Курс 15. Робота з паперовими трудовими книжками

Вітаємо, шановний слухачу!

Трудова книжка відсутня, пошкоджена, містить запис, визнаний не дійсним? Потрібно оформити дублікат. Давайте розберемо разом, як це зробити.

З’ясовуємо базові норми

Трудова книжка відсутня, пошкоджена, містить запис, визнаний не дійсним? Потрібно оформити дублікат. Керівництво до дії — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58.

Інструкція № 58 скеровує:

Дублікат оформлюють
Обов’язково	На прохання працівника
Трудова книжка стала непридатною або її загубили	Записпрозвільненняабопереведеннявизнанонедійсним   Доступ до трудової книжки унеможливлений через надзвичайну ситуацію або АТО/ООС

Проте, не поспішайте. Випадки, у яких дублікат оформлюють за місцем роботи, обмежені.  Найчастіше з проханням про дублікат звертаються особи, що працевлаштовуються. Мовляв, трудову книжку втрачено. Не погоджуйтеся. Це неправомірно. Поясніть: це мають зробити за останнім місцем роботи (п. 5.1 Інструкції № 58). Якщо кандидат стверджує, що підприємство ліквідоване, порадьте звернутися на передостаннє місце роботи.

Крокуємо алгоритмом

Потренуємося на ситуації, що трапляється найчастіше.

СИТУАЦІЯ. Особа просить видати дублікат трудової книжки. Каже, що оригінал загубила, а Ваше підприємство — її останнє місце роботи.

РІШЕННЯ. Оформіть дублікат. Так скеровує Інструкція про порядок ведення трудових книжок.

Особа, яка загубила трудову книжку, зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи.

Роботодавець видає іншу трудову книжку з написом «Дублікат». Строк — щонайбільше 15 днів після звернення. У разі ускладнення — в інші строки (п. 5.1 Інструкції № 58).

КРОК 1. З’ясуйте, чи справді особа працювала на підприємстві

Переконайтеся, що заявник — справді Ваш колишній працівник. Запитайте, чи пам’ятає, в якому році звільнився. Це пришвидшить пошук.

Якщо після звільнення минуло менше двох років, перегляньте картотеку особових карток звільнених працівників. Інакше запросіть в архівному підрозділі зведену справу з особовими картками звільнених у відповідному році.

Дізнатися, в якому році звільнився працівник, зможете й за алфавітною книгою чи картотекою алфавітних карток. Ці облікові форми не є обов’язковими, але можуть стати Вам у пригоді.

КРОК 2. Поясніть порядок оформлення дубліката

Поясніть колишньому працівнику — щоб отримати дублікат трудової книжки, має подати заяву та зібрати підтвердні документи.

Підтвердні документи — довідки про роботу на інших підприємствах або засвідчені копії наказів (розпоряджень) про прийняття, переведення, звільнення, дипломи (свідоцтва), довідки про періоди отримання допомоги з безробіття, трудові договори про роботу у фізичних осіб.

КРОК 3. Надайте інформацію про попередні місця роботи

Роботодавець має сприяти працівникові одержати документи, які підтверджують стаж роботи на інших підприємствах (абз. 7 п. 5.3 Інструкції № 58).

З особової картки отримаєте інформацію про передостаннє місце роботи, посаду (професію) та дату звільнення.

Якщо на працівника вели особову справу, то в особовому листку з обліку кадрів є відомості про назви підприємств, місяці та роки прийняття і звільнення.

Порадьте працівнику заздалегідь з’ясувати потрібну інформацію за телефоном і прийти до Вас уже з довідками і копіями наказів.

КРОК 4. Отримайте заяву про видачу дубліката

Працівник пише заяву на ім’я керівника підприємства: просить оформити дублікат, зазначає строк, в який зобов’язується подати документи про роботу в минулому.

Надайте працівнику зразок заяви.

Отримали заяву, попросіть директора написати резолюцію. Приклад резолюції ми теж для Вас підготували.

