Курс 15. Робота з паперовими трудовими книжками

Вітаємо, шановний слухачу!

Зміна прізвища в трудовій книжці — одна із кадрових процедур, де Ваші колеги часто припускаються помилок. З Вами такого не станеться, якщо пройдете урок до кінця.

Опануємо алгоритм від експерта Школи.

1. Отримуємо заяву про зміну прізвища, засвідчуємо копії підтвердних документів.

2. Готуємо наказ про зміни до трудової книжки, облікових і бухгалтерських документів.

3. Вносимо зміни до трудової книжки.

4. Вносимо зміни до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Алгоритм начебто простий, але на кожному кроці чатують підводні камені. Навчимося, як їх оминати.

Крокуймо алгоритмом!

1. Отримуємо заяву про зміну прізвища, засвідчуємо копії підтвердних документів.

Попросіть працівницю вказати у заяві, чому змінила прізвище: у зв’язку з реєстрацією шлюбу, через розлучення. До заяви жінка додає копії:

• біометричного паспорта — лицьового та зворотного боків;
• витягу з Реєстру;
• свідоцтва про шлюб.

Зважте: працівниця підписує заяву «старим» прізвищем. Цей момент викликає чи не найбільше запитань у Ваших колег.

Свідоцтво про одруження видають у день реєстрації акту цивільного стану. Особа, яка змінила прізвище у зв’язку зі шлюбом, має обміняти паспорт протягом місяця (абз. 2 п. 24 гл. 2 розд. ІІІ Правил державної реєстрації актів цивільного стану, затверджених наказом Мін’юсту від 18.10.2000 № 52/5).

Обмінювати довідку про присвоєння ідентифікаційного номера непотрібно — він є в біометричному паспорті.

Перевірте, чи відповідають копії документів оригіналам. Засвідчте копії:

У верхньому правому куті першого аркуша кожної копії вкажіть: «Копія».

Зареєструйте заяву.

Отримайте резолюцію директора.

2. Готуємо проєкт наказу про зміни до трудової книжки, облікових і бухгалтерських документів

Давайте поглянемо на зразок наказу. Не забудьте скачати — знадобиться Вам  у роботі.

3. Вносимо зміни до трудової книжки

Крокуємо уроком далі. Опрацюємо норму: зміну записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові виконує роботодавець за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну імені тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів (п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

Спочатку внесіть зміни на титульному аркуші трудової книжки. Однією рискою закресліть попереднє прізвище, у рядку нижче або поруч вкажіть нове. Відтак зробіть примітку про зміну прізвища та підставу на внутрішньому боці обкладинки.

Підстава для запису в трудовій книжці — свідоцтво про шлюб, тобто документ, яким змінено прізвище.

Зазначте нижче свою посаду, підпис, прізвище і дату. Якщо є печатка, засвідчте підпис.

Якщо у трудовій книжці є вкладиш, внесіть зміни і до титульної обкладинки вкладиша: так само закресліть «старі» дані, зверху впишіть нові.

ПРАКТИКУМ. Працівниця вчетверте вийшла заміж і звернулась до роботодавця із заявою про зміну прізвища. Однак, на титульному аркуші та на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки немає місця для відповідного запису. Що робитимите?

Щоб перевірити свої міркування, пройдіть урок до кінця.

4. Вносимо зміни до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

Як виправляти прізвище у Книзі, Інструкція № 58 не скеровує.

Керуйтеся принципами:

1) запис після виправлення має бути чітким та зрозумілим;

2) запис має підтверджувати — саме цю трудову книжку саме цього працівника прийнято на зберігання.

Закресліть «старе» прізвище тонкою лінією, а нове — напишіть поряд. Зазначте дату й номер наказу, на підставі якого внесли виправлення.

РОЗВ’ЯЗАННЯ ПРАКТИКУМУ. Запис робимо на внутрішній стороні обкладинки — але наприкінці трудової книжки, там, де є місце для цього.

Інструкція скеровує, що підстави для змін маємо вказати на внутрішньому боці обкладинки. Але у обкладинки два внутрішніх боки — на початку та наприкінці книжки.