Курс 2. Зменшення кількості працівників шляхом скорочення
3. Як повідомляти про скорочення працівників на робочих місцях, у відпустках чи на лікарняному
1. Підготуйте наказ про попередження працівників про звільнення
Підстава для наказу — протокол комісії.
Чому не можна обмежитися протоколом? Комісія — це тимчасовий дорадчий орган. Рішення комісії, оформлене протоколом, не є обов’язковим для виконання. Керівник ознайомлюється з ним, а якщо згоден з рішенням, видає наказ.
Якщо скорочення масове, повідомте службу зайнятості — подайте звіт 4-ПН (ст. 49-2 КЗпП).
2. Персонально попередьте працівників про звільнення, запропонуйте переведення на іншу роботу
Попереджайте кожного персонально щонайпізніше за два місяці до дати звільнення (ст. 49-2 КЗпП). Зазначте, що, у разі збігу тимчасової непрацездатності з датою звільнення, працівника звільнять одразу після одужання.
Складайте письмові повідомлення у двох примірниках. Попросіть працівника засвідчити дату і факт отримання повідомлення підписом на другому примірнику. Цей примірник зберігайте у відділі кадрів. Документ підтвердить, що роботодавець дотримав вимоги законодавства про працю.
Якщо є інша робота, яку можете запропонувати, вкажіть про це в повідомленні. Роботодавець зобов’язаний одночасно з попередженням про вивільнення запропонувати працівнику іншу роботу на підприємстві — звісно, якщо така робота є (ч. 3 ст. 49-2 КЗпП).
Найперше пропонуйте роботу за відповідною спеціальністю, а якщо такої роботи немає — іншу роботу, яку працівник може виконувати з огляду на стан здоров’я. Пропонуйте не лише роботу, що відповідає кваліфікації працівника, а й роботу нижчої кваліфікації або з нижчим рівнем оплати праці.
Миттєво оцінити запропоновану роботу працівник не зможе. Тому на повідомленні передбачте лише місце для письмового підтвердження, що працівнику вручили повідомлення. Якщо працівник відмовиться від переведення, відмітку про це можна зробити після спливу строку, визначеного у повідомленні. Наприклад, на примірнику, що зберігається у кадровій службі, працівник зазначить: «від запропонованих вакансій відмовляюсь» або просто «відмовляюсь», «не згоден».
У разі трудового спору суд з’ясує, які є докази того, що працівник відмовився від переведення на іншу роботу (п. 19 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9 (далі — Постанова № 9).
Якщо працівник відмовляється зробити відмітку про вручення йому повідомлення, не надає підтверджень ані щодо бажання бути переведеним на запропоновану посаду, ані щодо відмови від переведення, складіть про це акт.
Якщо на момент направлення повідомлення роботодавець не може запропонувати іншу роботу, зазначте у повідомленні, що звільнення обумовлено неможливістю переведення працівника на іншу роботу у зв’язку з її відсутністю.
Із пропозицією про переведення роботодавець має звертатися до працівника не лише при попередженні про наступне звільнення, але й протягом усього строку попередження, якщо робота з’явиться. Невиконання цього правила може стати свідченням того, що роботодавець виконував свої обов’язки неналежним чином.
З наступного після попередження дня починається перебіг двомісячного строку, встановленого статтею 49-2 КЗпП.
Яку роботу повинен запропонувати роботодавець при скороченні? Роботодавець належно виконав вимоги частини 2 статті 40 та частини 3 статті 49-2 КЗпП щодо працевлаштування працівника, посада якого скорочується, якщо запропонував йому наявну на підприємстві роботу. Йдеться про вакантну посаду чи роботу за відповідною професією чи спеціальністю, чи про іншу вакантну роботу, яку працівник може виконувати з огляду на його освіту, кваліфікацію, досвід тощо. Роботодавець зобов’язаний запропонувати всі наявні на підприємстві вакансії, що відповідають означеним вимогам, незалежно від того, в якому структурному підрозділі працював працівник.
