Курс 5. Оформляємо прийняття на роботу

Прийняття на роботу передбачає базові процедури, які маєте дотримати незалежно від того, укладаєте строковий чи безстроковий трудовий договір, встановлюєте випробування чи неповний робочий час, приймаєте працівника за договором із нефіксованим робочим часом чи за спрощеним режимом регулювання трудових відносин.

Після того, як перевірили документи кандидата, оформлюйте прийняття на роботу. Опрацюємо все покроково.

1. Отримайте заяву про прийняття на роботу

Кандидат вказує у заяві, це буде основне місце роботи чи сумісництво (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 №  2464-VI, п. 3-1 ч. 2 ст. 16 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV). Радимо завжди запитувати у кандидата на роботу заяву про прийняття, навіть якщо укладаєте письмовий договір.

У заяві кандидат вказує основні домовленості з майбутнім роботодавцем — посаду, дату працевлаштування, особливості трудового договору. Наприклад:

• випробування;
• строковий трудовий договір;
• неповний робочий час;
• нефіксований робочий час;
• дистанційна робота;
• надомна робота;
• спрощений режим регулювання трудових відносин;
• графік роботи, якщо він відрізняється від загального на підприємстві;
• способи ознайомлення та обміну документами під час воєнного стану.

Якщо працівник буде матеріально відповідальною особою, попередьте майбутнього працівника, що укладатимете з ним договір про повну матеріальну відповідальність (далі — матвідповідальність) Так не потрапите в ситуацію, коли працівник відмовиться підписати договір про повну матвідповідальність, а наказ про прийняття доведеться скасувати.

Не укладайте трудовий договір із громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я (ч. 7 ст. 24 КЗпП).

Направте на попередній медогляд кандидата віком до 21 року або такого, що працюватиме на важких роботах, роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці або там, де є потреба у професійному доборі. У заяві такий кандидат вказує дату прийняття на роботу з розрахунком, щоб до дати прийняття пройшов медогляд.

Як правило, кадровик або інженер з охорони праці видає кандидату направлення на медогляд. Якщо за результатами медогляду кандидат має протипоказання до роботи, письмово повідомте, що не можете працевлаштувати його. Також маєте право відмовити у прийнятті на роботу кандидату, який у визначений термін не пройшов медогляд без поважної причини.

2. Визначте форму трудового договору

Стаття 24 КЗпП встановлює випадки, коли обов’язково укладати письмовий трудовий договір.

3. Видайте наказ про прийняття на роботу

На підставі заяви працівника, а якщо укладали письмовий договір — то й на підставі нього, видайте наказ про прийняття на роботу.

Наказ оформте:

• за типовою формою № П-1

або

• за формою, відмінною від типової.

У другому випадку в наказі зазначте усі показники, передбачені типовою формою.

Вкажіть у наказі про прийняття розмір посадового окладу/місячної тарифної ставки. Не пишіть «з оплатою згідно зі штатним розписом» — це порушення.

Відтак дійте послідовно:

1. Підпишіть наказ у роботодавця.

2. Зареєструйте в Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.

3. Проставте на наказі дату реєстрації та реєстраційний номер (індекс).

4. Ознайомте працівника з наказом під підпис до початку роботи.

5. Передайте наказ інженеру з охорони праці — він на наказі зробить відмітку, що провів вступний інструктаж.

6. Передайте копію наказу бухгалтеру.

4. Повідомте податкову про прийняття на роботу

До того, як працівник стане до роботи, повідомте Державну податкову службу (ДПС) про прийняття працівника на роботу за настановами.

5. Ознайомте працівника з локальними актами та умовами трудового договору

До початку роботи поінформуйте працівника про умови трудового договору.

Інформацію про умови трудового договору можна оформити:

• як складову письмового трудового договору або його додаток;
• або як окреме повідомлення.

Ознайомте працівника:

• з наказом про прийняття на роботу;
• ПВТР;
• колдоговором, якщо є;
• посадовою чи робочою інструкцією;
• іншими локальними актами, наприклад Інструкцією з діловодства, Положенням про відрядження, Положенням про захист персональних даних.

Із локальними актами ознайомлюйте працівника під підпис або іншим способом, передбаченим трудовим договором (ч. 1 ст. 29 КЗпП).

Роз’ясніть працівнику підстави для оброблення його персональних даних, склад і зміст зібраних персональних даних, мету збору персональних даних, повідомте про осіб, яким передаватимуть його персональні дані (п. 2 ст. 12 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI).

6. Оформте особову картку П-2, особову справу і трудову книжку

Заповніть на працівника особову картку П-2.

Сформуйте особову справу, якщо цього вимагає законодавство або інструкція з діловодства підприємства.

На вимогу працівника внесіть до трудової книжки запис про прийняття на роботу.

Якщо працівник працевлаштовується вперше і не має трудової книжки — оформте її протягом п’яти днів після прийняття на роботу, якщо про це просить працівник (ч. 2 ст. 48 КЗпП). Радимо, щоб працівник висловив таке бажання у заяві.