Курс 15. Робота з паперовими трудовими книжками

Вітаємо, шановний слухачу!

Ми з Вами вже навчилися вносити записи до трудової книжки, оформляти її вперше, змінювати прізвище. Тепер давайте розберемо, як оформляти вкладиш до трудової книжки.

Діємо за алгоритмом

Робимо таким чином.

1. Коли оформляємо вкладиш, стягуємо з працівника його вартість (п. 6.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі — Інструкція № 58). Особа має внести оплату до каси підприємства або перерахувати на банківський рахунок.

Підтвердять сплату вартості бланку вкладиша до трудової книжки прибутковий касовий ордер або банківська квитанція. Ці документи — підстава списати з-під Вашого звіту бланк вкладиша, що отримали в бухгалтерії.

2. Робимо відмітку про серію і номер бланка вкладиша до трудової книжки на прибутковому касовому ордері чи банківській квитанції.

3. Вкладиш підшиваємо за допомогою шила, «циганської» голки та ниток до третьої сторінки обкладинки трудової книжки у місці згину, вклавши вкладиш поміж обкладинкою трудової книжки та її останньою сторінкою.

Зауважте — вкладиш без трудової книжки недійсний.

А тепер кілька лайфхаків від експертів — перегляньте відео.

4. Титульний аркуш вкладиша заповнюємо так само, як і титульний аркуш трудової книжки, — відомості про працівника (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження) зазначаємо на першій сторінці вкладиша, вказуємо дату, коли оформили вкладиш.

5. Працівник своїм підписом засвідчує, що відомості на першій сторінці вкладиша Ви вказали правильно.

6. Підписуємо першу сторінку вкладиша. Ви вже знаєте, що треба вказати своє прізвище!

Далі проставляємо відбиток печатки підприємства або печатки відділу кадрів, якщо підприємство використовує печатки.

7. На титульному аркуші трудової книжки зверху проставляємо штамп з написом «Видано вкладиш». Розмір штампу 10 × 25 мм. Тут же зазначаємо серію і номер вкладиша (п. 3.2 Інструкції № 58).

Порада. Якщо на підприємстві немає такого штампа, радимо його придбати. Вартість штампа — від 60 грн.

Якщо працівників небагато, штамп використовуватимете рідко. Придбайте самонабірний штамп. Його продають у комплекті зі штемпельною касою літер для набору тексту на штампі. Вартість самонабірного штампа — від 320 грн.

8. Реєструємо вкладиш у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

А тепер попрактикуємо.

ПРАКТИКУМ 

Розв’яжіть КЕЙС 1

Кандидат 1 надає трудову книжку із вкладишем, де немає підпису особи, що його оформила, та печатки підприємства.

Кандидат 2 надав трудову із вкладишем, але в трудовій немає штампу про вкладиш. Чи прийматимете такі трудові книжки?

Розв’яжіть КЕЙС 2

На Вашому підприємстві немає штампа «Виданий вкладиш». Колега з Вашого відділу каже — нічого страшного, ми можемо такий напис зробити ручкою на вкладиші до трудової книжки.

Погодитеся з колегою чи підете іншим шляхом?

Розв’язання кейсів — наприкінці уроку.

Рухаємося далі.

Виправляємо помилку

Розберемо ситуацію з життя.

Ситуація. Ви проводите аудит трудових книжок і побачили, що в одній із трудових на титульному аркуші вкладиша замість штампу написано «Видано вкладиш».

Розв’язання. Якщо вкладиш оформили правильно, але на титульному аркуші трудової книжки рукописно записали про вкладиш, поруч проставте штамп про вкладиш, зазначте його серію та номер. Так дотримаєте пункту 3.2 Інструкції № 58.

Така помилка порушує законодавство про працю. Якщо її виявить інспектор праці під час перевірки, підприємству загрожує штраф у розмірі мінімальної зарплати (ст. 265 КЗпП). А посадова особа, відповідальна за ведення трудових книжок, сплатить штраф 510—1700 грн (ст. 41 КпАП).

Ось ми з Вами і опанували все, що треба, щоб оформляти вкладиш правильно. Залишається перевірити, як Ви впоралися із кейсами.

Розв’язання КЕЙСУ 1

Чи можете прийняти трудові книжки?

Від кандидата 1 — ні. Від кандидата 2 — так.

Вкладиш вшиває у трудову книжку, заповнює і веде роботодавець у такому ж порядку, що і трудову книжку (п. 3.1 Інструкції №58). Титульний аркуш вкладиша заповнюють так само, як і титульний аркуш трудової книжки:

• відомості про працівника (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження);
• дата заповнення вкладиша;
• підпис працівника;
• підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
• відбиток печатки підприємства або відділу кадрів — за наявності.

На першій сторінці трудової книжки зверху проставляють штамп розміром 10×25 мм із написом «Видано вкладиш». Там само зазначають серію і номер вкладиша (п. 3.2 Інструкції № 58).

Кадровик з попереднього місця роботи не підписав оформлений вкладиш та не проставив печатку? Не приймайте працівника та поверніть трудову книжку. Запропонуйте звернутися до попереднього місця роботи з проханням правильно оформити вкладиш.

Вкладиш оформили правильно, але відсутній штамп про видачу на титульному аркуші трудової книжки. Оскільки штамп про виданий вкладиш не містить реквізитів підприємства:

• прийміть трудову книжку;
• проставте штамп про виданий вкладиш, зазначте його серію та номер.

Розв’язання КЕЙСУ 2

Написати про видачу вкладиша від руки не можна.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставлять штамп розміром 10×25 мм з написом «Виданий вкладиш». Тут-таки зазначають серію і номер вкладиша. За кожної наступної його видачі знову ставлять штамп і зазначають серію і номер вкладиша (п. 3.2 Інструкції № 58). Ця норма не містить винятків.

Якщо Ви зазначите інформацію про виданий вкладиш від руки, а не за допомогою штампа, то порушите Інструкцію № 58, а отже — законодавство про працю. Підприємство заплатить штраф у розмірі мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП). Посадова особа, відповідальна за ведення трудових книжок працівників, — 510—1700 грн (ст. 41 КпАП).