Вища Школа Кадровика: Національна сертифікація кадровиків — 2024

Курс 6. Оформляємо щорічну відпустку

Ірина Житкова

2. Як рахувати стаж для щорічних відпусток

За лекцією визначите, які періоди врахувати до стажу для щорічної основної та додаткової відпусток. Переконаєтеся, що знаєте нюанси, пов’язані з урахуванням до стажу відпусток без збереження зарплати. Дізнаєтеся як компенсувати невикористані відпустки і які зміни законодавства врахувати

Правила, за якими рахують стаж для щорічних відпусток, визначає стаття 9 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

1. Стаж для щорічної основної відпустки 

Періоди, що входять до стажу для щорічної основної відпустки 
Стаж для щорічної основної відпустки обчислюємо за правилами частини 1 статті 9 Закону про відпустки.
До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховують:
1) час фактичної роботи (зокрема на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надають відпустку;
2) час, коли працівник фактично не працював, і за ним зберігали місце роботи/посаду:
• та зарплату повністю або частково (зокрема час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу), крім випадків, коли за працівниками, призваними або прийнятими на військову службу зберігали місце роботи і посаду на підприємстві;
• і виплачували допомогу по державному соціальному страхуванню. Виняток — частково оплачувана відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• і не виплачували зарплату у порядку, визначеному статтями 25 і 26  Закону про відпустки. Виняток — відпустка без збереження зарплати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний) або якщо дитина, якій не встановлено інвалідність, хвора на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня, — до досягнення дитиною шістнадцятирічного віку, а якщо дитині встановлено категорію «дитина з інвалідністю підгрупи А» або дитина, якій не встановлено інвалідність, отримала тяжку травму, потребує трансплантації органа, потребує паліативної допомоги — до досягнення дитиною 18-річного віку.
Перелік тяжких захворювань, розладів, травм, станів тощо, що дає працівнику право на відпустку без збереження зарплати на дитину, якій не встановлена інвалідність, затверджує КМУ;
3) час навчання:
• з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;
• новим професіям/спеціальностям осіб, звільнених у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці, зокрема з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;
4) час, коли працівник, стосовно якого згідно із Законом України «Про соціальний і правовий захист осіб, стосовно яких встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, та членів їхніх сімей» встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, фактично не працював у зв’язку з позбавленням особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, але за ним зберігали місце роботи/посаду і не виплачували зарплату;
5) інші періоди роботи, передбачені законодавством.
Як бачите, у статті подають узагальнено періоди, що враховують до стажу для щорічної основної відпустки. Повчимося на прикладах, як читати норми. 

Норма

Що означає

Робота на умовах неповного робочого часу

 

Не має значення, працівник працює 8, 4 чи 1 год на день.   За робочий рік йому належить щонайменше 24 к. дн. щорічної основної відпустки. Відмінність лише у тім, що працівник, який працює неповний робочий час, отримає менше відпускних порівняно із працівником, який працює повний робочий час

Час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігали місце роботи/посаду та зарплату повністю або частково

Роботодавець в усіх випадках зберігає місце роботи/посаду за працівником, з яким перебуває у трудових відносинах. Роботодавець зберігає середній заробіток за працівником у багатьох випадках, наприклад:

  • на час оплачуваних відпусток — щорічна, навчальна, додаткова працівникам, які мають дітей, учасникам бойових дій тощо;
  • на період підвищення кваліфікації;
  • у день, коли донор здає кров;
  • за час простою, якщо виробнича ситуація загрожує життю чи здоров’ю працівника;
  • за час, коли працівник виконує у робочий час обов’язки добровольця тероборони.

