Курс 14. Особові справи

Вітаємо, шановний слухачу!

Давайте розпочнемо наш урок із нормативної бази. Які документи долучати до особової справи та в якому порядку, регламентують пункти 12-13 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Застереження. На особові справи державних службовців не поширюються норми Правил № 1000/5. Як їх формувати, визначає окремий документ — Порядок № 64 (п. 13 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).

За основу візьмемо три правила.

Правило 1. В особовій справі мають бути лише документи, передбачені Правилами № 1000/5. Максимально — 25 видів документів. Якщо в Правилах № 1000/5 немає певного виду документів, до особової справи такі документи не долучають.

Правило 2. Документи долучають до особової справи впродовж усього часу роботи працівника — у хронологічному порядку в міру поповнення.

Правило 3. Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів (абз. 3 п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).

До відома. Перелік документів особової справи змінився з 27.07.2018. Мін’юст розширив перелік документів особової справи й уточнив, як її вести. До 27.07.2018 перелік документів особової справи нараховував 12 позицій. Після 27.07.2018 їх стало 25.

Чекліст особової справи

Які документи можна долучити до особової справи — побачите в чеклісті. Проаналізуйте його.

В особових справах відбивайте всі основні віхи кар’єрного поступу працівників: прийняття, переведення, сумісництво, звільнення. Щодо кожної має бути два документи: заява + копія наказу або витяг.

Цей ланцюжок регулярно доповнюйте копіями документів про заохочення.

Застереження. Не долучайте до особової справи копії наказів про преміювання за виконання виробничих завдань.

В особову справу додавайте тільки копії документів про заохочення, записи про які вносять до трудових книжок працівників.

КЗпП визначає два види заохочень:

• заохочення за успіхи в роботі. Види заохочень (нагородження грамотою, оголошення подяки, преміювання) та перелік підстав для заохочення визначають у ПВТР (ст. 143 КЗпП). Це можуть бути, наприклад, заохочення до ювілейних дат, за раціоналізаторські пропозиції тощо;
• заохочення за особливі трудові заслуги — заохочення вищими органами, нагородження орденами, медалями, почесними грамотами та нагрудними значками, присвоєння почесних звань і звання кращого працівника за професією (ст. 146 КЗпП).

Такі заохочення оголошують наказом (розпорядженням) в урочистій обстановці. Відомості про такі заохочення заносять до трудових книжок працівників (ч. 2 ст. 144 КЗпП).

Премія, пов’язана з виконанням виробничих завдань і функцій, не є заходом заохочення, а є додатковою заробітною платою (ст. 2 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР; далі — Закон про оплату праці).

Підприємство визначає умови запровадження та розміри премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат у колективному договорі (ч. 2 ст. 97 КЗпП, ст. 15 Закону про оплату праці). Запис про преміювання за успішне виконання виробничих завдань і функцій в трудову книжку не заносять.

Перевіряйте документи особової справи за чеклістом.

Чого не має бути в особовій справі

Скачайте й цю Пам’ятку.

Завдання 1

Проведіть аудит особових справ. Перевірте, чи є в них документи, що не входять до складу особових справ.

Завдання 2

Чи можна долучити до особової справи копію наказу про премію за підсумками роботи за квартал? Проаналізуйте чекліст та надайте відповідь.