Курс 14. Особові справи

Вітаємо, шановний слухачу!

Особова справа — це сукупність документів про трудову діяльність працівника та його біографічні дані, про освіту, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні нагороди (відзнаки), заохочення та ін.

За основу візьміть два постулати:

1) особові справи в обов’язковому порядку ведуть на працівників певних категорій та працівників-сумісників. На інших працівників — за можливості.

2) особова справа формується в певній послідовності. Законодавство визначає, які документи мають чи можуть бути в особовій справі.

На цьому уроці розберемо, для кого обов’язково сформуємо особову справу. Керівний документ — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Особові справи в обов’язковому порядку ведемо на:

• керівників;
• менеджерів;
• службовців;
• професіоналів;
• фахівців;
• сумісників.

Строк зберігання особової справи — 75 років після звільнення (ст. 493, 495 Переліку № 578/5).

Підказка. Щоб визначити, до якої категорії належить працівник, подивіться на першу цифру коду посади за Класифікатором професій (КП) у штатному розписі:

Перша цифра коду КП	Категорія
1	Керівники, менеджери (управителі)
2	Професіонали
3	Фахівці
4	Технічні службовці

Формуйте особову справу обов’язково, якщо код посади за КП починається з цифр 1-4.

Для працівників інших категорій (код за КП починається цифрами 5-9) основне джерело відомостей про трудову діяльність — особова картка П-2. Підприємство самостійно визначає, чи формуватиме для цих працівників особові справи. Строк зберігання особових справ для «інших категорій» законодавство не визначає, але зазвичай — це 3 роки після звільнення.

У державних установах та органах місцевого самоврядування особові справи ведуть на всіх працівників, які обіймають посади державних службовців або є посадовими особами місцевого самоврядування. На працівників, на яких поширюється дія Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII, особові справи ведуть відповідно до Порядку, затвердженого наказом Нацдержслужби від 22.03.2016 № 64 (далі — Порядок № 64).