Курс 6. Оформляємо щорічну відпустку

Вітаємо, шановний слухачу!

На цьому уроці розберемо з Вами, як виплачувати відпускні, як замінити частину щорічної відпустки грошовою компенсацією та як компенсувати відпустку при звільненні. Нумо опрацьовувати питання поступово!

 

Відпускні разом із зарплатою — як виняток

Правило: зарплату за час щорічної відпустки виплачуйте  до початку відпустки, якщо іншого не передбачає трудовий або колективний договір (ч. 4 ст. 115 КЗпП та ст. 21 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки).

Чи можна виплатити відпускні після відпустки чи разом із найближчою зарплатою? Ви точно задавалися цим питанням, як і Ваші колеги-кадровики.

Відповідь — можна, якщо попросить працівник, і на підприємстві це виняток, а не правило.

18.08.2017 № 1338). Якщо на підприємстві таких заяв багато, або ще гірше — таке прохання працівника надруковано на шаблоні заяви про відпустку, інспектор дійде висновку, що перенесення виплати відпускних — ініціатива роботодавця.

З оплатою розібралися. Крокуємо далі. Є два види компенсації відпустки — під час відпустки та при звільненні. Розберемо послідовно.

Частину щорічної відпустки замінити грошовою компенсацією — правомірно

Правило 1. За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. 

Умова: тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток — мінімум 24 календарних дні (ч. 4 ст.  24 Закону про відпустки, ч. 4 ст. 83 КЗпП).

Відмовити працівнику у законному бажанні отримати компенсацію за частину щорічної відпустки — неправомірно.

Унаочнімо.

Які відпустки можемо компенсувати за бажанням працівника? Тільки щорічні:

• основна відпустка;
• додаткова за роботу із шкідливими та важкими умовами праці;
• додаткова за особливий характер праці;
• інші додаткові, передбачені законодавством як-от додаткова оплачувана відпустка, що надають державним службовцям, посадовим особам ОМС.

З уроку 1 Ви пам’ятаєте, що саме так скеровує стаття 4 Закону про відпустки.

Правило 2. Не для всіх категорій працівників можна замінити щорічну відпустку компенсацію.

Особам віком до 18 років надаємо щорічну основну відпустку тривалістю 31 к. д. (ч. 8 ст. 6 Закону про відпустки). Утім, заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається для осіб віком до 18 років (ч. 5 ст. 24 Закону про відпустки). 

Підчас воєнного стану невикористані відпустки компенсуємо лише при звільненні. Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше 24 календарних днів, надання не використаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану (ч. 1 ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX). Поки триває воєнний стан Закон № 2136 має пріоритет перед Законом про відпустки (ч. 3 ст. 1 Закону № 2136).

ПРАКТИКУМ 1

Розв’яжіть завдання.

Менеджер Нечурайко має право на 24 к. д. щорічної основної відпустки і 4 к. д. — щорічної додаткової за особливий характер праці за роботу з комп’ютером.

За робочий рік, який закінчився, працівник використав 20 к. д. щорічної основної відпустки і 4 к. д. — додаткової.

За скільки днів щорічної відпустки Нечурайко може отримати грошову компенсацію? Щоб перевірити себе, опрацюйте урок до кінця.

Як оформити. Перейдемо від теорії до практики та розберемо кадровий алгоритм.

В організаціях з добре налагодженою системою документообігу працівник, що бажає отримати гроші за частину відпустки, насамперед звернеться до кадровика. Працівник запитає, скільки днів відпустки і за який робочий рік використав, чи можливо отримати компенсацію за частину відпустки. А вже потім «під диктовку» або за шаблоном працівник напише заяву. Але це ідеальна історія.

Ми з Вами розглянемо типову ситуацію, яка часто трапляється у кадровій роботі.

Крок 1. Отримуємо заяву працівника про заміну частини щорічної відпустки грошовою компенсацією

Крок 2. Перевіряємо, чи законно замінити частину щорічної відпустки грошовою компенсацією

Спираємося на відомості про відпустки в картці П-2.

