Курс 13. Особові картки

Вітаємо Вас, шановний слухачу!

Ми з Вами досягли екватора навчання. Вже так багато пройшли, але попереду ще чимало цікавого й корисного!

Ми з Вами розпочинаємо роботу з особовими картками. Особова картка — основний обліковий документ кожного працівника. Кадровик обліковує персонал підприємства за допомогою картотеки особових карток.

Приділіть цій темі найбільшу увагу, адже картки П-2 першими запитає у Вас інспектор праці, що прийде з перевіркою.

1. Оберіть свою форму П-2

На підприємстві. Оформлюйте особову картку за унормованою формою — типовою формою П-2, затвердженою наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656 (далі — Наказ № 495/656).

На державній службі. Особові картки державних службовців оформлюйте за формою, затвердженою наказом Нацдержслужби від 05.08.2016 № 156.

У місцевому самоврядуванні. Оформлюйте:

– особові картки посадових осіб місцевого самоврядування — за формою первинного обліку № П-2 ДС, затвердженою наказом Мінстату від 26.12.1995 № 343;

– особові картки інших працівників — за типовою формою П-2.

2. З’ясуйте, чому не можна вести П-2 лише на комп’ютері

Запам’ятаймо перше правило: нині картки П-2 ведемо у вигляді паперової картотеки. Вести особові картки П-2 лише в електронному вигляді (MS Word, MS Excel) і не роздруковувати не можна. Цим порушите вимоги законодавства про працю.

Законодавство прямо не забороняє вести особові картки П-2 в електронному вигляді. Однак реквізити типової форми П-2, затвердженої наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656, та пункти 2.5, 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, передбачають, що працівник має проставити в картці П-2 особистий підпис — так він засвідчує ознайомлення із записами в трудовій книжці про прийняття, переведення, звільнення, отримання трудової книжки при звільненні. Проставити підпис в файлах форматів MS Word, MS Excel працівник не може.

Добра новина — чекаємо на зміни в Інструкції про порядок ведення трудових книжок. Після змін зможете вести П-2 на комп’ютері.

Зараз Ви можете первинно оформити особову картку П-2 на комп’ютері або сформувати її за допомогою системи електронного документообігу (СЕД). СЕД, адаптована під потреби кадрового обліку, автоматично сформує особову картку П-2 з інформацією про паспортні дані, стать, освіту, назву посади, реквізити наказу про прийняття. Відтак роздрукуйте особову картку на цупкому папері й вносіть відомості власноруч, щоб дотримати вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок.

3. Оберіть, як виготовлятимете П-2

Підприємство може придбати готові бланки особових карток або виготовити їх самостійно на цупкому папері щільності 160-225 г/кв. м.

Спосіб 1. Замовте виготовлення бланків особових карток поліграфічним організаціям або придбайте готові бланки в інтернет-магазинах, що спеціалізуються на продажі канцтоварів.

Нормативні документи не встановлюють вимог до виготовлення особових карток. Коли обиратимете з-поміж пропозицій готових бланків, зверніть увагу на щільність паперу. Прийнятний діапазон щільності — 160—225 г/кв. м. Така щільність забезпечує тривале використання документа, адже строк зберігання особових карток — 75 років (ст. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Спосіб 2. Роздрукуйте бланки особових карток на принтері. Вимоги до паперу ті самі — з поверхневою щільністю 160—225 г/кв. м.

Друкувати особові картки на папері, щільність якого перевищує 225 г/кв. м, не варто. Ви використовуватимете відомості із П-2 не лише під час роботи працівника, а й після звільнення, наприклад, коли складатимете довідки про стаж роботи. Вам доведеться формувати особові картки звільнених працівників у справи за роками та передавати до архіву, а копіювати картку із щільністю паперу більшою за 225 г/кв. м дуже складно.