Курс 16. Аудит трудових книжок перед скануванням

Вітаємо, шановний слухачу! Давайте перевіримо:

• виправлення та закреслення;

• «незакриті» записи про звільнення.

Для початку згадаємо базові настанови. 

Інструкція № 58 встановлює загальні правила виправлення неточних або неправильних записів. Так, виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження, заохочення тощо мають повністю відповідати оригіналу наказу (розпорядження). У разі втрати наказу (розпорядження) або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюють на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення внесених раніше записів (п. 2.9 Інструкції № 58).

Якщо необхідно змінити запис відомостей про роботу, після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишуть:

Відтак у графі 4 повторюють дату й номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з/щодо якого внесено неправильно (п. 2.10 Інструкції № 58).

Фіксуємо, що зробити, якщо в трудовій є виправлення коректором чи закреслення

У розділі «Відомості про роботу» трудової книжки/вкладиша заборонено закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи. Підстава — пункт 2.10 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58). 

Виявили під час аудиту трудові книжки з виправленнями, наприклад, коректором чи закресленнями? Виправте порушення перед тим, як сканувати. 

Виправляє помилку роботодавець, який її припустився. Роботодавець за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику необхідну допомогу в цьому (п. 2.6 Інструкції № 58). 

Як виправити помилку, регламентує пункт 2.10 Інструкції № 58. Якщо треба внести зміни або визнати недійсним запис, наприклад, про прийняття, переведення, звільнення чи підставу звільнення, зробіть новий запис за таким принципом: 

Визначаємо, як вчинити, якщо виявили запис, внесений у чужу трудову

Ви можете стикнутися з ситуацією, коли потрібно не змінити запис, а просто видалити його. Наприклад, внесли запис не в ту трудову. У цьому разі скасуйте неправильний запис за такою ж схемою, але в графі 3 вкажіть: «Запис за № … внесений помилково». Графу 4 не заповнюйте. 

Отже, якщо помилки припустилися на Вашому підприємстві, виправте запис за наведеним вище правилом. 

Після помилкового запису внесли вже декілька правильних записів? Не скасовуйте їх. Після останнього запису вкажіть наступний номер та виправте або скасуйте лише неправильний запис. 

Якщо помилилися на попередньому місці роботи, повідомте працівника про виявлену проблему та запропонуйте звернутися до роботодавця, що припустився помилки, або до його правонаступника та взяти довідку про роботу. Коли передаватимете сканкопію трудової книжки, передайте додатково сканкопію довідки. 

Якщо підприємство ліквідоване, працівник може звернутися до місцевого трудового архіву, щоб отримати архівну довідку про роботу. 

Перевіряємо, що зробити, якщо відсутні записи про звільнення з попередніх місць роботи

До 10.06.2021 особа, яка працевлаштовувалась, зобов’язана була подавати роботодавцю трудову книжку, оформлену в установленому порядку (ч. 2 ст. 24 КЗпП в редакції до 10.06.2021, п. 1.3 Інструкції № 58). Наразі при працевлаштуванні подають трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ч. 2 ст. 24 КЗпП в редакції з 10.06.2021).

Часто працівник кадрової служби перевіряв, чи є запис про звільнення з останнього місця роботи, і не звертав уваги на «незакриті» записи про роботу раніше. Така помилка не заважала йому внести запис про прийняття на роботу. Але інспектор праці під час перевірки побачить цей недолік.

Ви отримаєте лише зауваження, адже до відповідальності можуть притягнути тільки особу, що скоїла порушення. Однак якщо передасте таку сканкопію ПФУ, її не приймуть. Тому якщо під час аудиту виявите таку помилку, повідомте про неї працівнику та запропонуйте звернутися: 

• до колишнього роботодавця або його правонаступника, щоб отримати довідку про роботу з датами прийняття, переведення та звільнення та реквізитами наказів;
• місцевого трудового архіву, якщо підприємство ліквідоване, щоб отримати архівну довідку про роботу.

Визначаємо, що зробити, якщо виявили помилку в нумерації записів про роботу, допущену на попередніх місцях роботи

Не робіть нічого. 

Призначення трудової книжки — систематизоване зберігання інформації про роботу, переведення, звільнення, нагородження і заохочення, відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції. Тобто йдеться про збирання і накопичення інформації, яка може мати цінність при подальшому працевлаштуванні або є важливою для призначення пенсії.

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконує роботодавець, що зробив відповідний запис (п. 2.6 Інструкції № 58).

Роботодавець за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику необхідну допомогу.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається (п. 2.10 Інструкції № 58).

Таким чином, Інструкція № 58 не передбачає можливості виправити порядковий номер запису. І це не упущення законотворця — виправляти порядкові номери записів не тільки не потрібно, але й не рекомендується:

• по-перше, порядковий номер не несе інформації про трудову діяльність і не має жодного значення ані при визначенні досвіду роботи, ані при підрахунку страхового стажу тощо;
• по-друге, якщо трудова книжка містить зміни в записі відомостей про роботу («Запис за № __ недійсний…») або потреба у зміні запису виникне в майбутньому, то виправлення скоріш нашкодить, аніж допоможе.

Отже, з огляду на незначущість помилки в нумерації записів, не виправляйте нумерацію, це недоцільно і не передбачено Інструкцією № 58.

Фіксуємо, як вчинити, якщо виявили пропущені сторінки

Ситуація, що трапляється: кадровик пропустив сторінки, через що запис починається, приміром, на другій сторінці, а закінчується на п’ятій (третя і четверта сторінка залишились незаповненими). Як виправити помилки? Давайте опануємо.

Нормативні акти не скеровують, як вчинити, якщо є пропущені сторінки. Тому керуймося загальними правилами для виправлень, логікою і здоровим глуздом, а також дотримуймо принципів збереження інформативності записів та, за можливості, хронології фіксації подій.

Пропонуємо такий варіант розв’язання проблеми. На нижньому полі другої сторінки трудової книжки робимо запис: продовження на сторінці 5. Далі продовжуємо записи у трудовій книжці на п’ятій сторінці. Сторінки 3 і 4 залишимо незаповненими.

Не скріплюйте пропущені сторінки за допомогою скріпки чи степлера, щоб не пошкодити документ.

Увага: не можна склеювати пропущені сторінки у трудовій книжці.

Із цим уроком Ви впоралися, крокуємо далі! Давайте перевіримо записи про право на пільгову пенсію і навчимося виправляти помилки. Переходимо до наступного уроку!