Умову 2 пояснюємо тим, що працівник може звільнитися до закінчення робочого року.

Зважте: виплатити компенсацію можемо лише за дні відпустки, що працівник заробив, а не які могли би бути надані авансом до закінчення робочого року.

Переконалися, що компенсація законна? Вкажіть про це на заяві працівника. Отримайте резолюцію директора на заяві.

Якщо права на компенсацію немає, вказуємо про це на заяві.

Директор накладає резолюцію.

Ознайомлюємо працівника з рішенням директора під підпис на заяві.

Крок 3. Складаємо наказ, ознайомлюємо працівника, передаємо копію в бухгалтерію

Директор підписав наказ. Реєструємо в Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Не забудьте ознайомити працівника з наказом під підпис.

Копію наказу передаємо бухгалтеру. Він нарахує компенсацію.

Крок 4. Вказуємо про компенсацію в П-2 та інших формах обліку

Якщо обліковуємо відпустки не лише в П-2, а й в 1С чи електронному журналі, відбиваємо компенсацію і в цих формах.

Крок 5. Відбиваємо компенсацію в графіку відпусток

У графі «Примітки» вказуємо кількість днів щорічної відпустки, за які виплатили компенсацію, і реквізити наказу.

А тепер розберемося з компенсацією відпустки при звільненні.

Компенсація при звільненні — не за всі види відпусток

Давайте разом з’ясуємо:

• які відпустки компенсувати,
• як і коли компенсувати при переведенні,
• чи компенсувати сумісникам, чорнобильцям і ветеранам.

Працівник звільняється. Роботодавець має компенсувати працівникові невикористані дні відпусток. Утім, не всіх.

Правило. Компенсації підлягають невикористані:

• щорічні відпустки;
• додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (далі — відпустка працівникам, які мають дітей).

Компенсувати при звільненні невикористані відпустки інших видів роботодавець не зобов’язаний.

Підстава — стаття 24 Закону про відпустки.

Правило просте, але потік запитань про компенсацію не вщухає. Ми відібрали з них 5 найпоширеніших кейсів. Розглянемо?

Кейс 1. Працівник звільняється за переведенням на інше підприємство. Чи обов’язково перераховувати компенсацію на рахунок нового роботодавця?

Ні, лише на бажання працівника.

Працівник бажає, щоб компенсацію перерахували на нове місце роботи. Роботодавець перераховує грошову компенсацію за невикористані працівником дні щорічних відпусток на рахунок нового роботодавця за заявою працівника (ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки). У заяві працівник вказує назву та банківські реквізити підприємства, до якого переводиться.

Ключове слово у цій тезі — «щорічних». Можна перерахувати кошти лише за щорічні відпустки. Передбачена статтею 19 Закону № 504 відпустка працівникам, які мають дітей, належить до іншого виду відпусток — соціальних (ст. 4 Закону про відпустки). Тому кошти за невикористану відпустку працівникам, які мають дітей, виплачує нинішній роботодавець.

Перерахована компенсація для працівника — можливість збільшити стаж, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки на новому місці роботи. Новий роботодавець зарахує до стажу час, за який працівник не використав відпустки на попередній роботі (ч. 3 ст. 9 Закону № 504).

Працівник не забажав перерахунку компенсації? Роботодавець нараховує та виплачує компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткові відпустки працівникам, які мають дітей.

Кейс 2. Звільняєте сумісника. Чи виплачувати компенсацію при звільненні?

Так. Зовнішнє і внутрішнє сумісництво потребує окремого трудового договору. Закон про відпустки не передбачає жодних особливостей при компенсації невикористаної відпустки сумісникам.

При звільненні сумісника роботодавець зобов’язаний виплатити компенсацію за невикористану щорічну відпустку, а також за відпустку працівникам, які мають дітей (ч. 1 ст. 24 Закону № 504). Правило поширюється на зовнішніх і внутрішніх сумісників.

