Курс 13. Особові картки

Вітаємо Вас, шановний слухачу!

Давайте розберемо, як вести особову картку. Почнемо з базової норми — ведіть особову картку, поки працівник працює на Вашому підприємстві, і завершуйте її у день звільнення. Уносьте до П-2 відомості про переведення на іншу посаду, набуття освіти, відпустки, звільнення. Відображайте в П-2 і зміни особистих даних.

1. Відображайте зміну особистих даних

Якщо особисті дані змінилися, вносимо до П-2 доповнення та уточнення. Виправлення в особовій картці не порушує первинного обліку і не спричиняє адміністративної відповідальності (лист Держстату від 21.11.2016 № 09.4-12/307-16).

Формат особової картки дає змогу доповнювати дані про працівника в додаткових рядках та виправляти їх на підставі документів.

Розглянемо на прикладі — працівниця Чорногузик змінила прізвище у зв’язку з одруженням. Нове прізвище — Лелека.

У П-2 фіксуємо не лише зміну прізвища, а й одруження. Після того, як працівниця отримала новий паспорт, закреслюємо колишнє прізвище, поруч або зверху вписуємо нове. У графі 10 «Сімейний стан» закреслюємо — «незаміжня», поруч зазначаємо «заміжня» та додаємо склад родини. У графі «Додаткові відомості» вказуємо, що прізвище змінено на підставі паспорта, додаємо реквізити наказу та нового паспорта.

Ось як це виглядатиме у П-2.

Ось ще кілька прикладів.

Працівник отримав нову спеціальність. У розділі «Освіта» особової картки зазначаємо назву освітнього закладу, серію і номер диплома, рік закінчення, кваліфікацію за дипломом та інше.

У працівника народилася дитина. Уносимо запис до розділу «Родинний стан» особової картки.

2. Заповнюйте розділ «Професійна освіта на виробництві»

Давайте з’ясуємо, як правильно вносити записи в цей розділ.

Заповнюйте, якщо працівник здобуде освіту чи пройде підвищення кваліфікації за рахунок підприємства.

Указуйте:

• дати початку та закінчення навчання;
• назву підрозділу, де працівник навчався, — якщо це навчання на підприємстві;
• період, вид та форму навчання;
• документ, що посвідчує отримання освіти чи підвищення кваліфікації, — назва, номер, ким виданий.

Уносьте до П-2 відомості й про таке підвищення кваліфікації як тренінги чи семінари. Записи стануть у пригоді при визначенні переважного права на залишення на роботі при звільненні за пунктом 1 статті 40 КЗпП.

Завдання. Ознайомтеся зі зразком. Поміркуйте, як внесете запис до власної картки П-2 про те, що підвищили кваліфікацію у Вищій Школі Кадровика.

3. Відображайте переведення на іншу посаду

Вказуємо переведення в розділі IV «Призначення та переведення» особової картки. Посилаємося на наказ про переведення. У графі «Дата» вказуємо дату переведення.

Завдання. Ознайомтеся зі зразком.

Обов’язково ознайомлюємо працівника під підпис із записом про переведення (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58). Інспектор з праці завжди ретельно перевіряє, чи є підписи в П-2.

4. Відображайте в П-2 узгодження посади з Класифікатором професій

Давайте розберемося, як відображати узгодження посади з КП.

Внесіть відомості до розділу IV «Призначення та переведення» особової картки. Підстава — індивідуальний наказ про зміни до трудової книжки та облікових документів працівника. Якщо код посади за КП змінюється після узгодження назви посади з Класифікатором, вкажіть його у графі «Код за КП».

Тепер нумо вирішувати кейс.

Кейс. Як замінити спеціаліста-юрисконсульта на юрисконсульта

У штатному розписі ТОВ є спеціаліст-юрисконсульт. Але «спеціалісти» можуть бути тільки на державній службі та в місцевому самоврядуванні. Підходяща назва посади для ТОВ – юрисконсульт.

Начальник відділу кадрів узгодила штатку з КП. Наказ про зміни до трудової книжки та облікових документів працівника — від 18.06.2020 № 232-к/тр. Оклад не змінився.

