Курс 14. Особові справи

Вітаємо, шановний слухачу! 

Починайте формувати особову справу після того, як видали наказ про прийняття й ознайомили з ним працівника.

Керуймося пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5). За цим пунктом визначаємо, які документи покласти в особову справу і в якому порядку.

Керуємося алгоритмом

Сформувати особову справу Вам допоможе алгоритм.

Крок	Що зробити
1	Визначте, чи потрібно формувати особову справу
2	Запропонуйте працівнику заповнити особовий листок з обліку кадрів та скласти автобіографію
3	Оформіть доповнення до особового листка
4	Зробіть та засвідчте копії наданих працівником документів
5	Розмістіть документи у теці
6	Оформіть обкладинку
7	Складіть внутрішній опис

Пройдемо кожен крок разом.

Крок 1. Визначте, чи потрібно формувати особову справу

На допомогу — підказки з уроку 1 цього курсу.

Крок 2. Запропонуйте працівнику заповнити особовий листок з обліку кадрів та скласти автобіографію

Особовий листок. В особовому листку працівник наводить відомості про себе — вказує про те, що відбувалося до прийняття на підприємство. Працівник зазначає відомості на основі паспорта, військового квитка, трудової книжки, документів про освіту, інших особистих документів.

Особовий листок працівник заповнює власноруч в одному примірнику без скорочень, виправлень та помилок.

Типової форми особового листка з обліку кадрів немає. Скористайтеся рекомендованою.

Працівник точно звернеться до Вас із запитаннями: «Як вказувати освіту, якщо ще навчаюсь?»; «У попередній компанії працювала спочатку секретарем, а потім завідувачем секретаріату, чи писати про обидві посади?».

Зекономте час за допомогою Пам’ятки.

Давайте розберемо кейс.

КЕЙС. Новий працівник не хоче надавати фото для П-2 та особового листка.

РІШЕННЯ. Не переживайте. Вас не оштрафують. Типової форми особового листка немає. Правила № 1000/5 лише скеровують, що особовий листок треба покласти в особову справу.

Дійте на випередження. Пропишіть у ПВТР, що нові працівники до початку роботи зобов’язані надати до кадрової служби фотокартки для П-2, особової справи та картотеки військового обліку.

Автобіографія. Це життєопис особи, складений нею самою. У більшості посібників та довідників з кадрового діловодства зазначено, що автобіографію складають у довільній формі. Проте існують певні вимоги як до змісту цього документа в цілому, так і до послідовності викладу його окремих частин.

Вимоги до змісту автобіографії:

1) викладати всіх факти життєдіяльності у хронологічному порядку. Це допомагає скласти чітке уявлення про життєвий шлях, рівень кваліфікації, трудові досягнення, громадську діяльність, родинний стан автора;

2) жодних виправлень та закреслень;

3) не застосовувати зелені або червоні чорнила;

4) оформлювати на стандартному аркуші паперу. Кадрова служба може надати працівникові, що працевлаштовується, трафаретний бланк, на якому передбачено місце для внесення відповідних біографічних відомостей;

5) викладати відомості в розповідній формі від першої особи в однині.

Реквізити автобіографії:

• назва виду документа (ПРОПИСОМ);
• прізвище, ім’я та по батькові автора;
• число, місяць і рік народження;
• місце народження;
• відомості про освіту (спеціальність та кваліфікація за дипломом);
• відомості про трудову діяльність (із зазначенням дат і місця працевлаштування, посад; причин переведення на інші посади та/чи інші роботи; причин перерв у трудовій діяльності);
• відомості про нагороди й заохочення;
• відомості про перебування під слідством чи засудження;
• відомості про батьків (прізвища, ім’я та по батькові, дати народження (якщо померлі, то і дати смерті), де і ким працюють (якщо не працюють — останнє місце роботи або факт перебування на пенсії, інвалідності тощо);
• відомості про сімейний стан і склад сім’ї;
• паспортні дані;
• адреса реєстрації та проживання;
• номер контактного телефону;
• дата складання документа;
• особистий підпис автора.

Графу «Відомості про батьків» підприємство включає до форми автобіографії на власний розсуд.

Якщо новий працівник пише автобіографію вперше в житті — надайте зразок.

Перевірте, чи відповідають відомості, зазначені в особовому листку та в автобіографії, відомостям в особистих документах працівника.

Ваші колеги часто запитують — чи можна автобіографію друкувати на комп’ютері, чи обов’язково писати від руки?

Правильно складена автобіографія — це поєднання надрукованого стандартного тексту та вільних рядків для внесення біографічних відомостей.

Оформлення автобіографії від руки — це виняток. Так скеровує Національний стандарт України ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (п. 7.1): «Організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом».

Не пускайте на самоплив складання автобіографій. Адже, як і будь-які інші документи, автобіографії мають бути уніфікованими й містити всі обов’язкові відомості. Розробіть трафаретну форму автобіографії. Відповідну настанову містять Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (п. 13 гл. 1 розд. II): «З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи».

Трафаретна форма поєднуватиме надрукований стандартний текст та вільні рядки для біографічних відомостей.

У примітці до трафаретної форми вкажіть про заборону виправляти чи закреслювати текст у документі. Кандидат, який припустився помилки, має переписати автобіографію.

Щоб автобіографія набула юридичної сили, кандидат на посаду має власноруч проставити підпис і дату складання.

Крок 3. Оформіть доповнення до особового листка.

Усе, що відбуватиметься з працівником під час роботи, фіксуватимете у доповненні до особового листка. Це обов’язковий обліковий документ особової справи.

