Вища Школа Кадровика: Національна сертифікація кадровиків — 2024

Курс 5. Оформляємо прийняття на роботу

Ірина Житкова
Ольга Догадіна

6. Як оформити прийняття сумісника

Опануєте алгоритм, за яким приймають на роботу сумісника. Зафіксуєте різницю в оформленні зовнішнього і внутрішнього сумісника

Щоб прийняти на роботу сумісника, дійте за алгоритмом.

1. Перевірте документи, потрібні для прийняття на роботу

Зовнішнє сумісництво. Приймаєте за зовнішнім сумісництвом — запитайте документи, які передбачає стаття 24 КЗпП для основного працівника. Зовнішній сумісник має показати вам:
• трудову книжку, якщо зберігає її вдома,
• або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Підстава — частина друга статті 24 КЗпП. Жодних винятків для сумісників ця норма не містить.
Внутрішнє сумісництво. Від внутрішнього сумісника жодних документів не вимагайте. Кадрова служба вже володіє необхідною інформацією. Лише пересвідчтеся за карткою П-2 або документами особової справи, що працівник відповідає кваліфікаційним вимогам за посадою, яку обійматиме як внутрішній сумісник.

2. Пересвідчтеся, що немає обмеження на сумісництво

Працівники певних категорій не мають права працювати за сумісництвом. З’ясувати це допоможе таблиця.

3. Визначте режим роботи

Сумісник виконує роботу у вільний від основної роботи час (ч. 1 ст. 102-1 КЗпП). Тому режим роботи сумісника може відрізнятися від режиму роботи за посадою чи професією, який передбачають правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР). 
Не вимагайте від майбутнього зовнішнього сумісника довідку про графік роботи на основному підприємстві.
Заборонено вимагати від осіб, яких приймаєте на роботу, відомості про їх партійну й національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подавати які не зобов’язує законодавство (ст. 25 КЗпП).
Якщо сумісник працюватиме неповний робочий час або за індивідуальним графіком, узгодьте режим роботи як із майбутнім працівником, так і з безпосереднім керівником.

4. Отримайте заяву

Доцільно, щоб працівник написав заяву і в разі, якщо оформляєте письмовий трудовий договір.
Скеруйте сумісника вказати в заяві:
• режим роботи — якщо працюватиме неповний робочий час або за індивідуальним графіком;
• строк випробування — якщо узгодили випробування;
• строк трудового договору — якщо сумісник буде строковиком.
Зовнішнє сумісництво. Зовнішній сумісник вказує в заяві повні ідентифікаційні відомості — прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані, РНКОПП, місце реєстрації проживання і контактний телефон, а відтак зазначає, які документи додає до заяви.

Внутрішнє сумісництво. Внутрішньому суміснику достатньо вказати в заяві основну посаду, Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ. Він вже ідентифікований як працівник і в кадровому, і в бухгалтерському обліку. Додавати до заяви копії паспорта, диплома, військового квитка немає потреби. Всі документи в кадрах вже є.
 

ПОРАДА. Реєструйте заяви
Реєстрація заяв допоможе у разі судового спору, а ще — пришвидшить пошукову роботу.

5. Оформте письмовий трудовий договір за необхідності

Для того щоб визначити, чи укладати письмовий договір, спирайтеся на частину 1 статті 24 КЗпП.
Увага! Навіть якщо законодавство зобов’язує укласти з працівником письмовий трудовий договір, під час дії воєнного стану це не обов’язково (ч. 1 ст. 2 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ).
Письмовий трудовий договір складіть у двох примірниках. Підпишіть кожен у роботодавця та майбутнього працівника. Зареєструйте в Журналі реєстрації письмових трудових договорів. Видайте примірник договору працівнику під підпис.

6. Складіть наказ 

Продублюйте в наказі особливості трудового договору, які працівник зазначив у заяві. Вкажіть розмір посадового окладу або місячної ставки. Якщо сумісник працюватиме неповний робочий час, додайте, що працю оплачуватимуть за фактично виконану роботу (ст.102-1 КЗпП).

У графі «Підстава» вкажіть реквізити заяви, а якщо оформляли письмовий трудовий договір, — то й його реквізити.

Підпишіть наказ у директора, зареєструйте в Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання. Передайте копію наказу бухгалтеру.

Ознайомте працівника з наказом під підпис — у день, коли видали наказ, або безпосередньо перед початком роботи.

7. Повідомте ДПС

Оскільки із сумісником укладаєте трудовий договір, до того, як той стане до роботи, повідомте ДПС, що прийняли працівника. У графі 5 «Категорія особи» зазначте цифру 2. Так податкова знатиме, що це сумісник, і зафіксує в Реєстрі застрахованих осіб.

8. Ознайомте працівника з локальними актами та умовами трудового договору

Поінформуйте працівника про умови трудового договору (ст. 29 КЗпП) й ознайомте  з внутрішніми нормативними актами.
Якщо сумісник працюватиме дистанційно або вдома, можете його ознайомити з документами засобами електронного зв’язку за допомогою КЕП або в інший спосіб, про який домовилися в трудовому договорі.

9. Оформте особову картку П-2, за потреби — особову справу

Заповніть на зовнішнього чи внутрішнього сумісника особову картку П-2.
Якщо для внутрішнього сумісника вже є сформована особова справа за основною посадою, додайте до цієї справи документи про роботу за сумісництвом (п. 12–13 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).
Табелюйте сумісників, як і інших працівників. Роботу внутрішнього сумісника відображайте в табелі окремо від роботи за основною посадою.

10. Отримайте, за потреби, зобов’язання про нерозголошення персональних даних

Якщо сумісник матимете доступ до персональних даних інших осіб, надає зобов’язання про нерозголошення персональних даних (ст. 10 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI).
Якщо за основною посадою працівник надав зобов’язання щодо нерозголошення персональних даних інших осіб, і за посадою, яку обійматиме як внутрішній сумісник, також матиме доступ до персональних даних, надавати повторне зобов’язання не потрібно.
Для того щоб нічого не пропустити, коли прийматимете на роботу сумісника, користуйтеся чеклістом.


Наступний урок

7. Як прийняти на роботу кандидата з інвалідністю