Курс 15. Робота з паперовими трудовими книжками

Вітаємо, шановний слухачу!

Наше з Вами завдання на сьогодні — навчитися оформляти трудову книжку.

Почнемо з базової норми. Якщо працівник працевлаштовується вперше і бажає оформити трудову книжку, роботодавець зобов’язаний оформити цей документ (ч. 2 ст. 48 КЗпП). Працівники, яких приймаємо після 10.06.2021, самі зберігають свої трудові.

Щоб оформити трудову книжку, керуймося алгоритмом.

Крок 1. Визначаємо, коли оформити трудову.

Крок 2. Отримуємо від працівника паспорт.

Крок 3. Отримуємо в бухгалтерії або від працівника бланк трудової книжки.

Крок4. Направляємопрацівникадлясплативартості бланка, якщо видали його на підприємстві.

Крок 5. Фіксуємо серію та номер трудової книжки.

Крок 6. Обираємо ручку.

Крок 7. Зазначаємо відомості про працівника на титульному аркуші.

Крок 8. Вказуємо дату заповнення трудової книжки.

Крок 9. Отримуємо підпис працівника на титульному аркуші.

Крок 10. Підписуємотитульнийаркуш,засвідчуємопечаткою за наявності.

Крок 11. Вносимо запис про роботу.

Крок 12. Повертаємо трудову книжку працівнику.

Крок 13. Передаємо до бухгалтерії документи про сплату вартості бланка трудової книжки.

Давайте пройдемо всі кроки разом.

Крок 1. Визначаємо, коли оформити трудову

«Цінність дій полягає в їх своєчасності», — казав Лао-цзи. Оформлюйте трудову книжку працівнику не пізніше п’ятого дня після прийняття на роботу.

Нормативні акти по-різному визначають строк первісного оформлення трудової книжки. Інструкція скеровує робити це не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника (п. 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, далі — Інструкція № 58). Стаття 48 КЗпП говорить про дедлайн у п’ять днів.

Якщо норми суперечать, керуймося актом вищої юридичної сили. Тобто — КЗпП.

Крок 2. Отримуємо від працівника паспорт

Інструкція № 58 вимагає, аби особа, що працевлаштовується вперше, надавала:

1) паспорт;

2) диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку;

3) військовий квиток — якщо працівник проходив військову службу.

Однак КЗпП скеровує інакше. Наразі роботодавець на вимогу працівника зобов‘язаний вносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ч. 3 ст. 48 КЗпП). Ви вже знаєте з попереднього уроку, що записи про освіту, військову службу, які Інструкція № 58 вимагає вносити до трудової книжки перед записом про прийняття на роботу (п. 2.19 Інструкції № 58), тепер робити не потрібно. Тож Вам вистачить паспорта, щоб оформити трудову книжку.

Крок 3. Отримуємо в бухгалтерії бланк трудової книжки

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігають у бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видають за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок (п. 7.2 Інструкції № 58).

Роботодавець може купити бланк трудової книжки та вкладиша до неї в будь-якому зручному місці (лист Мінсоцполітики «Про надання роз’яснення» від 10.07.2019 № 806/0/204-19).

Крок 4. Направляємо працівника для сплати вартості бланка

Роботодавець стягує з працівника вартість бланка трудової книжки, коли виписує її вперше (п. 6.1

Інструкції № 58).

Направте працівника в касу бухгалтерії або надайте банківські реквізити для оплати, якщо трудову книжку оформили на бланку підприємства Оплату підтвердять прибутковий касовий ордер або банківська квитанція. Ці документи — підстава Вам списати з-під звіту бланк трудової книжки, отриманий у бухгалтерії.

ЯКщо працівник сам надав бланк трудової книжки, пропустіть цей крок і наступний.

Директор готовий безплатно оформлювати трудові книжки тим, хто працевлаштовується вперше? Передбачте це в колдоговорі.

Крок 5. Фіксуємо серію та номер трудової книжки

Зробіть відмітку про серію і номер бланка трудової книжки на прибутковому касовому ордері чи банківській квитанції.

Крок 6. Обираємо ручку

Вам знадобляться кулькова ручка чи ручка-перо. Колір чорнила — чорний, синій або фіолетовий (абз. 3 п. 2.4 Інструкції № 58).

Перш ніж робити запис у трудовій, перевірте на чернетці, як пише ручка і чи не тече. Ручка має добре писати на папері, з якого виготовлені сторінки трудових книжок, — не дряпати, залишати рівномірні й насичені лінії. Деякі ручки пишуть переривчасто. Записи доводиться наводити, через що вони мають неакуратний вигляд. А це суперечить Інструкції № 58 (абз. 3 п. 2.4):

Якщо обрали гелеву ручку, не закривайте трудову книжку одразу, як зробили запис: гелеві чорнила довше сохнуть. Однак, мають і перевагу: вони стійкі до світла та води.

