Курс 5. Оформляємо прийняття на роботу

Перевірити документи кандидата на працевлаштування — справа для кадровика буденна. Проте тільки у 2021 році перелік документів, що подає кандидат, тричі змінювався: в частині трудових книжок, документів, що підтверджують рівень володіння державною мовою, та військово-облікових документів.

За лекцією переконаєтеся, що все робите правильно.

Перелік документів

При укладанні трудового договору громадянин зобов’язаний подати:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

У випадках, передбачених законодавством, також подають:

• документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
• документ про стан здоров’я;
• військово-обліковий документ;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• документ про володіння державною мовою;
• документ, який підтверджує право на пільги і гарантії (за наявності).

частина 2 статті 24 КЗпП.

Документ, що посвідчує особу

Паспорт громадянина України — основний документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України. Паспорт видають кожному громадянину України, якому виповнилося 14 років (ст. 21 Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» від 20.11.2012 № 5492-VI; далі — Закон № 5492).

Майбутній працівник показує вам паспорт у вигляді одного з документів:

• паперова книжечка;
• пластикова ID-картка з безконтактним електронним носієм;
• е-паспорт у мобільному застосунку «Дія».

Коли громадянин досягає 25 і 45 років, до паспортної книжечки вклеюють нові фотокартки або за його бажанням оформлюють ID-паспорт (у формі картки). Якщо вчасно не вклеїти фотокартку, паспорт стане недійсним (п. 8 Положення про паспорт громадянина України, затвердженого постановою ВРУ від 26.06.1992 № 2503-XII).

ID-паспорт одержують особи:

• віком до 18-ти років — на 4 роки;
• віком від 18-ти років — на кожні 10 років.

Підстава — частина 3 статті 21 Закону № 5492.

Коли закінчується строк дії паспорта, його здають суб’єкту, який видав документ (ч. 8 ст. 16 Закону № 5492).

Із 23.08.2021 у всіх сферах діяльності приймаємо е-паспорт як документ, що посвідчує особу. Е-паспорт і е-паспорт для виїзду за кордон особа пред’являє замість та без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, документів (відомостей, даних) про реєстраційний номер облікової картки платника податків, про місце проживання (ч. 1 ст. 14-1 Закону № 5492).

Кожен громадянин України, який має ID-паспорт або біометричний закордонний паспорт, може самостійно сформувати е-паспорти у мобільному застосунку «Дія».

Якщо формуватимете особову справу, знадобиться копія паспорта (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

• паспортний документ іноземця, як документ, який видав уповноважений орган іноземної держави або статутна організація ООН, що підтверджує громадянство іноземця, надає право на в’їзд або виїзд із держави і визнається Україною;
• посвідка на постійне проживання, як документ, що посвідчує особу іноземця або особу без громадянства та підтверджує право на постійне проживання в Україні;
• посвідка на тимчасове проживання, як документ, що посвідчує особу іноземця або особу без громадянства та підтверджує законні підстави для тимчасового проживання в Україні.

Підстава — стаття 1 Закону України «Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства» від 22.09.2011 № 3773-VI.

Особа, що працевлаштовується, надає трудову книжку, якщо вона є. Якщо вона не має трудової або не вимагає, щоб роботодавці вносили до неї записи про роботу, надає відомості про трудову діяльність із Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 24 КЗпП). Ця норма не містить винятків. Тому і під час працевлаштування за сумісництвом також подають трудову книжку або відомості з Реєстру.

Якщо кандидат раніше ніде не працював, надає довідку про відсутність індивідуальних відомостей про особу за формою Додатка 15 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 18.06.2014 № 10-1. Довідку кандидат може замовити на вебпорталі ПФУ.

Документ про освіту

Особа подає при прийнятті на роботу документ про освіту чи професійну підготовку, якщо робота потребує спеціальних знань. Вимоги щодо освіти та кваліфікації встановлюють:

• Довідники кваліфікаційних характеристик професій працівників; 
• Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327;
• професійні стандарти.

Вимоги до освіти та кваліфікації можуть також встановлювати законодавчі нормативні акти, наприклад для медиків і фармацевтів — стаття 74 Закону України «Основи законодавства України про охорону здоров’я» від 19.11.1992 № 2801-XII.

Вимоги до освіти та кваліфікації педагогів визначає частина перша статті 22 Закону України «Про повну загальну середню освіту» від 16.01.2020 № 463-IX: «На посади педагогічних працівників приймають осіб, які мають педагогічну освіту, вищу освіту та/або професійну кваліфікацію, вільно володіють державною мовою (для громадян України) або володіють державною мовою в обсязі, достатньому для спілкування (для іноземців та осіб без громадянства), моральні якості та фізичний і психічний стан здоров’я яких дозволяють виконувати професійні обов’язки».

Документ про рівень володіння мовою

Із 16.07.2021 кандидати на посади держслужбовців, керівники закладів освіти і педагоги, медпрацівники державних і комунальних закладів охорони здоров’я, посадові та службові особи установ, організацій державної та комунальної форми власності тощо мають підтверджувати рівень володіння державною мовою (ст. 10 Закону України «Про забезпечення функціонування української мови як державної» від 25.04.2019 № 2704-VIII).