Роботодавець зобов’язаний працевлаштувати працівника з дня попередження про скорочення до дня розірвання трудового договору. Тому роботодавець виконав обов’язок, якщо запропонував всі вакантні посади (іншу роботу), які з’явилися на підприємстві з дня попередження про вивільнення й існували на день звільнення. Це випливає зі змісту частини 3 статті 49-2 КЗпП.
Такі висновки виклав Верховний Суд України в постановах від 01.04.2015 № 6-40цс15, від 01.07.2015 № 6-491цс15. Ці висновки зобов’язані застосовувати загальні суди в силу вимог статті 360-7 ЦПК (у редакції, чинній до 15.12.2017).
На аналогічну позицію натрапляємо і в постанові Запорізького Апеляційного суду від 24.04.2019 № 331/8965/15-ц.
Якщо є декретне місце, що можете запропонувати скорочуваному працівнику, пропонуйте.
Одночасно з попередженням про звільнення роботодавець має запропонувати працівнику іншу роботу, а не лише — вакантну (вільну) посаду чи іншу постійну роботу. Тобто працівнику можна пропонувати роботу і за строковим трудовим договором, зокрема, для заміщення тимчасово відсутнього працівника.
Погодившись на пропозицію роботодавця працювати надалі за строковим трудовим договором, працівник ризикує. Наприклад, жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною, може припинити відпустку і достроково стати до роботи. У такому разі працівник, що погодився під час скорочення перевестись на її посаду, при звільненні не матиме права на вихідну допомогу. Тому що його звільнять у зв’язку із закінченням строку трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП).
Одночасно з пропозицією продовжити роботу за строковим трудовим договором роботодавець має роз’яснити працівнику можливі негативні наслідки.
Якщо є робота на умовах неповного робочого часу, що можете запропонувати скорочуваному, пропонуйте.
Законодавство не визначає, що пропонувати потрібно тільки роботу на умовах повної зайнятості. Тож, якщо у штатному розписі є посада, робота на якій передбачає виконання трудової функції на умовах неповного робочого часу (наприклад 0,5 штатної одиниці), роботодавець зобов’язаний пропонувати переведення. Не має значення буде така робота постійною чи тимчасовою.
Як попередити про заплановане скорочення працівника, який хворіє чи перебуває у відпустці
Оптимально — вручити повідомлення працівнику особисто. Якщо це неможливо, відправте рекомендованим листом з описом вкладення та відміткою «Вручити особисто». Якщо на підприємстві запровадили електронний документообіг, ознайомте за допомогою електронних комунікацій.
Попереджайте працівника про наступне вивільнення за пунктом 1 статті 40 КЗпП щонайпізніше за два місяці (ст. 49-2 КЗпП). Законодавство не виключає з двомісячного строку попередження час перебування працівника у відпустці або період тимчасової непрацездатності (абзац шостий п. 19 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9 ).
Закон не забороняє попереджати про наступне вивільнення у період, коли працівник відсутній на роботі. Виняток — якщо працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до трьох чи шести років.
Попросіть працівника приїхати на роботу. Якщо він не може приїхати, відвідайте вдома. Візьміть із собою двох колег, оптимально — представника профкому чи Ради трудового колективу. Найкраще відвідувати вдома ввечері. Це збільшить шанси застати працівника вдома.
Підготуйте два примірники повідомлення, адже попереджати про наступне вивільнення письмово — пряма вимога закону.
Попросіть працівника засвідчити підписом на другому примірнику, що він отримав повідомлення, вказати дату. З наступного після попередження дня починається перебіг двомісячного строку, встановленого статтею 49-2 КЗпП. Примірник із підписом зберігайте у кадровій службі.
Якщо працівник відмовляється ознайомитися з повідомленням, зачитайте вголос. Складіть акт, попросіть колег, що присутні, розписатися в акті.
