Курс 6. Оформляємо щорічну відпустку

4. Як поділити, перенести чи продовжити відпустку
Вітаємо, шановний слухачу! На Вас чекає цікавий урок, але приготуйтеся добряче попрацювати. Спойлер: доведеться вирішити кілька практичних завдань. Заінтриговані? Тоді розпочинаємо! Спочатку потренуємося з Вами ділити відпустку.
Ділимо — за правилом
З’ясуємо, як ділити щорічну основну відпустку на частини.
Базові тези
1. Працівник може взяти відпустку повної тривалості або відпочивати кілька разів на рік.
2. Рішення про поділ відпустки має бути обопільним.
3. Роботодавець не зобов’язаний ділити відпустку на частини, якщо це негативно вплине на робочий процес.
До речі, Мінсоцполітики дотримує такої самої позиції (лист від 05.07.2013 № 290/13/116-13).
Якщо є ризик втрат робочого часу, роботодавець може:
- не погодитися ділити відпустку так, як бажає працівник;
- запропонувати свої умови поділу;
- не поділити відпустку взагалі.
Головне
Безперервна частина відпустки не може бути меншою 14 календарних днів (к. д.) (ст. 12 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР). Інші дні відпустки працівник може використати будь-якої тривалості, якщо не заперечує роботодавець.
Працівник Петренко і роботодавець домовилися про поділ відпустки: спочатку Петренко отримає 14 к.д. у травні, потом 7 к.д. у липні і ще 3 к.д. у серпні.
За згодою роботодавця бухгалтер Совенко поділила свою відпустку тривалістю 24 к. д. на частини:
- з 12 по 17 березня (6 днів);
- з 29 травня по 13 червня (16 днів);
- з 22 по 23 серпня (2 дні).
Якщо питання щодо поділу відпустки постає до того, як затвердили графік відпусток, досягнуту домовленість фіксуємо у графіку — вказуємо усі частини відпустки.
Якщо працівник просить про поділ відпустки після затвердження графіка, прохання викладає в заяві. Якщо роботодавець згоден, вказує про це в резолюції, кадровик готує наказ. Якщо роботодавець не згоден надати частину відпустки всупереч графіку, має право відмовити. У цьому разі достатньо відмови в резолюції, інших документів не оформлюйте.
Як скласти наказ, якщо працівник бере частину щорічної основної відпустки
Вкажіть у наказі:
- вид відпустки;
- кількість календарних днів відпустки;
- дату початку відпустки;
- дату закінчення відпустки;
- робочий рік, за який надають відпустку.
Базу ми з Вами пригадали. Давайте ускладнимо завдання. Розберемо запитання, що рік од року виникають у Ваших колег.
Ваші колеги часто запитують1. Скільки вихідних має припадати на щорічну основну відпустку при її поділі?
У законодавстві відсутня норма, скільки вихідних днів має охопити щорічна відпустка.
Тривалість відпусток незалежно від режимів та графіків роботи розраховують у календарних днях (ч. 1 ст. 5 Закону про відпустки).
Щорічну відпустку на прохання працівника можна поділити на частини будь-якої тривалості. Основна безперервна частина відпустки — щонайменше 14 к. д. (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).
Працівник отримає відпускні за всі календарні дні, зокрема за вихідні за графіком (крім святкових), що припали на час щорічної відпустки. Тому працівник:
- який хоче більше днів відпочити — проситиме оформити подільну частину відпустки на робочі дні, наприклад з понеділка по п’ятницю;
- якому потрібні гроші і який згоден менше відпочивати — постарається так поділити відпустку, щоб якомога більше вихідних припали на неї, наприклад із п’ятниці по неділю. По суті це законний спосіб отримати за дні відпустки грошову компенсацію, навіть якщо у працівника тривалість щорічної відпустки 24 к. д.
Порада. Не варто надавати частину відпустки тільки на суботи і неділі. Така відпустка не виконує свого призначення, викладеного в преамбулі до Закону про відпустки: відпустки надають, щоб працівники відновили працездатність, зміцнили здоров’я, виховували дітей та усебічно розвивалися.