Вимога стосується не всіх працівників, а тих, кого приймаєте на роботу. Якщо працівник станом на 16.07.2021 вже обіймає посаду, за якою потрібно підтверджувати рівень володіння мовою, сертифікат не потрібний.

Сфери, в яких працівники мають використовувати державну мову при виконанні трудових обов’язків

Якщо претендента на працевлаштування стосується вимога підтвердити рівень володіння мовою, він має надати один із двох документів:

• державний сертифікат, виданий Національною комісією зі стандартів державної мови;
• документ про повну загальну середню освіту — за умови, що він підтверджує вивчення української мови як навчального предмета.

Щоб отримати державний сертифікат, треба скласти іспит. Для деяких посад сертифікат єдиний підтвердний документ, тож уникнути іспиту не вдасться. Для решти посад достатньо виписки зі шкільного атестату про те, що особа вивчала українську. Якщо не вивчала — теж на іспит за сертифікатом.

Визначити, який документ має подати кандидат на працевлаштування допоможе таблиця.

Про порушення мовного закону та розмір штрафів — у таблиці. 

Документ про стан здоров’я

Якщо громадянину за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я, з ним заборонено укладати трудовий договір (ч. 6 ст. 24 КЗпП).

Роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати при прийнятті на роботу попередній медичний огляд працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці або де є потреба у професійному доборі. Особи віком до 21 року щорічно проходять обов’язковий медичний огляд (ч. 1 ст. 169 КЗпП).

Порядок проведення медичних оглядів працівників певних категорій затвердив МОЗ наказом від 21.05.2007 № 246.

Перелік посад, професій та видів робіт, для яких встановлюють обов’язкові попередні медичні огляди на підприємстві, фіксують у колективному договорі. Цей перелік складають на підставі нормативних актів.

Якщо працівник працює з продуктами харчування, виховує і навчає дітей, або займається побутовим обслуговуванням населення, має проходити обов’язкові профілактичні медичні огляди. Перелік професій, виробництв та організацій, працівники яких підлягають обов’язковим профілактичним медичним оглядам, затвердив КМУ постановою від 23.05.2001 № 559. При прийнятті на роботу такий працівник має подати особисту медичну книжку, форму якої затвердив МОЗ (наказ від 23.07.2002 № 280).

Особа з інвалідністю подає при прийнятті на роботу довідку до акта огляду МСЕК та індивідуальну програму реабілітації. Форму індивідуальної програми реабілітації затвердив МОЗ наказом «Про затвердження форм індивідуальної програми реабілітації інваліда, дитини-інваліда та Порядку їх складання» від 08.10.2007 № 623. 

Реєстраційний номер облікової картки платника податків

Фізичні особи зобов’язані подавати інформацію про реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) юридичним та фізичним особам, що виплачують їм доходи (п. 70.12.1 ст. 70 Податкового кодексу України).

Особа має право відмовитися і не прийняти РНОКПП через свої релігійні переконання. Про це ставлять відмітку в паспорті. Відтак замість РНОКПП використовують серію та номер паспорта (п. 63.6 ст. 63 Податкового кодексу України).

Працівник може показати вам РНОКПП:

• y паперовій довідці;
• паперовому паспорті зі штампом ДПІ;
• мобільному застосунку «Дія»;
• ID-паспорті.

Військовозобов’язані, резервісти та призовники обов’язково подають при прийнятті на роботу військово-обліковий документ (ч. 2 ст. 24 КЗпП). Окрім того, роботодавець перевіряє, чи перебуває кандидат на працевлаштування на військовому обліку у територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки, органах СБУ, підрозділах Служби зовнішньої розвідки (п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487; далі — Порядок № 1487). Виняток — кандидат на посаду досяг граничного віку перебування в запасі.

Військово-обліковий документ:

• для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці;
• для військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення;
• для резервістів — військовий квиток.

Підстава — пункт 20 Порядку № 1487.

Посвідчення застрахованої особи

Під час прийняття на роботу роботодавець має перевірити, чи має особа посвідчення застрахованої особи (пп. 7 ч. 2 ст. 6 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI; далі — Закон № 2464). Порядок видання та зразок посвідчення застрахованої особи затверджує КМУ (ст. 22 Закону № 2464).

Ані зразок посвідчення застрахованої особи, ані порядок його видання законодавство не визначає. Тож ця норма законодавства не діє.

Документи, що підтверджують право на пільги

Кандидат на працевлаштування подає роботодавцеві документи, якщо претендує на гарантії чи пільги, наприклад:

• як внутрішньо переміщена особа;
• особа, яка має дітей віком до 15 років;
• одинока мати;
• чорнобилець тощо.

Від категорії пільговика залежить, чи має право роботодавець встановити випробування, направити у відрядження, залучати до роботи у вихідні чи до надурочних робіт.

Новий працівник має право отримати відпустку при народженні, якщо не сплинуло три місяці від дня народження дитини, на підставі довідки від попереднього роботодавця, що працівник не використав таку відпустку (п. 10 Порядку надання відпустки при народженні дитини, затвердженого постановою КМУ від 07.07.2021 № 693).