Курс 15. Робота з паперовими трудовими книжками

Вітаємо, шановний слухачу!

Ми з Вами починаємо курс «Робота з паперовими трудовими книжками». Приділіть йому належну увагу, навіть якщо працюєте в кадрах не перший рік і сотні разів заповняли трудову. Після старту електронних трудових правила роботи з паперовими трудовими книжками змінилися. Цей курс ураховує зміни і допоможе Вам побудувати роботу за новими нормами.

Норми щодо роботи з трудовими книжками змінилися 10.06.2021. Цього дня набули чинності зміни до КЗпП, які вніс Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX (далі — Закон № 1217).  Закон № 1217 дав повноцінний старт переходу на електронні трудові книжки.

Попри те, що тепер основним джерелом відомостей про трудову діяльність є електронний реєстр Пенсійного фонду, трудова книжка залишається в кадровій практиці.

Спочатку розберемо, чим тепер керуватися. Загальні засади роботи з трудовими книжками визначають статті 24, 48 КЗпП. Окрім цього є ще базові документи про роботу з трудовими книжками:

• постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 № 301 (далі — Постанова № 301);
• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58).

КЗпП змінився, а до Постанови № 301 та Інструкції № 58 змін іще не внесли. Тому кожну норму Постанови та Інструкції застосовуємо, дивлячись — а чи не суперечить вона КЗпП? Якщо суперечить — керуємося КЗпП.

Складно? Так, але в уроках Школи ми з Вами відпрацюємо всі спірні ситуації, і Ви зможете працювати з трудовими, не хвилюючись, що щось порушуєте.

Важлива теза: тепер по-різному працюємо з трудовими книжками тих, кого прийняли на роботу до 10.06.2021, і тих, кого працевлаштували після цієї дати.

Трудові книжки прийнятих до 10.06.2021 зберігаємо в сейфі, видаємо при звільненні

Трудові книжки прийнятих до 10.06.2021 мають бути відображені у Книзі обліку руху трудових книжок (далі — Книга). У Книзі вказуємо серії та номера трудових книжок.

Книгу ведемо за типовою формою № П-10, затвердженою наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277.

Якщо на Вашому підприємстві немає Книги, треба оформити. Радимо придбати Книгу з надрукованими графами. Таку послугу надають багато фірм, що продають канцтовари чи бланки.

Книга має бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника підприємства і печаткою (за наявності) (п. 7.1 Інструкції № 58). Не нехтуйте цією нормою — вона спричиняє адміністративний штраф 510—1700 грн за статтею 41 КпАП. Перевірка з праці точно запитає у Вас Книгу і подивіться, чи прошита вона, чи  всі трудові зафіксували в Книзі.

Трудові прийнятих до 10.06.2021 видавайте на руки тільки при звільненні — у день звільнення.

Роботодавець видає у день звільнення належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким уклав трудовий договір до набрання чинності Законом № 1217 та який звільняється до завершення процедури включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність (п. 2 Розділу «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217).

Факт видачі трудової книжки працівник має засвідчити двома підписами — у Книзі та картці П-2.

Працівники, прийняті після 10.06.2021, самі зберігають трудові книжки

Тепер при прийнятті на роботу працівник подає один із документів: трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 24 КЗпП).

Трудові книжки від нових працівників на зберігання не беремо. Працівники, яких Ви приймаєте після 10.06.2021, самі зберігають трудові, але можуть приносити їх Вам для записів:

Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ст. 48 КЗпП).

Вам не треба фіксувати таку трудову в Книзі обліку руху трудових книжок

Громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки (ст. 24 КЗпП). Щоб оформити трудову вперше на вимогу працівника, маєте 5 днів від дати прийняття на роботу (ст. 48 КЗпП).

Практикум «Як прошити Книгу обліку руху трудових книжок»

Давайте відпрацюємо, як прошивати Книгу.

Як прошивати, нормативні акти не скеровують, тож озбройтеся рекомендаціями експертів Школи.

Прошиваємо Книгу ліворуч першого аркуша (без обкладинки) трохи нижче центру умовної вертикальної лінії, проведеної на першому аркуші Книги на відстані 1–1,5 см від лівого боку аркуша.

Прошиваємо Книгу не дуже близько до лівого краю, щоб її аркуші не порвалися. Стежимо, щоб прошивання Книги не заважало гортати аркуші, а за потреби й знімати копії.

Для прошивання Книги за допомогою канцелярського шила робимо два проколи як на рис. 2.

Беремо міцну нитку. Радимо взяти спеціальну (капронову) нитку. Якщо такої напохваті немає, візьміть звичайну, але складіть її у кілька разів.

Кінці нитки випускаємо з отворів із зв’язуємо вузлом на звороті документа, Стежте, щоб довжина кінців становила 8–10 см.

На зворотному боці останнього аркуша Книги у місці прошивання клеїмо аркуш паперу 6 × 8 см так, щоб обидва кінці нитки були заклеєні не повністю, а на 2–3 см виходили за межі наклеєного аркуша.

На аркуші робимо запис про кількість прошитих та пронумерованих аркушів.

Отримуємо підпис директора на записі, ставимо відбиток печатки.

Печатку ставимо так, щоб частина відбитку охоплювала кілька літер посади керівника, а частина була на сторінці Книги.

Ось і все!