Керівник делегував Вам наказом право вирішувати всі питання щодо трудових книжок ? У такому разі заявник адресує заяву Вам.

Заувага. Працівник не зобов’язаний збирати документи про роботу на всіх попередніх підприємствах. До того ж, це не завжди можливо. Якщо дублікат потрібен терміново, до нього можете внести записи тільки про роботу на Вашому підприємстві. Про це працівник має вказати у заяві.

Зареєструйте заяву у Журналі вхідних документів.

КРОК 5. Отримайте резолюцію керівника на заяві про видачу дубліката

У резолюції на заяві керівник підприємства зазначає виконавця та строк виконання.

Якщо невідомо, коли особа надасть документи з попередніх місць роботи, у резолюції можете вказати, наприклад:

КРОК 6. Стягніть вартість бланку трудової книжки

Так скеровує пункт 6.1 Інструкції № 58.

Особа вносить оплату до каси підприємства або перераховує на банківський рахунок. Підтвердять сплату вартості бланку трудової книжки прибутковий касовий ордер або банківська квитанція. Ці документи — підстава списати з-під звіту відповідальної особи бланків, отриманих у бухгалтерії.

КРОК 7. Заповніть бланк трудової книжки

Перевірте документи, що приніс колишній працівник: чи на кожному є дата, номер, підписи, відбитки печаток, відмітки про засвідчення копій. Зазначайте в дублікаті відомості тільки з тих документів, що містять усі необхідні реквізити.

У правому верхньому куті титульного аркуша напишіть слово «Дублікат» або поставте штамп, якщо є (п. 5.1 Інструкції № 58).

7.1. Заповніть титульний аркуш бланка трудової книжки

Зазначте прізвище, ім’я та по батькові повністю, без скорочення, дату народження на підставі паспорта (п. 2.11 Інструкції № 58).

Вкажіть дату заповнення дубліката. Працівник підписом засвідчує правильність унесених відомостей (п. 2.12 Інструкції № 58).

Титульний аркуш дубліката трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, — зазначає своє прізвище повністю.

На місці для печатки проставте відбиток печатки підприємства або відділу кадрів (за наявності) (п. 2.12 Інструкції № 58).

7.2. Внесіть відомості про роботу, заохочення та нагородження

Керуйтеся пунктом 5.2 Інструкції № 58. Він визначає порядок, в якому вносять записи про роботу, заохочення та нагородження.

Працівник надав документи про роботу на інших підприємствах. До графи 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку внесіть запис про загальний стаж роботи до прийняття на ваше підприємство. Загальний стаж зазначте сумарно — кількість років, місяців, днів без уточнення, де і коли особа працювала в минулому.

Не враховуйте при обчисленні загального стажу періоди навчання у навчальних закладах, час військової служби.

Роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів до підсумованого загального стажу роботи не включайте. Внесіть ці відомості в дублікат окремим рядком (п. 5.4, п. 2.18 Інструкції № 58).

Нижче зробіть окремі записи про роботу на кожному підприємстві:

Де писати	Що писати
Графа 3	найменування підприємства
Рядком нижче у графі 1	порядковий номер запису
Навпроти
у графі 2	дата прийняття на роботу
у графі 3	цех (відділ), посада (робота), на яку прийнято працівника
у графі 4	реквізити довідки або копії наказу

Якщо працівника переводили на іншу постійну роботу, внесіть і цей запис.

Рядком нижче внесіть:

• у графу 2 — дату звільнення,
• у графу 3 — причину звільнення,
• у графу 4 — реквізити довідки або копії наказу.

Чи вносити до дубліката трудової книжки записи про суміщення, роботу за сумісництвом? Так, якщо працівник бажає внести такі записи і надасть підтвердні документи (абз. 3 п. 5.3 Інструкції № 58).

Останній запис — про роботу на Вашому підприємстві.

Унаочнімо зразком.

Працівник не надав документи про роботу на інших підприємствах. Унесіть записи про роботу на вашому підприємстві, заохочення, нагородження.

