Курс 11. Накази
3. Як формувати накази у справи
Вітаємо, шановний слухачу! Давайте з вами опануємо останній урок цього курсу.
Для початку ознайомимося з керівними нормами.
Накази (розпорядження) з питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуємо в різні справи.
Накази з кадрових питань (особового складу) групуємо відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання.
Доцільно за великих обсягів документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу — накази тривалого строку зберігання, в іншу — тимчасового строку зберігання.
Підстава — пункт 6 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Розберемо, як реалізувати на практиці.
1. Передбачте дві теки для кадрових наказів
Накази формуйте у справи в межах діловодного року. Діловодний рік збігається з календарним. Виняток — навчальні заклади, де діловодний рік триває з 1 вересня по 31 серпня.
Накази формуйте у справи залежно від видів та строків зберігання. Види та строки визначає стаття 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік):
|
Вид |
Строк зберігання, років |
|
Накази з основної діяльності (ОД) |
постійно — на підприємствах, в організаціях, які створюють документи Національного архівного фонду (НАФ);
до ліквідації організації — на підприємствах, в організаціях, які не створюють документи НАФ |
|
Накази з адміністративно-господарських питань (АГП) |
5 |
|
Накази з кадрових питань тривалого зберігання |
75 |
|
Накази з кадрових питань тимчасового зберігання |
5 |
Щороку підприємство передбачає чотири теки для справ з наказами. Накази з ОД та АГП формуватиме у справи бухгалтерія чи секретар. Накази з кадрових питань тривалого та тимчасового зберігання — кадровик.
2. Долучайте до тек накази з відповідних питань
Керуємося таблицею. Не забудьте скачати — знадобиться вам у роботі.
3. Оцініть, чи вводити додаткові справи
Те, що ми з вами вже розглянули, — це базова схема. Якщо за рік складаєте понад 200 наказів з одного питання, архівісти рекомендують виділяти такі накази в окремі справи. Окремі справи стануть у пригоді й тоді, коли накази з певних питань, віднесені Переліком до кадрових, ведуть не кадри, а бухгалтерія чи інший підрозділ.
Строк зберігання виділеної справи — такий самий, як у базової справи.
Унаочнімо прикладами.
На підприємстві 200 працівників. Відряджень за кордон немає, важких чи шкідливих умов праці теж.
Щороку відділ кадрів оформляє понад 200 наказів про відрядження по Україні та 300-350 наказів про щорічні відпустки.
За загальним правилом накази про відрядження та щорічні відпустки формуємо в одну справу «Накази з кадрових питань тимчасового зберігання». Але з огляду на кількість наказів з різних питань відділ кадрів вирішив замість справи «Накази з кадрових питань тимчасового зберігання» формувати дві справи:
- Накази про короткострокові відрядження, стягнення
- Накази про щорічні та інші оплачувані відпустки
Накази про штатний розпис та оплату праці веде бухгалтерія. Тому створили окрему справу «Накази з питань штатного розпису та оплати праці» і закріпили її в номенклатурі справ бухгалтерії зі строком зберігання 75 років та посиланням на статтю 16 Переліку. По суті, цей блок наказів виділили з наказів з кадрових питань тривалого зберігання. У кадрах залишилася справа «Накази з кадрових питань тривалого зберігання». Кадровик формує до неї всі накази тривалого зберігання, окрім наказів про штатку та оплату праці
Чи виділяти окремі «тематичні» справи — вирішуйте самі, зважайте на те, хто веде штатку та відрядження, скільки наказів про прийняття, звільнення, відпустки видаєте за рік. Якщо зупинитеся на варіанті «дві справи з кадровими наказами — тривалого та тимчасового зберігання», це цілком легітимний варіант.