На деяких підприємствах роботодавці наполягають, щоб у працівника з 24 к. д. відпустки шість припали на вихідні. Роботодавець має право вирішувати, чи згодитися поділити щорічну відпустку на частини.
2. Чи можна надавати частину щорічної основної відпустки у вихідні?
Так. Але радимо, нехай хоча б один день частини щорічної відпустки припадав на робочий день. Приміром, з п’ятниці по неділю або з суботи по понеділок.
Закон про відпустки не забороняє на прохання працівника надавати частину щорічної відпустки виключно на вихідні дні за графіком роботи. Формально порушення немає.
Водночас інспектор праці при перевірці може зауважити, що оскільки дні щорічної відпустки припадають виключно на дні щотижневого безперервного відпочинку, то відбувається заміна частини щорічної відпустки грошовою компенсацією. Отже, така відпустка не виконує свого призначення, зазначеного у преамбулі Закону про відпустки:
«Закон встановлює державні гарантії права на відпустки, визначає умови, тривалість і порядок надання їх працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров’я, а також для виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, усебічного розвитку особи».
Перевірте себе.
ПРАКТИКУМ. Працівник Соколенко просить поділити відпустку таким чином:
- 10 днів у травні;
- 7 днів у липні;
- ще 7 днів у серпні.
Погодитеся?
Переносимо та продовжуємо — відповідно до підстав
Ідемо далі.
З поділом розібралися, опануємо складніше завдання — як і коли переносити чи продовжувати відпустку.
Базові тези
1. Щорічні відпустки надають за графіками (ч. 10 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки). Змінити термін надання відпустки можна за згодою працівника і роботодавця, а також якщо настануть для цього підстави.
2. Ініціювати перенесення відпустки можуть як роботодавець, так і працівник.
Опануємо підстави та умови перенесення/продовження відпустки.
Продовжують чи переносять:
- щорічні відпустки (основну, додаткову за роботу із шкідливими та важкими умовами праці, додаткову за особливий характер праці, інші щорічні додаткові відпустки);
- додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи.
Так скеровують стаття 11 та частина 7 статті 20 Закону про відпустки.
Підстави для продовження та перенесення відпустки визначає стаття 11 Закону про відпустки.
Роботодавець зобов’язаний перенести відпустку на вимогу працівника, якщо:
1) письмово не повідомив працівника про відпустку мінімум за два тижні до терміну, встановленого графіком відпусток (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки);
2) не виплатив працівнику відпускні мінімум за три дні до початку відпустки (ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки).
Роботодавець повинен перенести на інший період або продовжити щорічну відпустку або додаткову відпустку працівникам з дітьми, якщо:
1) відпустка збіглася з тимчасовою непрацездатністю працівника, засвідченою у встановленому порядку;
2) працівник під час відпустки виконував державні або громадські обов’язки, і його звільняли від роботи зі збереженням зарплати;
3) настав строк відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
4) щорічна відпустка збіглася з відпусткою у зв’язку з навчанням.
Працівник сам обирає — продовжити чи перенести відпустку.
Якщо працівник хоче перенести відпустку, то новий її період погоджує з роботодавцем. Працівник не має права самостійно продовжити відпустку (лист Мінсоцполітики «Щодо закінчення строкового трудового договору» від 31.01.2012 № 30/13/133-12). Самовільне використання відпустки — прогул (п. 24 постанови пленуму Верховного суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9).
Якщо продовжуєте/переносите щорічну відпустку, дотримайте вимоги частини 3 статті 11 та статті 12 Закону про відпустки:
- ділити відпустку можна так, щоб одна безперервна частина була мінімум 14 днів;
- надати частину відпустки до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який відпустка.
Ці вимоги не стосуються перенесення чи продовження відпустки на дітей. Вказати новий період відпустки можна в один із трьох способів:
Розберемо кожну історію.