7.3. Засвідчте записи

Засвідчити треба записи у кожному розділі — про роботу, заохочення, нагородження.

Уповноважена особа вказує посаду, проставляє підпис, зазначає ініціали, прізвище. Проставте відбиток печатки (за наявності).

КРОК 8. Видайте дублікат

Видайте дублікат трудової книжки колишньому працівнику з супровідним листом. На Вашому примірнику листа працівник зазначає, що отримав дублікат.

Поверніть особі документи, що підтверджують стаж роботи.

Закріпимо теорію практикумом

Розберемо складні ситуації на кейсах.

КЕЙС 1 «Чи можете оформити дублікат трудової книжки на підставі її ксерокопії»

Ситуація. Колишній працівник просить оформити дублікат, надає ксерокопію ТК. Чи підете назустріч колишньому колезі?

Рішення. Ні, навіть якщо копія трудової книжки засвідчена нотаріально. Хоча це було б найпростішим рішенням, а працівнику не довелося марнувати час на збирання довідок з попередніх місць роботи.

Стаж працівника має бути підтверджений належно оформленими документами (абз. 3 п. 5.3 Інструкції № 58). Аналогічна настанова — у Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженому постановою КМУ від 12.08.1993 № 637.

Підтверджує наш висновок і судова практика. Переконливу позицію висловив Сихівський районний суд м. Львова (рішення від 24.02.2012 у справі № 2-2627/11). 

Працівника звільнили за прогул. Суд поновив його на роботі. Працівник звернувся на підприємство із заявою про видачу дубліката трудової книжки без запису про звільнення за прогул та поновлення на роботі на підставі рішення суду. До заяви долучив нотаріально посвідчену копію трудової книжки. Підприємство відмовилося оформити дублікат. Працівник знову звернувся до суду.

Суд визнав відмову підприємства правомірною. Аргументи? «Дублікат є другим примірником документа та, на відміну від копії, має з оригіналом однакову юридичну силу. Відтак, відомості, що містить дублікат, вносять на підставі оригіналу документа або документів, що слугували підставою внесення відомостей в оригінал». Тому дублікат не можна видавати на підставі копії документу (навіть нотаріально посвідченої).

Проте, копія трудової книжки все-таки стане у пригоді. Працівник напевне знатиме назви усіх підприємств, де працював, а Ви — швидко знайдете накази про прийняття, переведення і звільнення за реквізитами, аби виготовити копії чи підготувати довідки.

КЕЙС 2 «Записи часів СРСР»

Ситуація. Колишній працівник надав архівні копії наказів про роботу за часів СРСР. Тексти наказів — російською. Як вказати ці періоди в дублікаті?

Рішення. Записи про періоди роботи в дублікаті трудової книжки мають відповідати тексту оригіналу документа, що підтверджує трудовий стаж. Тому запис про сумарний стаж роботи внесіть до дубліката українською, а записи про роботу — мовою оригінала документа, що підтверджує стаж роботи і на підставі якого вносять запис.

КЕЙС 3 «Як вийти заміж без шкоди для трудової книжки»

Ситуація. Працівниця Фещенко звернулася з проханням про дублікат ТК. Ваше підприємство — останнє місце роботи жінки. Єдина проблема — після звільнення Фещенко вийшла заміж і змінила прізвище на Терещенко. Яке прізвище зазначати у дублікаті?

Рішення. Якщо після звільнення з вашого підприємства працівниця вийшла заміж, змінила прізвище і ніде не працювала, оформіть дублікат трудової книжки на «дівоче» прізвище. Тобто те, що зазначено в документах підприємства. Видавати наказ про зміну прізвища в документах не потрібно.

Відтак на титульній сторінці трудової книжки внесіть запис про зміну прізвища: закресліть однією рискою «дівоче», поряд напишіть нове. На внутрішньому боці першого аркуша обкладинки трудової книжки зазначте, яке прізвище і на яке змінено, наведіть реквізити свідоцтва про укладення шлюбу, вкажіть назву вашої посади, підпис, дату запису. Засвідчте печаткою, якщо є.