Курс 13. Особові картки

Картки П-2 зберігаємо 75 років (ст. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Працівник звільнився — перевірте, чи повністю заповнені усі графи П-2. Відтак вилучіть картку із загальної картотеки і перемістіть до картотеки з особовими картками звільнених за календарний рік.

Упродовж двох років зберігайте картки звільнених у поточному діловодстві відділу кадрів. Далі формуйте у самостійні справи. Ці справи передасте до архіву підприємства.

До архіву передаємо так звану зведену справу.

Керуйтеся алгоритмом.

Крок 1. Розмістіть картки за алфавітом

Картки розмістіть у справі в алфавітному порядку за прізвищами працівників.

Крок 2. Перевірте товщину справи

Товщина справи — щонайбільше 40 мм (п. 2 глави 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Порада. Робіть зведену справу товщиною до 30 мм. Тоді за потреби працівники архіву зможуть розкрити справу, не пошкодивши палітурку, гортати аркуші справи і користуватися ними, коли готують архівні довідки на запити колишніх працівників.

Якщо товщина справи з картками виходить більшою за 30 мм, розділіть її на томи. У вас вийде два чи навіть більше томів. Стежте, щоб картки працівників, чиї прізвища починаються на однакову літеру, були за можливості згруповані в одному томі.

Крок 3. Вилучіть металеві скріплення

Вилучити всі скріпки, булавки, які використовували, щоб з’єднати продовження картки.

Далі оформимо зведену справу.

Крок 4. Пронумеруйте аркуші

Аркуші справи нумеруйте арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті лицьового боку картки. Зверніть увагу: нумеруємо аркуші, а не сторінки!

Використовуйте простий м’який олівець чи механічний нумератор. Не застосовуйте для нумерації аркушів чорнила, пасту, кольорові олівці. Правила № 1000/5 це забороняють.

Якщо справу з особовими картками сформували у кілька томів, то нумеруйте кожний том окремо.

Якщо упродовж роботи працівника доповняли картку додатковими сторінками-картками для продовження записів, то ці додаткові аркуші також нумеруйте.

Крок 5. Складіть внутрішній опис справи

Внутрішній опис допоможе відшукати картку конкретного працівника.

Складайте внутрішній опис на окремому аркуші. В описі відбийте

• порядковий номер картки;
• прізвище, ініціали працівників;
• номери аркушів справи, на яких розташовано документ.

Завдання. Ознайомтеся зі зразком опису.

Зверніть увагу на номер зведеної справи, у нашому прикладі — 64. Це порядковий номер, за яким зведену справу зазначили в описі справ з кадрових питань.

Якщо прізвища та ініціали працівників збігаються, то імена та по батькові таких працівників зазначаємо повністю.

Ви бачите, що до внутрішнього опису додаємо підсумковий запис. У ньому цифрами та словами вказуємо кількість карток, що включили до опису.

Підпишіть опис.

Внутрішній опис документів у справі також нумеруйте, але окремо від самих карток.

Крок 6. Складіть засвідчувальний напис справи

Засвідчувальний напис покаже кількість аркушів у справі та особливості їх нумерації складається.

Оформлюйте напис на окремому аркуші. Зробіть на комп’ютері, роздрукуйте, розмістіть наприкінці справи після всіх карток.

У засвідчувальному написі цифрами та словами зазначте кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

У засвідчувальному написі фіксуйте окремі особливості нумерації аркушів, зокрема літерні чи пропущені номери аркушів.

Помилки трапляються: чи то пропустили номер аркуша, приміром, 98, 99, 101, або під час нумерації один і той самий номер надали двом аркушам, що йдуть поспіль. У такому разі до номера, що повторюється, додайте літеру «а».

У засвідчувальному написі відбийте також особливості фізичного стану чи формування справи.

Крок 7. Оправте справу у тверду палітурку

Підшийте справу у тверду обкладинку розміром 230 × 320 мм. Щоб виготовити обкладинку, використовуйте безкислотний картон.

Не застосовуйте силікатний клей. В палітурних роботах такий клей не використовують.

Крок 8. Оформіть обкладинку справи

Написи на обкладинці робіть чітко та розбірливо, світлостійким чорнилом або пастою.

На обкладинці справи зазначте такі відомості:

• код організації за ЄДРПОУ;
• повне найменування організації;
• номери справи та тому, якщо справа з кількох томів;
• заголовок справи — Особові картки звільнених працівників товариства (форма № П-2);
• рік, за який до справи уміщено особові картки;
• кількість аркушів справи;
• строк зберігання справи — 75 років.

Найменування організації вкажіть згідно зі статутом.

Так дотримаєте вимог до обкладинки, що визначає пункт 9 глави 2 розділу VI Правил № 1000/5.

Перевірте себе: номер справи повинен відповідати номеру, визначеному в номенклатурі справ на відповідний рік.

Якщо за один рік сформували дві і більше справ з особовими картками, зазначте номери томів так: том 1, том 2 і т. д.

Якщо ділили справу на томи, вкажіть у заголовку початкові літери прізвищ працівників, особові картки яких умістили до відповідного тому.

Під заголовком праворуч проставте рік звільнення працівників, чиї картки умістили до справи.

Нижче укажіть кількість аркушів у справі та строк її зберігання — 75 років.

У правому верхньому та у нижньому лівому куті обкладинки проставте спеціальний штамп, який містить номери фонду, опису справ з кадрових питань та самої справи відповідно до опису справ.

Штамп на обкладинці в її правому верхньому куті проставляйте протилежно відносно тексту самої обкладинки і штампу у лівому нижньому куті обкладинки. Таке розміщення штампів пояснюється технологією розміщення справ у архіві — вони розміщуються на стелажах горизонтально і підхід до них може бути з обох боків стелажа. Штампи полегшать пошук за обліковими даними справи.

Якщо організація є джерелом формування Національного архівного фонду (НАФ), то номер фонду проставляйте за погодженням із державним архівом.

Якщо організацію не включили до списків джерел формування НАФ, номер фонду проставляйте відповідно до списку фондів, що веде ваш архів. Якщо в архіві зберігають документи тільки одного фонду, номер фонду не проставляємо.

На практиці часто до справи вміщують титульну сторінку. На ній оформлюють всі дані, а на обкладинці справи проставляють лише два штампи з номерами архівного фонду, опису і справи. Не наклеюйте титульний лист на обкладинку справи. Правила 1000/5 це забороняють.