Старший інспектор з кадрів                                Добривечір                            Валентина ДОБРИВЕЧІР 03.01.2024

Так само механічною помилкою можна пояснити номери зі скісними рисками і додатковими цифрами: 123/1, 255/2.

Порада. Замість цифри використовуйте літеру: № 205/к/тр-а. Це більше узгоджується з правилами діловодства, ніж номери через дріб.

Підсумковий запис, якщо є дублетні номери:

За 2023 рік зареєстровано 223 (двісті двадцять три) накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (№ 1 від 03.01.2023, № 222 від 30.12.2023) Через механічну помилку два накази зареєстровано за одним номером (№205 від 07.10.2023 і № 205 від 08.10.2023). До номера наказу від 08.10.2023 додано літерний індекс а. Старший інспектор з кадрів                                Добривечір                            Валентина ДОБРИВЕЧІР 03.01.2024

Ситуація

Рішення

На допомогу знову прийде підсумковий запис.

Підсумковий запис, якщо номер в журналі є, але наказ не видано:

За 2023 рік зареєстровано 221 (двісті двадцять один) наказ з кадрових питань тривалого строку зберігання (№ 1 від 03.01.2023, № 222 від 30.12.2023) Запис за № 111 пропущено через технічну помилку. Старший інспектор з кадрів                                  Добривечір                            Валентина ДОБРИВЕЧІР 03.01.2024

Як закрити журнали реєстрації в системах електронного документообігу. Підприємства, що впровадили електронні системи документообігу, як-от: 1С, Парус, реєструють документи в електронній системі. Така реєстрація унеможливлює пропуски чи дублювання номерів, а також записи «заднім числом».

Діловодство в системах електронного документообігу регламентує спеціальний нормативний акт. Це — Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886/5).

Ключова теза: підприємства, що запровадили електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній (п. 4 розд. 1 Порядку № 1886/5). Ця норма прямо стосується відділу кадрів. Нині не існує технологій, які забезпечували б збереженість соціально значущих електронних документів протягом десятиліть. А більшість кадрових документів — зокрема накази про прийняття та звільнення, особові картки — належать до соціально значущих.

Паперові аналоги обов’язкові не лише для наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (про прийняття, звільнення, переведення, оплату праці тощо), створених в електронній формі, а й для електронного Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання — їх строк зберігання становить 75 років (ст. 16-б, ст. 121-б Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Що зробити. Роздрукуйте і закрийте підсумковим записом Журнал реєстрації з кадрових питань тривалого зберігання. Керуйтеся Алгоритмом 2.

Алгоритм 2. Як закрити електронний Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання

Порада. Аби запобігти втраті інформації, наприклад, через пожежу на сервері, вірусну атаку, роздруковуйте реєстр наказів частіше, ніж раз на рік: щомісяця або щокварталу. Частоту визначте залежно від кількості наказів: що більше наказів видаєте, то частіше роздруковуйте. Долучайте роздруківки до окремої теки.

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового (5 років) строку зберігання можете вести тільки в системі електронного документообігу і не роздруковувати. Утім, раджу «перестрахуватися» на випадок вірусної атаки і знищення документів у системі. Роздрукуйте і цей журнал, щоб не втратити інформацію.

Закриваємо реєстраційні форми, що вели в Excel

Реєструвати документи відділу кадрів винятково в програмі MS Excel або MS Word не можна. Така форма реєстрації не забезпечує ані вірогідності записів, ані вимоги щодо збереження інформації. MS Excel або MS Word не належать до систем електронного документообігу, а створені в них документи не є електронними документами в розумінні українського законодавства, на них не поширюються вимоги Порядку № 1886/5.

Журнал в MS Excel можете вести паралельно з паперовим для полегшення інформаційно-пошукової роботи. Але реєстрації тільки за допомогою Excel-файлу недостатньо.

Якщо впродовж року ви реєстрували документи тільки в MS Excel, закрийте журнали за Алгоритмом 3. А на наступний рік оформте принаймні для кадрових наказів паперові журнали реєстрації. А ще ліпше — ініціюйте запровадження автоматизованої системи документообігу.

Алгоритм 3. Як закрити журнали реєстрації, що вели в Excel

Перевіряємо, чи можна продовжити журнал реєстрації на наступний рік

У паперовому Журналі реєстрації наказів з кадрових питань за 2023 рік залишається більше половини незаповнених сторінок. Чи можна продовжити журнал у 2024 році? Чи треба оформити новий журнал?

За загальним правилом, у новому діловодному році документи реєструють у нових реєстраційних формах. Однак за достатньої кількості вільних сторінок можете використати й попередній журнал.

Визначте, чи вистачить вільних сторінок для реєстрації документів упродовж року. Підрахуйте кількість сторінок із записами про реєстрацію у журналі за поточний рік, додайте кілька сторінок на збільшення документообігу.

Якщо результат підрахунку перевищить кількість вільних сторінок, оформте новий журнал.

Якщо місця для реєстрації вистачає, закрийте діловодний рік підсумковим записом, на наступній сторінці вкажіть рік, що розпочинається, — 2024. Нумерацію документів у новому році розпочніть із № 1.