Час простою не з вини працівника роботодавець оплачує щонайменше у розмірі 2/3 окладу чи тарифної ставки. Тому цей період також враховуємо до стажу для щорічної основної відпустки

Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігали місце роботи/посаду і виплачували допомогу по державному соціальному страхуванню

Як правило, на період тимчасової непрацездатності роботодавець зберігає за працівником місце роботи і посаду. Але до стажу для щорічної основної відпустки зараховуємо тільки період оплачуваної тимчасової непрацездатності. Тобто період тимчасової непрацездатності сумісника не увійде до стажу для відпустки, якщо лікарняний оплатили за основним місцем роботи. Також не увійде до стажу для відпустки період тимчасової непрацездатності, що сталася внаслідок алкогольного, наркотичного чи токсичного сп’яніння

Періоди, що не входять до стажу для щорічної основної відпустки

Стаття 9 Закону про відпустки наводить вичерпний перелік періодів, що входять до стажу для щорічної основної відпустки. Тобто інші періоди, які законодавці не зазначили у цій статті, не входять до стажу для щорічної основної відпустки, зокрема:

  • простій з вини працівника,
  • прогул та відсутність з поважної причини,
  • відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,
  • відпустка без збереження зарплати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного і більше віку,
  • неоплачувана тимчасова непрацездатність.

Щоб вам було зручно, експерти Школи зробили шпаргалку, яка підкаже, які періоди врахувати у стаж, а які —ні. Скачайте її та використовуйте в роботі.

Ураховуйте нюанси, пов’язані з відпустками без збереження зарплати.

Стаття 9 Закону про відпустки зазначає, що період відпустки без збереження зарплати за згодою сторін входить до стажу для щорічної основної відпустки. Проте Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань» № 3494-IX з 24 грудня 2023 року у статті 26 Закону про відпустки виключив його зі стажу для щорічної основної відпустки. Також з 24 грудня 2023 року виключили зі стажу для щорічної основної відпустки період відпустки без збереження зарплати протягом періоду воєнного стану, що надають на підставі частини 3 статті 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136).

Приклад

Працівник перебував у відпустці без збереження зарплати на період дії воєнного стану з 01.07.2023 по 20.01.2024.

Період з 01.07.2023 до 23.12.2023 враховуємо до стажу для щорічної основної відпустки, а з 24.12.2023 по 20.01.2024 — виключаємо з нього.

Також законодавці прямо зазначили, що період відпустки без збереження зарплати працівника, який під час дії воєнного стану виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, тривалістю до 90 к. дн., не зараховують до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (ч. 4 ст. 12 Закону № 2136-IX).

Тобто до 24.12.2023 працівнику вигідніше було оформити відпустку без збереження зарплати на період дії воєнного стану, аніж відпустку без збереження зарплати як працівнику, що виїхав за кордон. Тому що за час першої відпустки працівнику набігав стаж для щорічної основної відпустки, а за час другої відпустки — ні. Після 24.12.2023 обидва види відпусток не зараховують до стажу для щорічної основної відпустки.

2. Стаж для щорічної додаткової відпустки

Періоди, що входять до стажу для щорічної додаткової відпустки

Перелік періодів, що входять до стажу для щорічної додаткової відпустки за роботу із шкідливими, важкими умовами й за особливий характер праці, значно коротший порівняно з періодами, що враховують до стажу для щорічної основної відпустки. Їх визначаємо на підставі частини 2 статті 9 Закону про відпустки, зокрема час:

  • фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами, із особливим характером праці, якщо працівник працював у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня;
  • щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами й за особливий характер праці;
  • роботи вагітних, переведених на легшу роботу на підставі медвисновку.

Скачайте і тримайте на похваті шпаргалку.

Як бачите, періоди навчальної відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, відпусток без збереження зарплати, період простою та інші не враховуємо до стажу для щорічних додаткових відпусток.

3. Розрахунок компенсації за невикористані дні щорічної відпустки

В яких випадках та за які види відпусток працівнику виплачують компенсацію врегульовує стаття 24 Закону про відпустки,.

