Курс 16. Аудит трудових книжок перед скануванням

Вітаємо, шановний слухачу! Це останній урок курсу, тож запасайтеся натхненням! Які хиби не можна виправляти, а які, навпаки, потрібно — зараз розберемося. До справи!

Визначаємо, що зробити, якщо в розділах про нагородження та заохочення є закреслення чи помилкові записи про роботу

Не можна закреслювати записи в розділах «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення» (п. 2.10 Інструкції № 58).

Часта помилка кадровиків — у ці розділи випадково вносять записи про роботу. Коли виявляють помилку, закреслюють назву розділу та від руки зазначать «Відомості про роботу».

Чи варто виправляти таку помилку, залежить від того, хто її зробив. Якщо такий запис внесли на Вашому підприємстві, доцільно виправити:

• скасуйте записи про роботу, що внесли до розділу «Відомості про нагородження». У графі 3 вкажіть «Запис за №… внесений помилково»;
• оформте вкладиш у трудову книжку, в якому продублюйте записи про роботу.

Чому варто виправити? Інспектор праці вкаже на порушення законодавства про працю, а саме Інструкції № 58.

Відповідальність за порушення:

• роботодавцю — штрафна санкція у розмірі мінімальної зарплати (ст. 265 КЗпП);
• посадовій особі, відповідальній за трудові книжки, — адміністративна відповідальність (ст. 41 КпАП).

Якщо ж запис про роботу внесли до розділу «Відомості про нагородження» на попередньому місці роботи, не виправляйте такої помилки. Передайте сканкопію трудової книжки до ПФУ. Якщо в ПФУ її не приймуть, повідомте працівника про проблему і запропонуйте звернутися до роботодавця, який припустився помилки, аби він її виправив.

Фіксуємо, як вчинити, якщо записи в розділах про нагородження та заохочення не засвідчені підписом та печаткою

Відомості про нагородження та заохочення завіряють печаткою (п. 2.4 Інструкції № 58).

Записів у розділах «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення» не достатньо для призначення пенсії за особливі заслуги перед Україною, у т. ч. трудові (Закон України «Про пенсії за особливі заслуги перед Україною» від 01.06.2000 № 1767-III). Щоб призначили таку пенсію, до ПФУ надають документи, що підтверджують особливі заслуги перед Україною (пп. 13 п. 2.6 Порядку, затвердженого постановою Правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1).

Особи, відзначені почесним званням України, мають надати до ПФУ копію Указу Президента України про присвоєння почесного звання.

Тож якщо попередні роботодавці не завірили печаткою записи про нагородження та заохочення, не варто відправляти працівника до них, щоб виправити порушення.