Курс 15. Робота з паперовими трудовими книжками

Вітаємо, шановний слухачу!

Як зберігати трудові книжки після 10.06.2021, Ви вже відпрацювали. Тепер навчимося вносити записи.

Спочатку розберемо, чим керуватися і коли вносити записи.

Чим керуватися. Нормативний документ, яким керуємося в роботі з трудовими книжками, — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58). Цей нормативний документ є обов’язковим для кадровиків, але керуватися ним подеколи слід за приказкою: інструкцію питай, а свій розум май.

Буквальне тлумачення Інструкції № 58 часом виводить на хибний шлях і спонукає робити записи, яких не має бути. До того ж нині Інструкція № 58 суперечить новим нормам КЗпП щодо роботи з трудовими книжками.

Далі ми з Вами навчимося вносити записи так, щоб не порушити ані Інструкцію № 58, ані КЗпП.

Коли вносити записи. Якщо працівник вперше працевлаштовується і бажає, щоб Ви оформили йому трудову книжку, вносіть запис про прийняття упродовж п’яти днів (ст. 48 КЗпП).

Працівник, що вже мав трудову книжку і працевлаштовується на Ваше підприємство після 10.06.2021, зберігає трудову книжку вдома і сам вирішує, чи бажає мати в трудовій книжці записи про роботу у Вас:

Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ст. 48 КЗпП).

Запитайте, чи бажає працівник, щоб Ви вносили записи. Якщо так, домовляйтеся, коли працівник принесе трудову книжку і вносіть записи. До речі, не буде порушенням, якщо за домовленістю з працівником внесете всі записи перед звільненням.

Запис про прийняття

Керуймося підрозділом «в» розділу 2 Інструкції № 58. Подаємо відомості про прийняття в такому порядку:

Унаочнімо прикладами.

Приймаєте керівника, професіонала, фахівця, технічного службовця — внесіть запис за зразком:

Приймаєте за робітничою професією — вкажіть розряд робітника:

А чи зазначати в трудовій книжці умови працевлаштування? Відповідь — ні. У записі про прийняття не вказуйте:

• тривалість робочого часу — неповний, скорочений;
• строк випробування;
• характер трудового договору — строковий, безстроковий.

Інструкція № 58 скеровує писати у графі 3: «Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво» із зазначенням їх конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Ані про випробування, ані про строковість, ані про роботу на «0,5 ставки» у цій настанові — жодного слова. Про те, що працівника прийняли за строковим договором, свідчитиме запис про звільнення — Звільнений у зв’язку із закінченням строку трудового договору.

Відповідь — ні.

Пункт 2.19 Інструкції № 58 і нині зобов’язує до того, як вносити запис про прийняття на роботу, зробити записи про час:

• служби у складі ЗСУ та інших військах;
• навчання;
• догляду за особою з інвалідністю I групи або дитиною з інвалідністю віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду.

Однак Інструкцію № 58 ми застосовуємо в частині, що не суперечить новій редакції КЗпП.

КЗпП зобов’язує за вимогою працівника вносити до трудової книжки, яку він сам зберігає, записи:

• про прийняття на роботу;
• переведення та звільнення;
• заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ч. 3 ст. 48 КЗпП).

Про записи про навчання та військову службу в новій редакції статті 48 КЗпП ні слова.

Тож, керуємось нормою КЗпП і не вносимо до трудових книжок працівників записи, передбачені пунктом 2.19 Інструкції № 58.

Запис про переведення

Оформляємо запис про переведення так само, як і запис про прийняття, але не дублюємо назву підприємства.

Якщо трудова книжка — у Вас, то на те, щоб внести запис про переведення, маєте сім календарних днів від дати видання наказу (пункт 2.4 Інструкції № 58). Звернімо увагу: з трудової книжки не видно, коли саме Ви внесли запис.

Унаочнімо зразком.

ПРАКТИКУМ «Записи про прийняття та переведення»

Давайте закріпимо теорію.

1. Перегляньте відео із лайфхаками, що допоможуть вносити записи.

2. Потренуйтеся вносити записи на підставі наказів.

Тексти наказів:

• Прийняти ІВАНЕНКА Івана Петровича на посаду менеджера з персоналу служби персоналу з 09.08.2021, з випробуванням строком три місяці, з посадовим окладом 8655 грн на місяць.
• Прийняти ПЕТРЕНКА Петра Петровича на посаду менеджера з персоналу служби персоналу з 10.08.2021, з випробуванням строком три місяці, на умовах неповного робочого тижня, а саме понеділок, середа, четвер, з посадовим окладом 8655 грн на місяць та оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу.
• Прийняти СИДОРЕНКА Івана Івановича на посаду менеджера з персоналу служби персоналу з 11.08.2021, за строковим трудовим договором, на час відпустки Божко В. С. для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку до дати фактичного виходу Божко В. С. на роботу, з випробуванням строком три місяці, на умовах неповного робочого тижня, а саме понеділок, середа, четвер, з посадовим окладом 8655 грн на місяць та оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу.
• Перевести СОКОЛЕНКА Сергія Петровича, інспектора з кадрів відділу кадрів, на посаду заступника начальника відділу кадрів, з 13.08.2021, з окладом 10 225 грн.

Скачайте шаблон, внесіть до нього свої варіанти записів.

Щоб перевірити себе, пройдіть урок до кінця.

Запис про сумісництво

Після практичного заняття повернімося до теоретичної частини.

Відомості про роботу за сумісництвом вносимо:

• окремим рядком;
• на бажання працівника;
• за місцем основної роботи.

Підстава — п. 2.14 Інструкції № 58.

На прохання сумісника за місцем основної роботи можете зробити запис як про внутрішнє, так і про зовнішнє сумісництво.

Підстави для запису:

• витяги та засвідчені копії наказів із роботи за сумісництвом про прийняття та звільнення;
• довідки, що містять відповідну інформацію.

Запис про роботу за сумісництвом вносимо після звільнення працівника з роботи за сумісництвом. Вказуємо період роботи за сумісництвом, місце роботи, назву посади (професії).

Унаочнімо прикладами.

Ось так має виглядати запис про сумісництво на іншому підприємстві.

А ось запис про внутрішнє сумісництво.

Запис про звільнення

Тепер давайте розберемо, як вносити запис про звільнення.

Керуємося підрозділом «д» розділу 2 Інструкції № 58. Подаємо відомості про звільнення в такому порядку:

Інструкція № 58 наголошує — записи про причини звільнення вносять у точній відповідності до формулювань законодавства. Обов’язкова умова — послатися на статтю, пункт закону (п. 2.3, 2.26 Інструкції № 58).

Унаочнімо прикладом для найпопулярнішої підстави звільнення — за власним бажанням.

Запис про звільнення вносьте у день звільнення. Так скеровує пункт 2.4 Інструкції № 58.

РОЗВ’ЯЗАННЯ ПРАКТИКУМУ «Записи про прийняття та переведення»

Давайте перевіримо, як Ви впоралися із практичним завданням. Ось відповіді автора уроку.

Урок позаду, Ви чудово попрацювали! Відпрацюймо нову навичку — як вносити записи про нагородження та заохочення. Ласкаво просимо до наступного уроку!