Курс 13. Особові картки

Вітаємо, шановний слухачу!

Давайте з вами визначимо, як ліпше зберігати картки саме на вашому підприємстві.

Обліковуйте за Журналом обліку

Типова форма П-2 не передбачає реквізиту «Реєстраційний номер (індекс) документа», однак обліковувати особові картки необхідно — щоб забезпечити інформаційно-довідкову роботу, щоб визначити кількість карток, які зберігає ваша кадрова служба.

Обліковуйте особові картки за Журналом обліку прийняття працівників. Ви вже знайомі з таким Журналом з уроку «Які журнали та облікові форми мають бути в кадровій службі, а які вести доцільно».

Давайте згадаємо. Перелік типових документів не передбачає такої облікової форми, як Журнал обліку особових карток. Але Перелік передбачає облікову форму «Журнал обліку прийняття працівників» зі строком зберігання 75 років (ст. 529 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Вести окремий журнал для реєстрації особових карток недоцільно. Ви ведете особові картки на всіх працівників, яких приймаєте на роботу. Тому кожній особовій картці можете присвоїти номер, що відповідатиме порядковому номеру за Журналом обліку прийняття працівників.

У графі «Примітка» Журналу обліку прийняття працівників відбивайте особливості трудового договору, такі як строковість, форма працевлаштування (основна або за сумісництвом).

Зберігайте в картотеці

Зберігайте особові картки окремо від інших документів — у картотеці. Використовуйте спеціальні картотечні шухляди або картотечні відділення металевих:

Структура підприємства	Як групувати та зберігати П-2
Працівників багато, є підрозділи	Групуйте особові картки окремо для кожного підрозділу, розташовуйте в алфавітному порядку всередині групи
Працівників небагато, підрозділів немає	Особові картки зберігайте всі разом, не розділяючи їх на групи, — розташовуйте в абетковому порядку

Особові картки звільнених зберігайте окремо від карток тих, хто працює. Строк — 2 роки в поточному діловодстві кадрової служби. Відтак готуйте до архівного зберігання. Як готувати, дізнаєтеся з наступного уроку.

Особові картки звільнених розподіляйте за роками. Усередині групи, що відповідає року, дотримуйте абеткового порядку.

Особову картку померлого працівника розмістить у відділенні картотеки, де зберігаєте особові картки звільнених в поточному календарному році.

Розберемо два кейси.

Кейс 1. Працівник Петренко, що звільнився два роки тому, просить видати на руки особову картку.

Рішення. Відмовте Петренку.

Видати особову картку на запит звільненого працівника неправомірно. Видавати можемо лише особисті документи працівника. Особова картка не є особистим документом. Це обов’язкова облікова форма, яку створює і використовує підприємство.

Інформація в особовій картці є соціально значущою. Відомості з П-2 використовують архів підприємства, трудові архіви, державні архівні установи для довідок про стаж роботи. Тому картку зберігають 75 років після звільнення працівника (ст. 499 Переліку типових документів).

Що робити? З’ясуйте, навіщо працівнику інформація з особової картки. Якщо потрібні певні юридичні факти, оберіть прийнятний для всіх спосіб:

• видайте довідку;
• надайте копії чи витяги з наказів;
• зробить витяг з особової картки.

Засвідчте копії чи витяги. Вони матимуть таку ж юридичну силу, як і оригінал П-2.

Кейс 2. Ви проводите аудит карток П-2 і виявили, що немає картки Василенка, що звільнився два роки тому.

Рішення. Зробіть дублікат П-2.

Ви вже знаєте, що картки П-2 зберігаємо 75 років після звільнення працівника.

Щоб відновити картку, оформте дублікат. Саме його передасте в архів для подальшого зберігання.

Щоб відновити записи, використовуйте:

Документ	Чим допоможе
накази про прийняття, переведення та звільнення працівника	отримаєте інформацію про прізвище, ім’я, по батькові колишнього працівника, дати прийняття на роботу, переведень, назви посад, на які приймали, переводили, назву структурного підрозділу, дату та підставу звільнення
Накази про відпустки	дізнаєтеся дати використання відпусток та періоди, за які їх надавали
Копії особистих документів з особової справи	Отримаєте інформацію про родинний стан та склад родини на момент роботи, про освіту та реквізити документів, що підтверджують рівень освіти та кваліфікацію.
бухгалтерські документи з нарахування зарплати	Якщо термін зберігання наказів про відпустки закінчився, інформацію про них отримаєте з первинних облікових бухгалтерських документів тривалого строку зберігання — особових рахунків, де теж зафіксовані строки відпусток та періоди, за які їх надавали. Також дізнаєтеся: - ідентифікаційний номер; - належність до пільгових та інших «особливих» категорій як-от учасники ліквідації та постраждалі від наслідків аварії на ЧАЕС, учасники бойових дій, багатодітні родини, особи з інвалідністю, пенсіонери за віком

Якщо на працівника не вели особову справу, а копії особистих документів не збереглися, не вносьте інформацію про родинний стан та освіту в дублікат П-2. Якщо в П-2 не буд цих відомостей, це не вплине на страховий стаж та не заперечуватиме самого факту роботи на підприємстві.

Внесли інформацію — поставте штамп «Дублікат» у правому куті верхнього берега особової картки або зробіть напис від руки. Дублікат зберігайте разом з картками звільнених, а відтак передайте на архівне зберігання.