Курс 14. Особові справи

Вітаємо, шановний слухачу! Ви вже знаєте, що облік справ, що формує відділ кадрів, ведемо за номенклатурою справ.

Виняток — особові справи, трудові книжки, особові картки.

Усі особові справи включаємо до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковуємо їх не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ.

Типової форми Журналу обліку особових справ немає. Скористайтеся формою від експертів Школи, що апробована практиками, схвалена архівістами та пройшла перевірки.

Якщо на Вашому підприємстві ще немає обліку особових справ, оформіть Журнал обліку та зареєструйте в ньому всі особові справи, заведені на працівників.

Нумерація в Журналі обліку особових справ — наскрізна: починайте із початку діяльності підприємства — із моменту реєстрації першої особової справи, продовжуйте наростаючим підсумком за весь час існування підприємства.

Після реєстрації в Журналі обліку прийняття працівників запровадьте індексацію особових справ.

Якщо працівник змінив прізвище — відбийте це на обкладинці особової справи та в Журналі обліку особових справ.

Журнал обліку особових справ зберігайте 75 років після його закінчення (ст. 528 Переліку № 578/5). У графі «Примітки» Журналу обліку особових справ робіть записи про передавання справ до архіву підприємства, про знищення справ (якщо вели справи на працівників робітничих професій, що не підлягають архівному зберіганню).

Вести окремий журнал для обліку особових справ звільнених працівників не потрібно.

Журнал обліку особових справ включайте до опису справ з кадрових питань (п. 1 гл. 4 розд. VII Правил № 1000/5).