Кейс 3. Звільняється працівник, що має невикористані додаткові щорічні відпустки. Чи компенсувати?

Так. До щорічних належать:

• основна відпустка;
• додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці;
• додаткова відпустка за особливий характер праці (у т. ч. за ненормований робочий день);
• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством (ст. 4 Закону № 504).

Отже, щорічна додаткова відпустка підлягає компенсації. Якщо працівник мав право на таку відпустку і не скористався нею, компенсуйте її при звільненні.

Кейс 4. Звільняється працівник — учасник бойових дій. Він не використав в поточному році додаткову відпустку окремим категоріям ветеранів війни. Компенсувати?

Ні. Компенсуємо щорічні відпустки і відпустку працівникам, які мають дітей. Відпустка учасникам бойових дій, особам з інвалідністю внаслідок війни хоча й надається щороку, але не належить до щорічних (ст. 16-2 Закону про відпустки). Законодавець включив цю відпустку до розділу ІІІ «Додаткові відпустки у зв’язку з навчанням. Творча відпустка. Відпустка для підготовки та участі в змаганнях» Закону, доповнивши його назву складовою «Додаткова відпустка окремим категоріям ветеранів війни».

Якщо в поточному році працівник не скористався означеною відпусткою, не компенсуйте її при звільненні — видайте довідку. До кінця календарного року працівник зможе отримати відпустку на наступному місці роботи.

Кейс 5. Звільняємо працівника за переведенням. Чи можна за частину щорічної відпустки виплатити компенсацію, а за частину — перерахувати кошти на наступне підприємство?

Можна, якщо про це просить працівник, і навіть доцільно, якщо він не використав щорічні відпустки за декілька років.

У разі звільнення за переведенням на інше підприємство роботодавець виплачує працівнику компенсацію за дні невикористаної щорічної відпустки або, на бажання працівника, перераховує компенсацію на наступне місце роботи (ст. 24 Закону про відпустки).

Своє бажання працівник має висловити в заяві.

Закон про відпустки (ч. 5 ст. 11) забороняє не надавати працівникам щорічну відпустку повної тривалості протягом двох років поспіль, а протягом року — працівникам віком до 18 років або таким, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.

Не варто обтяжувати нового роботодавця своїми боргами перед працівником, особливо якщо в обох підприємств — один власник. Поясніть працівнику, що для нього ліпше перерахувати компенсацію за 24 дні відпустки на нове місце роботи, а за решту днів — отримати компенсацію при звільненні. Тоді він зможе використати щорічну відпустку тривалістю 24 к. д. у перші шість місяців роботи на новому підприємстві (п. 8 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).

А тепер завдання для Вас.

ПРАКТИКУМ 2

Звільняється «чорнобилець». Чорнобильську відпустку в цьому році не використав. Компенсуватимете?

Щоб перевірити себе, опрацюйте урок до кінця.

За невикористану щорічну відпустку — компенсація за формулою

Давайте з Вами розберемося, як розрахувати кількість днів, за які необхідно виплатити компенсацію. Виходимо з фактично належної тривалості відпустки. ЇЇ визначаємо пропорційно відпрацьованому ним часу.

Нормативні акти не скеровують, як рахувати.

Скористаємося формулою, яку рекомендує застосовувати Мінсоцполітики у листі «Щодо грошової компенсації працівникам за невикористані дні щорічної та додаткової відпусток» від 24.06.2011 № 208/13/116-11:

К= 24 ÷ (365 − 11) × Х

де 24 — тривалість щорічної основної відпустки,

365 — днів у календарному році,

11 — святкових і неробочих днів у році,

Х — кількість відпрацьованих днів за робочий період, за винятком святкових та неробочих днів.

Кейс. Чи компенсувати щорічну відпустку за пів місяця роботи

Кадрова задачка з бухгалтерським ухилом. Як думаєте, чи заробив працівник хоча б один день відпустки, якщо не відпрацював навіть половини місяця і звільняється?

