Курс 16. Аудит трудових книжок перед скануванням

Вітаємо Вас, шановний слухачу! Давайте розпочнемо аудит паперових трудових книжок разом з експертами Школи. 

1. Перевіряємо, чи всі трудові на місці

Перший обов’язковий крок — перевіримо, чи збігається кількість трудових у сейфі з кількістю працівників.

Насамперед визначте, чи всі трудові книжки наявні. Для цього зіставте кількість основних працівників і кількість трудових книжок у сейфі або вогнетривкій шафі. Не нехтуйте перевіркою, навіть якщо працюєте на підприємстві давно і попередній кадровик передав Вам усі трудові книжки за актом. 

Щоб швидко перевірити, роздрукуйте з кадрової програми список працівників. Не забудьте виключити зі списку зовнішніх сумісників та працівників, яких прийняли на роботу після 10.06.2021. Їхніх трудових книжок у Вас не повинно бути. Відтак дістаньте трудові й викресліть зі списку прізвища тих працівників, чиї трудові книжки є у відділі кадрів. 

Якщо все добре, переходьте до наступного уроку. Якщо виявили, що трудової немає, дійте за настановами, що знайдете далі в уроці.

2. Оформлюємо нестачу трудової за алгоритмом

Не панікуймо! З’ясуйте в працівника, чи не видавали йому трудову книжку та не зафіксували цей факт. 

Якщо працівник не брав трудової, складіть акт (див. Додаток 1) та напишіть доповідну записку на ім’я директора (див. Додаток 2). Укажіть, за яких обставин виявили, що трудової немає. 

Відтак письмово повідомте працівника, що втратили його трудову книжку (див. Додаток 3). Документ втрачено на підприємстві після того, як уклали з працівником трудовий договір. Тож оформте дублікат. 

Роз’ясніть працівнику, що до дубліката маєте внести інформацію про трудову діяльність, яка передувала роботі на Вашому підприємстві та яка підтверджена документами (п. 5.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58). Такими документами можуть бути засвідчені у встановленому порядку: 

• довідки про роботу в інших організаціях;
• копії наказів/розпоряджень про прийняття, переведення, звільнення з попередніх місць роботи;
• дипломи/свідоцтва;
• довідки про періоди отримання допомоги по безробіттю, трудові договори про роботу у фізосіб тощо.

На підприємство з іншого регіону працівник може звернутися письмово. Інформацію про місцезнаходження юрособи або адресу фізособи-підприємця знайдіть у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. Якщо в реєстрі є контактний телефон попереднього роботодавця, зателефонуйте колезі. Запитайте, чи можна надіслати запит електронною поштою та попросіть підготувати довідку, поки поштою надійде заява від працівника. Так пришвидшите оформлення дубліката. 

Коли отримаєте всі довідки про роботу, оформте дублікат. 

Експерти Школи полегшили Вам роботу й підготували алгоритм: дотримуйте цього порядку дій, якщо трудову книжку працівника не змогли знайти.

А що буде, якщо не звірити кількість трудових? Ризикнете і не звірите кількість працівників та трудових — зіткнетеся з проблемою, коли працівник попросить копію трудової книжки, а Ви не знайдете її в сейфі. Інспектор праці вкаже на порушення, що спричиняють штрафи: 

• на підприємство — 1 МЗП, тобто 6000 грн (ст. 265 КЗпП);
• на винну посадову особу — 30—100 нмдг, тобто 510—1700 грн (ст. 41 КпАП).

Працівник зможе вимагати через суд компенсацію.

Аналогічна проблема виникне, якщо працівник вирішить забрати трудову з відділу кадрів, коли перейдемо на електронні трудові книжки. У цьому випадку доведеться екстрено оформляти дублікат.