Як перенести відпустку через тимчасову непрацездатність
Відпустку переносимо або продовжуємо у разі тимчасової непрацездатності, засвідченої в установленому порядку (п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки).
Продовжити (перенести) відпустку зможете тільки після того, як працівник надав лікарняний (лист Мінсоцполітики від 17.07.2017 № 1922/0/101-17/284).
У перший робочий день після хвороби працівник має подати закритий листок непрацездатності. Визначте, чи має право працівник продовжити чи перенести відпустку, та порахуйте кількість днів відпустки, що збіглися з хворобою. Відтак працівник пише заяву про продовження чи перенесення відпустки.
Завдання. Ознайомтеся зі зразками. Зважте: згоду або відмову на перенесення відпустки роботодавець зазначає в резолюції на заяві. Якщо керівник погодився, кадровик на підставі заяви готує наказ про перенесення відпустки.
Що зробити далі? На підставі наказу про продовження чи перенесення відпустки внесіть зміни до розділу «Відпустки» особової картки працівника (форма П-2). Якщо відпустку продовжили, закресліть однією рискою дату закінчення відпустки, зазначте нову, вкажіть реквізити наказу.
Щорічна основна відпустка працівниці Веселки — 14 к. д. з 04.06.2021 по 17.06.2021. Жінка хворіла 5 днів під час відпустки, а 18.06.2021 прийшла на роботу й подала листок непрацездатності. У цьому випадку частину відпустки можна і продовжити, і перенести, адже ця частина становить 10 днів. Але якщо Веселка обере перенесення відпустки, наступного разу вона має взяти 14 або й усі 15 днів, що залишилися, аби дотримати норму щодо неподільної частини відпустки. Веселка написала заяву про продовження відпустки. Маруся Нежурисько підготувала наказ. Керівник підписав. Маруся в особовій картці працівниці закреслила початкову дату закінчення відпустки 17.06.2021, написала нову — 22.06.2021 і реквізити наказу про продовження відпустки.
Згодом Веселці надали 9 к. д. щорічної основної відпустки з 01.08.2021 по 09.08.2021. Працівниця хворіла 3 дні під час відпустки. 10.08.2021 Веселка вийшла на роботу, подала лікарняний і заяву про перенесення трьох днів відпустки на вересень. Кадровик Маруся підготувала наказ, керівник підписав. Кадровик в особовій картці П-2 працівниці закреслила початкову дату закінчення відпустки 09.08.2021, написала нову — 06.08.2021 і реквізити наказу про перенесення відпустки. Якби працівниця в заяві про перенесення відпустки вказала не місяць — вересень, а конкретні дати — з 03.09.2021 по 05.09.2021, наказ № 205-к/тр видавати було б не потрібно.
Тепер давайте закріпимо тему. Проаналізуйте Схему. Погодьтеся, так легко запам’ятаємо основні тези.
Як перенести відпустку, що збіглася з державними чи громадськими обов’язками?
Відпустку переносимо чи продовжуємо, якщо працівник виконував державні або громадські обов’язки, для виконання яких законодавство зобов’язує роботодавця увільнити працівника від роботи і зберігати зарплату (п. 2 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки).
Так, право на збереження місця роботи та середнього заробітку мають:
- громадяни України для виконання обов’язків, пов’язаних із взяттям на військовий облік, призовом або прийняттям на військову службу, а також особи, яких районні (міські) військкомати направляють на медогляд (медобстеження в амбулаторних чи стаціонарних умовах) та лікування (ч. 2 ст. 21 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.1992 № 2232-XII; далі — Закон № 2232);
- працівники-військовозобов’язані, яких призвали на військові збори (ч. 11 ст. 29 Закону № 2232);
- працівники, які проходять військову службу в особливий період (ст. 119 КЗпП);
- члени комісій з питань приписки до призовних дільниць, призовних та лікарських комісій при районних (міських) військкоматах, лікарі і середній медперсонал, технічні працівники та обслуговуючий персонал, яких направляють працювати на призовних дільницях і збірних пунктах під час взяття допризовників на військовий облік і призову громадян на військову службу або на збори для проведення медогляду і повторного огляду громадян, а також для відправлення призваних на збірні пункти (ч. 6 ст. 43 Закону № 2232);
- депутати місцевих рад на час сесій, засідань постійних комісій рад, для здійснення депутатських повноважень, із відшкодуванням йому середнього заробітку за основним місцем роботи за рахунок місцевого бюджету (ч. 3 ст. 49 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997 № 280/97-ВР).
