Курс 1. Обов'язкові вимоги до документації та чисельності кадрової служби

Документи, що мають бути в кадровій службі, — знайдете у Таблиці. Ця Таблиця — чекліст. Поставте галочку у стовпчику «Є». Стовпчики, які залишаться порожніми, —  проблемні зони, які потребують уваги.

Документи, що є в Таблиці, зажадають перевіряльники — інспектор праці, представники територіального центру комплектування та соціальної підтримки, посадовці, що перевіряють захист персональних даних.

Таблиця стане у пригоді, коли складатимете номенклатуру справ, готуватиметеся до інспекційного відвідування з праці чи перевірки іншим органом контролю.

Деякі документи ведуть на пряму законодавчу вимогу. Приклад — ПВТР чи графік відпусток. Необхідність вести інші документи визначена опосередковано. Наприклад, Положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів затверджують, щоб дотримати багатьох вимог Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI.

Як скласти Річний план роботи відділу кадрів

Планування — ключова функція менеджменту, а очільник відділу кадрів — передусім лінійний менеджер. Річний план потрібен і керівнику відділу, і його підлеглим. Якщо план є, працівники розуміють, що і коли робити, а начальник має напохваті дієвий інструмент контролю.

За допомогою плану організуєте роботу відділу кадрів, не забудете про обов’язкові справи і дотримаєте встановлених законодавством строків для звітності та кадрових процедур.

Щоб заощадити ваш час, експерти Школи розробили Примірний план роботи для відділу кадрів. Він стане у пригоді і кадровикам великого підприємства, і менеджеру з персоналу компанії, де кілька десятків працівників.

Примірний план враховує обов’язкові процедури не лише кадрового діловодства, а й управління персоналом.

Не забудьте оформити реквізит «Підпис» наприкінці — це обов’язковий реквізит будь-якого документа, а річний план — насамперед організаційний документ.

Наказ про затвердження плану не потрібен. Достатньо, щоб директор затвердив план особисто.

З погляду діловодства план роботи відділу кадрів — це окрема справа. Строк зберігання — один рік. Зберігайте документ в окремій теці.

За потреби доповнюйте чи коригуйте план упродовж року. Залиште кілька вільних рядків наприкінці для непланованих заходів.

Де планування, там і звітність. Додавайте неплановані заходи до плану. Так полегшите роботу, якщо доведеться звітувати про підсумки роботи за рік.