Курс 13. Особові картки

Вітаємо, шановний слухачу!

У фокусі нашого уроку — первинне заповнення П-2. Як і в будь-якій кадровій процедурі, і тут є свої нюанси, тож розберемо їх разом.

Картку П-2 оформляйте для кожного працівника, якого приймаєте на роботу, — незалежно від строку трудового договору і форми працевлаштування (основне місце роботи чи сумісництво).

Для початку запам’ятайте два правила.

ПРАВИЛО 1. Оформляйте нову особову картку П-2 на працівника, повторно прийнятого на підприємство.

Зміст та розміщення граф на бланку типової форми П-2 унеможливлюють продовження записів після повторного прийняття працівника.

ПРАВИЛО 2. Не оформлюйте картку П-2 на особу, що виконує роботи за договором підряду.

Особові картки П-2 ведемо тільки на тих, хто працює за трудовим договором. Інспектор з праці чи суд може кваліфікувати П-2 на підрядника як ознаку трудових відносин та визнати, що роботодавець підмінив трудовий договір договором підряду. Наслідки — штраф у 10 мінімальних заробітних плат (ст. 265 КЗпП).

У який строк оформити картку П-2? Типова форма П-2 не містить строку, упродовж якого треба оформити її для прийнятого працівника. Дотримуйте строків, визначених для оформлення трудових книжок, — 5-7 днів (ст. 48 КЗпП). Це обумовлено тим, що Ви маєте ознайомити працівника із записом про прийняття у трудовій книжці під підпис в особовій картці (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

Практикум 1

Давайте потренуємося заповняти особову картку.

Візьміть чисту картку і спробуйте заповнити її.

Укажіть дату заповнення особової картки, табельний номер, індивідуальний ідентифікаційний номер, стать, вид роботи (основна чи сумісництво).

Далі заповніть розділи та графи особової картки:

І. Загальні відомості.

ІІ. Військовий облік — якщо працівник підлягає військовому обліку.

ІІІ. Призначення та переведення.

ІV. Додаткові відомості — за потреби.

Розділ І «Загальні відомості». Зазначте інформацію у цьому розділі за оригіналами особистих документів, наданих працівником:

Пункти розділу І «Загальні відомості»	Підстава для внесення відомостей
1-3, 12* (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, громадянство, місце проживання за державною реєстрацією, паспортні дані)	Паспорт
4-5 (відомості про освіту)	Документи про освіту
6-8 (останнє місце роботи, стаж роботи, дата та причина звільнення)	Трудова книжка
9 (відомості про отримання пенсії)	Пенсійне посвідчення
10 (родинний стан, члени родини)*	Паспорт або зі слів працівника. Відповідний документ — якщо працівник претендує на пільги, що пов’язані з сімейним станом та наявністю дітей
11 (місце фактичного проживання)*	Зі слів працівника

Розділ ІІ «Відомості про військовий облік» заповнюйте в особових картках лише тих працівників, які є військовозобов’язаними, призовниками чи резервістами, на підставі військово-облікових документів працівників.

Якщо новий працівник є військовозобов’язаним, призовником чи резервістом оформіть для нього другий примірник особової картки та долучіть його до картотеки військового обліку.

Розділ IV «Призначення та переведення» заповніть відповідно до наказу про прийняття на роботу.

У графі «Дата» вкажіть дату прийняття на роботу. У графі «Професія, посада» — назву посади та її код відповідно до Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327.

Ознайомте працівника із записом про прийняття під підпис (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58). Графу «Додаткові відомості» особової картки заповнюйте, якщо працівник належить до особливих категорій (особи з інвалідністю, чорнобильці, одинокі матері та ін.). Вкажіть категорію та документ, що підтверджує статус, дає право на пільги (найменування, серія, номер, дата видачі).

Практикум 2

Давайте розв’яжемо кілька нестандартних ситуацій.

1. Як уносити відомості про працівника за даними ID-паспорта. В особовій картці П-2 на підставі паспорта заповніть пункти 1-3, 12 розділу І «Загальні відомості». Зазначте: прізвище, ім’я, по батькові, дату народження та громадянство. Ця інформація є сталою, тож міститься на лицьовому боці паспорта.

Інформація про місце проживання є змінною, тому її розміщують на безконтактному електронному носії. Щоб зчитати дані з безконтактного електронного носія, потрібно мати мобільний пристрій з ОС Android, який підтримує технологію NFC, або стаціонарний комп’ютер та спеціальний рідер. Завантажити необхідне програмне забезпечення можете на сайті Поліграфкомбінату «Україна» або Державної міграційної служби України (ДМС).

Якщо ресурси підприємства не дають змоги скористатися цим алгоритмом, внесіть відомості до пункту 12 розділу І «Загальні відомості» особової картки П-2 зі слів працівника або з витягу з Єдиного державного демографічного реєстру.

Зважте, законодавство не зобов’язує працівника отримати й надати роботодавцю витяг з Єдиного державного демографічного реєстру, щоб підтвердити місце реєстрації. Держпраці може кваліфікувати наполегливість роботодавця як порушення законодавства про працю, а саме — статті 265 КЗпП.

В ID-паспорті територіальний орган або територіальний підрозділ ДМС, що оформив паспорт, позначають кодом із чотирьох цифр (п. 21 Технічного опису бланка паспорта громадянина України з безконтактним електронним носієм, затвердженого постановою КМУ від 25.03.2015 № 302). Укажіть код у пункті 12 розділу І «Загальні відомості» особової картки П-2.

2. Як уносити відомості про працівника, що не перебуває у шлюбі. Вкажіть у розділі «Родинний стан» батьків, братів і сестер, які не мають власних родин, та інших родичів, з якими працівник спільно проживає.

Сім’ю складають особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки (ст. 3 Сімейного кодексу).

Навіть якщо неодружені (незаміжні) особи проживають окремо, фіксуйте в П-2 відомості про найближчих родичів. Інформація стане у пригоді, якщо працівник не з’являтиметься на роботі і не виходитиме на зв’язок.

3. Як заповнити розділ «Освіта» картки П-2 для працівника-студента. Якщо працівник ще навчається в закладі вищої освіти, зазначте ту освіту, яку він має. Якщо перед вступом до вишу працівник закінчив середню школу, підкресліть слова «повна загальна середня». Щоб зекономити місце в особовій картці, не вказуйте відомості про середню освіту — назву закладу, реквізити атестата. Ця інформація не має значення для реалізації трудових відносин.

4. Наостанок давайте розберемо, як оформити другу картку П-2 для внутрішнього сумісника.

Робота за сумісництвом, як внутрішнім, так і зовнішнім, є роботою за окремим трудовим договором.

Графу 8 «Дата та причина звільнення (з останнього місця роботи)» не заповнюйте. На дату прийняття на роботу за сумісництвом працівник з останнього — основного — місця роботи не звільнений.

Графу 6 «Останнє місце роботи; посада (професія)» не заповнюйте, оскільки основне місце роботи є не останнім, а теперішнім.

Інші графи заповнюйте, як для основних працівників.