Як перенести відпустку через збіг із відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами
Відпустку переносимо чи продовжуємо, якщо в працівниці настало право на відпустку з вагітності та пологів (п. 3 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки).
Зважаючи на тривалість відпустки з вагітності та пологів (мінімум 126 днів) доцільно не продовжити, а перенести відпустку на період після закінчення відпустки з вагітності та пологів.
На підставі заяви працівниці та листка непрацездатності видайте наказ. Відобразіть перенесення відпустки в коригуючому табелі обліку використання робочого часу та особовій картці П-2.
Як перенести відпустку через початок навчальної відпустки
Відпустку переносимо чи продовжуємо, якщо у працівника настало право на навчальну відпустку (п. 4 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки).
На підставі заяви працівника роботодавець видає наказ про продовження (перенесення) відпустки. Відобразіть перенесення відпустки в коригуючому табелі обліку використання робочого часу та особовій картці П-2.
Відпустку переносять і за домовленістю сторін, якщо це потрібно роботодавцю або працівнику.
Як перенести відпустку з ініціативи роботодавця
Роботодавець може перенести щорічну відпустку працівника, якщо:
- відпустка за графіком негативно позначиться на роботі підприємства;
- працівник письмово погодився перенести відпустку;
- працівник зможе використати мінімум 24 календарних дні відпустки до закінчення робочого року;
- профспілка (уповноважений представник трудового колективу) погодила перенесення відпустки (ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки).
Насамперед слід усно чи письмово погодити з працівником, чи згоден він перенести відпустку. Якщо згоден, як правило, безпосередній керівник (або працівник особисто) пише директору доповідну записку про необхідність перенести відпустку. Працівник може зафіксувати згоду внизу доповідної записки на вільному від тексту місці. Доцільно, аби й кадровик зазначив, чи не порушать норми Закону про відпустки у цьому разі.
Якщо роботодавець згоден перенести відпустку, у резолюції на доповідній доручає кадровику отримати згоду профспілки (представника трудового колективу) та підготувати наказ. Якщо на доповідній немає згоди безпосереднього керівника та візи кадровика, додатково дає завдання визначити, чи зможе працівник використати відпустку до закінчення робочого року та отримати згоду працівника.
Після отримання згоди профспілки чи ради трудового колективу на підставі доповідної записки безпосереднього керівника працівника, згоди працівника та ради трудового колективу підготуйте наказ про перенесення відпустки. У наказі зазначте період, на який переносять відпустку. Якщо наказ про відпустку вже видали, скасуйте його в наказі про перенесення відпустки. Ознайомте працівника з наказом під підпис. Внесіть зміни до графіка відпусток.
Як перенести відпустку на прохання працівника
Закон про відпустки прямо не передбачає можливості перенести відпустку на прохання працівника. Однак це не порушення, оскільки не погіршує становище працівника порівняно із гарантованим законодавством. Роботодавець може як погодитися, так і відмовити працівнику.
Працівник просить надати відпустку заявою. Оскільки відпустка не за графіком, доцільно погодити її з безпосереднім керівником працівника та кадровою службою. Якщо роботодавець погодив надання відпустки, кадровик готує наказ. Кадровик вносить відомості про фактичний період відпустки до графіка відпусток та особової картки П-2.
Що та втома, коли ми з Вами так плідно попрацювали! Розібралися з усіма завданнями і з чистим сумлінням ідемо кавувати. Наступний урок про те, як виплатити відпускні разом із зарплатою та компенсувати відпустку грошима. Після перепочинку нумо продовжувати крокувати програмою!