Подивіться, як Ваша колега зафіксувала в П-2, що посаду змінили. Зверніть увагу, що кадровик отримала і підпис працівника, адже саме він засвідчує, що працівник знає про зміну назви посади в трудовій книжці.

5. Відображайте суміщення, якщо це зручно для обліку

Чи вносити до особової картки П-2 запис про суміщення посад, нормативні акти мовчать.

Обліковуйте суміщення за П-2, якщо така форма обліку зручна для Вас.

Якщо обліковуватимете суміщення за допомогою особових карток, інспектор праці не вважатиме це порушенням. Відомості про суміщення посад (професій) вносьте до розділу IV «Призначення і переведення» особової картки.

6. Не відображайте  в П-2 підвищення окладу

Позиція автора Уроку — не варто фіксувати в П-2 підвищення окладу. Інформація про це є в інших первинних облікових документах зі статистики праці, а місця в П-2 замало. Але якщо Вам зручно відстежувати зміни в зарплаті за П-2, вказуйте. Це не порушення. Маєте право доповняти П-2 показниками, що необхідні Вам для обліку персоналу.

7. Фіксуйте всі відпустки

Відображаємо в розділі «Відпустки» усі відпустки, що надаємо працівнику. Спираємося на наказ про відпустку.

Дві поради:

1) у графі «Вид відпустки» вказуйте додатково кількість днів відпустки. Так зафіксуєте, скільки днів невикористаної відпустки залишилося, і зекономите час у майбутньому на підрахунок. Так не доведеться з’ясовувати, скільки днів щорічної відпустки працівник використав минулого року, особливо якщо на період відпустки могли припасти неробочі дні — Великдень чи Трійця;

2) у графі «Підстава, наказ №» указуйте не лише номер, а й дату наказу про відпустку. Так швидше знайдете документ, коли постане потреба.

Показуйте в П-2 все, що трапляється з відпустками: переносите, продовжуєте, виплачуєте за частину відпустки грошову компенсацію, відкликаєте працівника з відпустки, чи він працює під час відпустки до трьох років.

Щоб заповнити графу «За який період», керуйтеся Пам’яткою.

Пам’ятка

8. Відображайте звільнення 

Ви бачите, що в П-2 є окрема графа «Дата і причина звільнення (підстава)».

Заповніть її, відтак вкажіть свою посаду, підпис, ініціали та прізвище.

Запропонуйте працівнику поставити підпис у графі «Підпис працівника». Цю графу заповнюйте лише при звільненні. Підписом працівник засвідчує, що ознайомлений із записом про звільнення (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

Але це не все! Нам з Вами треба ще дотримати норми «Якщо працівник одержав трудову книжку у зв’язку із звільненням, він зобов’язаний поставити підпис в особовій картці» (п. 7.1 Інструкції № 58).

Форми особової картки, що діяли до 2009 року, передбачали окреме ознайомлення працівника під підпис із записом про звільнення, а також засвідчення одержання трудової книжки. Це відповідало вимогам Інструкції № 58.

Чинна нині типова форма П-2 не має графи, щоб засвідчити, що працівник отримав трудову книжку. Тому попросіть працівника написати про це від руки. Так дотримаєте статті 47 КЗпП та Інструкції № 58.

Практикум

1. Давайте розберемо, як зафіксувати в П-2 смерть працівника.

По-перше, не заповнюйте графу «Підпис працівника» в П-2. По-друге, внесіть відомості про те, кому передали трудову книжку.

Унаочнімо зразком.

2. Давайте поглянемо, як бути, якщо працівник не згоден зі звільненням і відмовляється отримувати трудову книжку.

По-перше, робимо запис нижче графи, передбаченої для підпису працівника. По-друге, вказуємо дату і номер акта про відмову ознайомитися з наказом про звільнення та отримати трудову.

Не поспішайте, ознайомтеся зі зразком.

3. Давайте закріпимо отриману на уроці інформацію. Перевірте себе за допомогою тесту.

Вітаємо, цей урок Ви успішно пройшли! Далі будемо з Вами з’ясовувати, як продовжити особову картку, якщо закінчилося місце в одному з розділів. Не забудьте заварити собі кави або чаю для натхнення. Крокуємо до наступного уроку!