Курс 16. Аудит трудових книжок перед скануванням

Вітаємо Вас, шановний слухачу!

Сьогодні Ви починаєте курс Вищої школи кадровика про роботу з електронними трудовими книжками та електронними листками непрацездатності. Уже після перших уроків Ви зможете провести повний аудит паперових трудових книжок, а відтак оцифрувати їх, передати сканкопії до Пенсійного фонду. Засвоїте, як працювати з електронними лікарняними. 

За цим курсом Ви зможете перевірити, чи все добре в трудових, що плануєте сканувати. Пенсійний фонд не прийме трудову з хибними записами. Знайшли помилку? Не біда. Експерти Школи підкажуть, як виправити. 

Одне із завдань курсу — навчитися розв’язувати нештатні ситуації. Е-трудові та е-лікарняні — нові елементи кадрової практики, тож форс-мажори траплятимуться. За уроками Школи впораєтеся із усіма. 

Легкого Вам та результативного навчання! 

1. З’ясуйте, що таке електронна трудова книжка

Електронна трудова книжка — це відомості про трудову діяльність, що зберігаються в персональній обліковій картці застрахованої особи у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Реєстр веде Пенсійний фонд.

Протягом п’яти років до 2026 року кадровики скануватимуть паперові трудові книжки, передаватимуть сканкопії до ПФУ. Фахівці ПФУ вноситимуть відомості зі сканкопій до Реєстру. Інформацію з Реєстру Ви зможете використовувати, коли прийматимете працівника на роботу, рахуватимете страховий стаж.

Е-трудова інформативніша за паперову. Про що зможете дізнатися з електронної трудової книжки в Реєстрі? Наочно — у таблиці.

2. Ознайомтеся з нормативною базою для старту електронних трудових книжок

1. Базовий документ, на який спирайтеся в роботі, — постанова КМУ «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 27.11.2019 № 1084 (далі — Постанова № 1084).

2. Закон про електронні трудові

Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX (далі — Закон) дав повноцінний старт переходу на електронні трудові книжки.

Чи відчули Ви очікуване полегшення? Так, але не на 100%. Трудові книжки відскануєте і видасте працівникам під підпис, але на це законодавці відвели п’ять років. Ба більше, працівник має право принести трудову, щоб Ви зробили запис про роботу, нагородження чи заохочення. Тож паперова трудова так і залишилась в кадровій практиці, хоча клопоту зі зберіганням та обліком поменшало.

Закон набув чинності 10.06.2021. З трудовими книжками працівників, що приймаємо після цієї дати, працюємо по-новому. ПФУ постановою Правління від 12.03.2021 № 11-1 затвердив Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі. Однак перед тим, як передавати сканкопії трудових книжок на веб-портал ПФУ, проведіть аудит трудових книжок, що зберігаєте на підприємстві. Дотримуйте рекомендацій із цієї програми Школи — і все встигнете.

3. Підготуйтеся до переходу на електронні трудові

Проведіть аудит трудових книжок. Перевірте, чи не бракує трудових. Виправте помилки. 

Як це зробити — опануєте на уроках Школи. А спиратимемося на такі нормативні акти: 

• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58;
• Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.1993 № 637;
• Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», затверджений постановою правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1.

Вітаємо, Ви чудово попрацювали! Ще один урок позаду. Ви засвоїли нормативні підстави переходу на електронні трудові. Продовжуємо навчатися!