Курс 16. Аудит трудових книжок перед скануванням

Вітаємо, шановний слухачу! Давайте перевіримо:

• чи відповідає ПІБ та дата народження у трудовій книжці паспортним даним;

• чи внесли записи про зміну ПІБ.

Перш ніж перевіряти титульні аркуші трудових книжок працівників, радимо — підготуйте таблицю. У таблицю вносьте інформацію про результати аудиту. Надалі таблиця допоможе: 

• оперативно отримати інформацію про порушення при заповненні трудової книжки працівника;

• проконтролювати, чи виправили порушення. 

Пропонуємо зразок таблиці, який розробили експерти Школи.

1. Перевіряємо титульний аркуш

Давайте визначимо, на що звернути увагу в першу чергу.

Звірте інформацію про ПІБ та дату народження з паспортом

Відомості про працівника записують на першій сторінці — титульному аркуші трудової книжки. На підставі паспорта вказують: 

• прізвище, ім’я та по батькові — повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
• дату народження.

Так скеровує пункт 2.11 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцполітики від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58). 

Перевірте, чи відповідає прізвище, ім’я, по батькові та дата народження в паспорті працівника інформації на титульному аркуші трудової книжки. 

Додатково перегляньте, чи є на титульному аркуші:

• підпис власника трудової книжки, яким він завірив, що відомості внесли правильно;
• підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок, а також печатка підприємства, на якому вперше заповнили трудову книжку (допускається і печатка відділу кадрів цього підприємства).

Цього вимагає пункт 2.12 Інструкції № 58. 

Перевірте записи про зміну прізвища, імені та по батькові

У трудових книжках записи про зміну прізвища, імені, по батькові і дати народження виконує власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи. Підстава — документи, що підтверджують означені зміни: 

• паспорт;
• свідоцтво про народження;
• свідоцтво про шлюб;
• рішення суду про розірвання шлюбу;
• постанова державного органу реєстрації актів цивільного стану про розірвання шлюбу;
• свідоцтво про зміну прізвища, імені чи по батькові тощо.

Зміни вносять на першій сторінці/титульному аркуші трудової книжки:

• однією рискою закреслюють, наприклад, колишнє прізвище і записують нове прізвище;
• на внутрішньому боці обкладинки вказують інформацію про документ-підставу для внесеного запису з його реквізитами;
• запис завіряють підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Підстава — пункт 2.13 Інструкції № 58. 

Перевірте, чи правильно внесли на Вашому підприємстві записи про зміну прізвища працівників. На допомогу — зразок.

Перевірте:

• чи не забули внести запис про зміну прізвища, імені та по батькові під час роботи працівника на підприємстві;
• чи збігається кількість змін прізвищ працівника з кількістю внесеної інформації на внутрішньому боці обкладинки. Тобто чи кожну зміну прізвища підтвердили посиланням на документ.

Інформацію про результати аудиту зазначте у Вашій таблиці.

2. Правильно виправляємо хиби 

Перевірили всі трудові книжки та виявили помилки? Час виправити порушення. Як діяти в кожній ситуації, підкаже Таблиця, що склали для Вас експерти Школи.

Що робити, якщо титул трудової оформлений за часів СРСР тільки російською

Розповідає Ваша колега:  «Під часу аудиту перед скануванням виявила дві трудові книжки, титульні сторінки яких оформлені за часів Радянського Союзу (одна - 1974 рік; інша - 1983 рік). Титульні сторінки оформлені російською мовою. Бланк трудової книжки має титульну сторінку також російською мовою. Розумію, що трудові мають бути оформлені українською. Вагаюся, чи виправляти таку помилку, і як виправляти?».

Якщо під час аудиту зіткнулися з такою самою ситуацією, як у Вашої колеги, не хвилюйтеся. Це не порушення.

Бланижки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають (п. 1 Постанови № 301).

До 1993 рокунк трудової книжки, який наразі є чинним, КМУ затвердив постановою від 27.04.1993 № 301 (далі — Постанова № 301).

Трудові к був чинним бланк трудової книжки, затверджений Постановою РМ СРСР, ВЦСПС «Про трудові книжки робітників і службовців» від 06.09.1973 № 656 (далі — Постанова № 656).

Титульний аркуш бланку трудової книжки, затвердженого Постановою № 656, був на російській мові — офіційній мові СРСР. Постанова № 656 допускала також паралельне заповнення трудової книжки на мові союзної, автономної республіки, автономної області, автономного округа (п. 13 Постанови № 656).

Тому трудові книжки, оформлені російською мовою до квітня 1993 року, відповідають нормам законодавства. Замінювати їх на трудові книжки зразка 1993 року не потрібно.

Як роз’яснити працівнику порядок звернення до суду

Давайте розглянемо докладніше історію з помилкою в даті народження, що внесли на підприємстві, яке ліквідоване.

Ваша організація, де наразі працює працівник, не має права внести зміни. Якщо Пенсійний фонд України не прийме скан трудової, порадьте працівникові звернутися до суду із заявою про встановлення факту належності йому трудової книжки.

Чому так?

Пункт 2.11 Інструкції № 58 скеровує: відомості про працівника записують на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дату народження вказують на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Якщо неправильно первинно заповнили трудову книжку або вкладиш до неї, бланк трудової книжки вважається зіпсованим (ч. 2 п. 6.1 Інструкції № 58). На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складають акт на списання за формою, затвердженою наказом Мінстату від 27.10.1995 № 227 (ч. 2 п. 7.2 Інструкції № 58), а працівникові оформлюють нову трудову книжку, на іншому бланку.

Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження, вносять на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) та з посиланням на номер і дату цих документів за останнім місцем роботи (п. 2.13 Інструкції № 58).

Зміни вносять на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дата народження, і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки, які завіряють підписом керівника підприємства (уповноваженої ним особи) і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Однак ідеться виключно про внесення записів про зміну, а не виправлення неправильних записів про прізвище, ім’я, по батькові та дату народження працівника.

За таких умов маємо ситуацію, у якій роботодавець не може внести виправлення до трудової книжки працівника, а ПФУ має підстави відмовити приймати скан чи навіть призначити пенсію, оскільки факт належності трудової книжки працівнику є неочевидним.

Порадьте працівнику звернутися до суду із заявою про встановлення факту належності правовстановлюючого документу (трудової книжки).

Так, відповідно до пункту 6 частини першої статті 315 Цивільного процесуального кодексу України (далі — ЦПК) суд розглядає справи про встановлення факту належності правовстановлюючих документів особі, прізвище, ім’я, по батькові, місце і час народження якої, що зазначені в документі, не збігаються з ім’ям, по батькові, прізвищем, місцем і часом народження цієї особи, зазначеними у свідоцтві про народження або в паспорті. Заява фізичної особи про встановлення факту, що має юридичне значення, подається до суду за місцем її проживання (ст. 316 ЦПК ).