У разі звільнення працівника йому виплачують грошову компенсацію за всі не використані ним дні:

  • щорічної відпустки — основної і додаткової;
  • додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

Працівникам, яких призвали або які вступили на військову службу, за їх бажанням та на підставі заяви виплачують грошову компенсацію за всі не використані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Заяву працівник має подати не пізніше останнього дня місяця, в якому його увільнили від роботи у зв’язку з призовом/вступом на військову службу. Таке право працівники отримали з грудня 2023 року. Скачайте зразок наказу.

Якщо звільняють керівних, педагогічних, наукових, науково-педагогічних працівників, спеціалістів навчальних закладів, які до звільнення пропрацювали не менш як 10 місяців, грошову компенсацію виплачують за не використані ними дні щорічних відпусток з розрахунку повної їх тривалості.

У разі смерті працівника грошову компенсацію за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, що не була одержана за життя, виплачують членам сім’ї такого працівника, а у разі їх відсутності компенсація входить до складу спадщини.

Законодавство про працю не унормовує формули, за якою рахувати кількість днів щорічної відпустки, що належить працівнику. Мінсоцполітики радило скористатися механізмом нарахування оплати за дні відпустки, закладеним у постанові КМУ «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» від 08.02.1995 № 100 (лист від 24.06.2011 № 208/13/116-11):

«Визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на 1 к. дн. без врахування святкових і неробочих днів в цілому за рік. Одержаний результат множимо на кількість к. дн. без врахування святкових і неробочих днів, відпрацьованих працівником у робочому періоді. Результат заокруглюємо».

Проте з 24 березня 2022 року й до закінчення дії воєнного стану святкові та неробочі дні вважаємо звичайними днями (ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ, далі — Закон № 2136). Тому під час воєнного стану від кількості днів в календарному році і в періоді роботи не віднімаємо святкові дні.

Приклад:

Працівник працював з 01.09.2023 по 31.12.2023, тривалість щорічної основної відпустки — 24 к. дн. Обчислюємо, скільки днів працівник заробив:

24 ÷ 365 × 122  ≈  8,022.

Заокруглюємо за математичним правилом. Якщо після коми 5 і більше — ціле число заокруглюємо в більший бік. Якщо після коми 4 або менше — відкидаємо.

Зазвичай у наказах ми вказували кількість днів щорічної відпустки, за які працівнику належить виплатити компенсацію, та робочі роки.

Проте із 12 вересня 2023 року постанова КМУ від 08.09.2023 № 957 змінила Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 № 100. Бухгалтери по-різному обчислюють середню зарплату для виплати компенсації за невикористані дні відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023, і після 01.01.2024:

Середню зарплату для оплати часу відпусток, надання матеріальної/грошової допомоги або виплати компенсації за невикористані відпустки обчислюють виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки, надання матеріальної/грошової допомоги або виплати компенсації за невикористані відпустки.

Середню зарплату для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 року, обчислюють виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.

Тому із 01.01.2024 у наказах про звільнення та в наказах про виплату компенсації за невикористані щорічні відпустки працівникам вказуйте із додатковою розбивкою — скільки днів щорічної відпустки працівник заробив:

  • за період роботи по 31.12.2023;
  • із 01.01.2024 по день звільнення.

Наводимо приклад, як в наказі про виплату компенсації зазначити розбивку по періодах.

Зауважимо, ці зміни стосуються тільки виплати компенсації за відпустку. В наказах про надання щорічної відпустки вказуємо як і раніше — кількість календарних днів і робочий рік. Утім, якщо попросить бухгалтер, можете вказати таку розбивку і в наказі про надання щорічної відпустки.

Якщо працівник працевлаштується у 2024 році і згодом звільниться, у наказі щодо виплати компенсації вкажіть, як і раніше, кількість днів і робочий рік.

Увага

Під час роботи за бажанням працівника частину щорічної відпустки замінюють грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 к. дн.

Особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.


Наступний урок

3. Як повідомити про відпустку в оптимальний спосіб та скласти наказ про відпустку