Типової форми доповнення немає. Скористайтеся формою від експертів Школи. Ми узгодили цю форму з Держархівом.

У доповненні фіксуватимете не лише радісні події як-от переведення на вищу посаду, а й покарання за порушення — догани. Облік застосованих до працівника доган ведемо у доповненні до особового листка (абз. 3 п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).

Крок 4. Зробіть та засвідчте копії наданих працівником документів

Зробіть копії паспорта, РНКОПП, військового квитка, документів про освіту, вчене звання, науковий ступінь, підвищення кваліфікації та документів, які дають право на пільги, передбачені законодавством.

Засвідчте:

Проставте відбиток печатки відділу кадрів.

Якщо копія документа містить кілька аркушів чи сторінок, засвідчуйте кожну сторінку.

Крок 5. Покладіть документи до папки

Вміщуйте документи особової справи до папки-реєстратора із прозорими файлами. Це полегшить роботу з розміщення нових документів.

Послідовність документів у теці (п. 12 гл. 2 розд. ІV Правил № 1000/5):

1. Заява про прийняття або письмовий трудовий договір.

2. Копія наказу про прийняття або витяг зі зведеного наказу.

3. Особовий листок з обліку кадрів.

4. Доповнення до особового листка.

5. Автобіографія.

6. Копія паспорта.

7. Копія облікової картки платника податків.

8. Копія військового квитка (за наявності).

9. Копії документів про освіту, підвищення кваліфікації, науковий ступінь, вчене звання (за наявності).

10. Копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності).

Долучайте до особової справи оригінал заяви про прийняття на роботу. Ваші колеги часто  підшивають оригінал заяви до наказу і кладуть у справу з наказами. Це помилка. Підшивати оригінал заяви до наказу про прийняття і зберігати у справі з наказами — неправомірно.

Чи засвідчувати відбитком печатки копії наказів, що долучаємо до особової справи? 

Так запитання часто ставлять Ваші колеги.

Відповідь — так, якщо Ваше підприємство використовує печатки, а засвідчення печаткою передбачили в інструкції з діловодства.

До особової справи формують оригінали або засвідчені в установленому порядку копії документів (п. 2 гл. 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Порядок засвідчення копій визначають в інструкції з діловодства (п. 1 гл. 10 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Напис про засвідчення копії скріплюють відбитком печатки структурного підрозділу або печатки «Для копій». У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки підприємства (п. 8 гл. 10 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Утім, не всі підприємства зобов’язані використовувати печатки. Наприклад, на суб’єктів господарювання цей обов’язок не поширюється (ст. 58-1 Господарського кодексу України). Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.

Отже, застосовуйте норми Правил № 1000/5 з урахуванням статті 58-1 Господарського кодексу. Підприємство визначає самостійно в інструкції з діловодства, чи засвідчувати відбитком печатки копії документів, які долучають до особових справ. Обов’язку щодо цього немає.

Крок 6. Оформіть обкладинку справи

Написи на обкладинці особової справи робіть чітко, чорним світлостійким чорнилом або пастою. Так дотримаєте пункту 9 глави 2 розділу. VI Правил № 1000/5.

Не нумеруйте сторінки справи, коли оформляєте її на нового працівника. Ви зробите це, але лише тоді, коли працівник звільниться, а Ви готуватимете справу до архівного зберігання.

Крок 7. Складіть внутрішній опис

Розмістіть опис на початку справи перед заявою про прийняття або трудовим договором.

Внутрішній опис відбиває додавання документів до справи й містить відомості про їх порядкові номери, індекси, дати, заголовки та кількість аркушів кожного документа.

Вимоги до складання внутрішнього опису документів особової справи (п. 6 гл. 2 розд. VІ Правил № 1000/5):

1) складайте на окремому аркуші за типовою формою, унормованою додатком 16 до Правил № 1000/5;

2) зазначайте документи в порядку їх розміщення в справі. Порядок розміщення вказано в пункті 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5;

3) вказуйте кожен документ окремим пунктом;

4) заповнюйте графу «Примітка» тільки, якщо документ буде вилучено з особової справи, замінено оригінал копією чи навпаки;

5) зазначайте про новий документ, що додаватимете до справи;

6) робіть підсумковий запис (кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів опису) після звільнення працівника й експертизи цінності документів справи. У підсумковому записі зазначайте цифрами та літерами кількість фактично включених до особової справи документів, а не кількість записів (порядкових номерів), зроблених під час ведення особової справи. Якщо документів багато, внутрішній опис може містити кілька аркушів. У підсумковому записі вкажіть цифрами та літерами загальну кількість аркушів опису;

7) проставляйте підпис і дату опису після того, як оформите підсумковий запис.

Внутрішній опис можете первинно оформити на комп’ютері. Це не порушує правил діловодства. Зазначте документи, які долучаєте до особової справи прийнятого працівника. Роздрукуйте опис. Надалі вносьте інформацію від руки.

Закріплюємо теорію практикою

1. Кадровик Марічка Скорик формує особову справу для працівника Соколенка. Допоможіть Марічці. Які документи візьмете до справи і в якій послідовності?

2. Пройдіть ще один інтерактивний тест.

Як чудово Ви засвоїли тему! Пишаємося тим, як Ви прагнете нових знань! Шлях до нових знань — складний, але ми проходимо його разом. На цьому шляху Ви не самі. У Вас все виходить, Ваші старання не пройшли марно! Залишається зовсім трішки до кінця теми. Так тримати!