Давайте перевіримо. Припустимо, новий працівник пропрацював 8 днів і звільнився за угодою сторін. Чи належить йому компенсація за щорічну основну відпустку?

Скористаємося формулою:

24 ÷ (365 − 11) × 8 ≈ 0,54,

де 24 — тривалість щорічної основної відпустки,

365 — днів у календарному році,

11 — святкових і неробочих днів у році,

8 — кількість відпрацьованих днів за робочий період, за винятком святкових та неробочих днів,

0,54 — кількість календарних днів щорічної відпустки, що належить працівнику.

Якщо працівник працював 7 днів і тривалість щорічної відпустки 24 дні, то за цією ж формулою вийде ≈ 0,47 днів.

Надають відпустки у календарних днях (ч. 1 ст. 5 Закону про відпустки). А от як заокруглювати та чи заокруглювати кількість днів відпустки, за які виплачують компенсацію, законодавство не врегульовує.

На практиці кількість днів відпустки, що підлягають компенсації, заокруглюють до цілого за математичним правилом: якщо після коми — 5 і більше, результат заокруглюють у більший бік. Якщо менше — цифри після коми відкидають. Так само пропонує заокруглювати результат Мінсоцполітики у листі від 24.06.2011 № 208/13/116-11.

У нашому випадку 0,54 заокруглюємо до 1, а 0,47 — до 0. Отже, якщо працівник працював 7 днів, він не заробив компенсацію за відпустку, якщо 8 — заробив один день.

Зауважте: у прикладі ми розраховували компенсацію, виходячи з мінімальної тривалості щорічної основної відпустки — 24 календарних дні.

Педагогічні працівники з відпусткою тривалістю 56 днів заробляють принаймні один день, що підлягає компенсації, пропрацювавши всього три дні.

Унаочнимо прикладом. Педагог пропрацював 3 дні і звільнився. Тривалість щорічної основної відпустки — 56 днів.

Педагогам рахують відпустку інакше:

Розраховуємо за цією нормою кількість днів щорічної відпустки педагога:

5,6 ÷ 30 × 3 ≈ 0,56,

де 5,6 — кількість календарних днів відпустки за місяць роботи,

30 — календарних днів у місяці,

3 — кількість календарних днів, які працював педагог, за винятком святкових та неробочих днів.

Після заокруглення отримуємо один календарний день.

Отже, педагогу, що пропрацював 3 дні, належить компенсація за один день відпустки.

Ось і все! Залишилося перевірити, як Ви впоралися із Практикумами.

Розв’язання Практикуму 1

Нечурайко має право на 24 к. д. щорічної основної відпустки і 4 к. д. — щорічної додаткової за особливий характер праці за роботу з комп’ютером.

За робочий рік, який закінчився, Нечурайко використав 20 к. д. щорічної основної відпустки і 4 к. д. — додаткової.

Отже, за 4 к. д. щорічної основної відпустки Нечурайко може отримати грошову компенсацію.

Розв’язання Практикуму 2

Звільняється «чорнобилець». Чорнобильську відпустку в цьому році не використав. Компенсуватимете?

Ні. Додаткову відпустку зі збереженням заробітної плати (ст. 20, 21 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 № 796-XII; далі — чорнобильська відпустка) надають не за роботу, а за шкоду від Чорнобильської катастрофи — постраждалим категорій 1 та 2. Тому цю відпустку не можна віднести до щорічних додаткових відпусток (ст. 76 КЗпП, ст. 7, 8 Закону про відпустки).

На чорнобильську відпустку не поширюються гарантії, передбачені Законом про відпустки, у т. ч. щодо виплати компенсації при звільненні.

Якщо працівник-чорнобилець звільняється і цьогоріч не використав чорнобильську відпустку:

• не виплачуйте компенсацію;
• видайте працівнику довідку про те, що він не використав відпустку;
• порадьте працівнику надати довідку при працевлаштуванні на наступне місце роботи.

Роботодавець повідомить установу з питань соціального захисту населення про прийняття чорнобильця та зможе надати таку відпустку до кінця календарного року.