Крок 7. Зазначаємо відомості про працівника на титульному аркуші

Спишіть із паспорта прізвище, ім’я та по батькові працівника, дату народження. Не замінюйте ім’я та по батькові ініціалами (п. 2.11 Інструкції № 58).

Формат дати народження — цифровий (05.07.2000) або літерно-цифровий (05 липня 2000 р.). Обидва варіанти прийнятні.

Сконцентруйтеся, щоб уникнути помилок. Вони занадто дорого коштуватимуть працівнику, коли доведеться оформлювати пенсію в ПФУ. Лише одна буква (Ярощук замість Ярошук) — і чоловік змушений був доводити в суді, що трудові книжки належать саме йому (рішення Ружинського районного суду Житомирської області від 28.03.2016 у справі № 291/265/16-ц).

Припустилися помилки — складіть акт про списання бланка трудової книжки. Форма акта — типова форма П-11, затверджена наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277.

Візьміть новий бланк. Завважте, платити за нього вдруге працівник не повинен, адже це Ваша помилка. Вартість бланка — за кошти роботодавця (п. 6.1 Інструкції № 58):

Крок 8. Вказуємо дату заповнення трудової книжки

Дата заповнення трудової книжки — трафаретний реквізит: «__» _________ 20___ р.

Вкажіть його. Наприклад:

Крок 9. Отримуємо підпис працівника на титульному аркуші

Працівник підписом засвідчує правильність внесених відомостей (п. 2.12, 3.1 Інструкції № 58).

Відсутність підпису власника трудової книжки — порушення законодавства про працю, що спричиняє штраф 510—1700 грн (постанова Ворошиловського районного суду м. Донецька від 16.02.2011 у справі № 3-471/11).

Крок 10. Підписуємо титульний аркуш, засвідчуємо печаткою

Першу сторінку трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, відтак проставляє відбиток печатки підприємства (п. 2.12 Інструкції № 58).

Що вказати на титульній сторінці трудової — своє прізвище чи підпис? Таке запитання часто ставлять Ваші колеги.

Укажіть розбірливо прізвище.

Інструкція скеровує, що відповідальна особа підписує титульний аркуш трудової книжки (п. 2.12 Інструкції № 58).

Бланк трудової книжки передбачає проставлення підпису відповідальної особи розбірливо (постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 № 301).

Підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис, власне ім’я і прізвище (п. 5.22 Національного стандарту України ДСТУ 4163-2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»). Але у випадку із титульним аркушем трудової книжки йдеться про те, що проставляємо тільки прізвище. На це є щонайменше чотири причини:

• на титульному аркуші бракує місця для всіх складових реквізиту «Підпис»;
• для трудової книжки як документа значущою є інформація про працівника;
• бланк не передбачив особистого підпису особи, відповідальної за видачу трудових книжок. Натомість підпис має бути розбірливим;
• особистий підпис не дає змоги встановити, хто виписав трудову книжку.

Зразок оформлення титульного аркуша трудової книжки — у Додатку 1.

Трудова книжка є дійсною навіть без печатки. Відбитка на титульному аркуші може й не бути, якщо підприємство відмовилось від використання печаток. Суб’єкт господарювання має право, але не зобов’язаний, використовувати печатки. Відсутність відбитка печатки на документі не створює юридичних наслідків (ст. 58-1 ГК).

Крок 11. Вносимо запис про роботу

Внесіть запис про прийняття. Як це зробити, Ви вже відпрацювали! Нагадаємо, що записи про навчання та службу в ЗСУ вносити не потрібно.

Крок 12. Повертаємо трудову книжку працівнику

Працівники, яких приймаємо після 10.06.2021, самі зберігають трудові книжки (ст. 48 КЗпП). Тож після того, як зробили запис про прийняття на роботу, поверніть трудову книжку працівнику. Фіксувати її у Книзі обліку руху трудових книжок не треба. У Книзі мають бути записи лише про трудові книжки, які прийняли від працівників до 10.06.2021.

Крок 13. Передаємо до бухгалтерії документи про сплату вартості бланка

Відповідальний за ведення трудових книжок щомісяця подає в бухгалтерію звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них та про суми, одержані за заповнення трудової книжки. Додайте до звіту прибуткові касові ордери чи банківські квитанції. Інструкція скеровує робити це по закінченні місяця (п. 7.2 Інструкції № 58).

Зберігайте документи про сплату вартості бланка, допоки не передали їх до бухгалтерії. Лайфхак: прикріпіть до внутрішньої сторони обкладинки Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них конверт. Зберігайте в ньому касові ордери чи квитанції.

Порада насамкінець

Будьте уважні, коли оформлюєте трудову вперше. Оберіть час, коли Вас не потурбують колеги. Ніщо не має відволікати від процесу. Звіряйте свої дії з пропонованим алгоритмом. Перевіряйте себе. Як писав Гете: «Недостатньо тільки отримати знання; їх треба застосувати. Недостатньо тільки бажати; треба діяти».

Практикум

Перевірте себе за інтерактивним тестом «Працівник працевлаштовується вперше». Обирайте варіант, який уважаєте правильним.