Якщо працівника немає ані за відомим місцем проживання, ані за адресою реєстрації і раніше не узгодили з працівником альтернативні способи комунікації, надішліть на всі відомі адреси рекомендовані листи з повідомленням про наступне вивільнення — з описом вкладення та відміткою «Вручити особисто». За такої відмітки поштар зобов’язаний вручити листа тільки адресату. За відсутності такої відмітки поштар може вручити рекомендований лист члену родини адресата, що надав документ на підтвердження родинного зв’язку.
Якщо працівник власноруч отримав лист і поставив підпис у повідомленні про вручення, відраховуйте двомісячний строк попередження з наступного дня після дати, коли працівник отримав лист.
Зважайте, що підпис у повідомленні про вручення підтверджує лише те, що працівник отримав повідомлення. Якщо в повідомленні ви пропонуєте вакансію та строк, в який працівник має повідомити про згоду на переведення чи відмову від нього, відстежуйте цей строк. Коли строк для оцінки пропозиції спливе, попросіть працівника поставити відмітку про згоду чи відмову від переведення на вашому примірнику повідомлення, що зберігається у відділ кадрів.
Якщо поштар не зміг вручити лист працівнику і він повернувся на підприємство, ви зробили все, що могли. Дочекайтеся, коли працівник стане до роботи після відпустки чи тимчасової непрацездатності. За потреби скоригуйте дату звільнення, що вказана в повідомленні, так, щоб витримати двомісячний строк, передбачений статтею 49-2 КЗпП. Вручіть повідомлення особисто — так само при свідках.
Повідомити про скорочення можна і засобами електронного зв’язку.
КЗпП дозволяє ознайомлювати працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов'язків, використовуючи засобів електронних комунікаційних мереж. Умова — такий метод комунікації визначений у трудовому договорі, працівник підтверджує факт ознайомлення, накладаючи удосконалений електронний підпис або кваліфікований електронний підпис.
Якщо з працівником уклали письмовий трудовий договір, в якому передбачили альтернативні способи ознайомлення працівника, можете скористатись таким способом ознайомити з повідомленням (ч. 3 ст. 29 КЗпП).
Під час воєнного стану підприємство, яке перебуває у зоні активних бойових дій, порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів визначає самостійно (ч. 1 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX). Т
У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (ч. 2 ст. 7 Закону № 2136).
Тому якщо працівник і роботодавець письмово домовилися про способи комунікації, наприклад, електронною поштою, вайбером чи телеграм, роботодавець може повідомити працівника про звільнення у такий спосіб.
3. Якщо скорочення масове, повідомте про це службу зайнятості
Роботодавці зобов’язані подавати до центру зайнятості інформацію про заплановане масове вивільнення працівників у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці, у т. ч. ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням організацій, скороченням чисельності або штату працівників організації незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання за два місяці до вивільнення (п. 3 ст. 50 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI; далі — Закон № 5067).
При цьому, масовим вивільненням з ініціативи роботодавця (крім випадку ліквідації юридичної особи) є одноразове або протягом:
1) одного місяця:
- вивільнення 10 і більше працівників в організації з чисельністю від 20 до 100 працівників;
- вивільнення 10 і більше відсотків працівників в організації з чисельністю від 101 до 300 працівників;
2) трьох місяців — вивільнення 20 і більше відсотків працівників в організації незалежно від чисельності працівників (п. 1 ст. 48 Закону № 5067).
Форму звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» та Порядок її подання затверджені наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 № 317.
Звіт за формою № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» подавайте не пізніше ніж за два місяці до вивільнення працівників. Подавайте звіт до територіального органу Державної служби зайнятості України у місті Києві, районі, місті, районі у місті за місцем реєстрації вашого підприємства як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (п. 3 Порядку подання форми звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці»).
Якщо не подати звіт чи порушити строки подання, штраф — 4 МЗП (п. 6 ст. 53 Закону № 5067).