Курс 6. Оформляємо щорічну відпустку

Кожний роботодавець має щороку складати графік відпусток. Мета цього документа — гарантувати й дотримати право працівників на відпочинок, а також спланувати роботу підприємства.

1. Визначтеся зі строками

Граничний термін, щоб затвердити графік, — 5 січня прийдешнього року (п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213; далі — Типові правила). Мінсоцполітики наголошує, що Типові правила діють, тож строків дотримувати потрібно (лист від 25.08.2015 № 475/13/116-15).

Коли розпочати складати графік? Це залежить від кількості працівників та структури підприємства:

• менше ніж 50 працівників — у грудні. Вистачить двох тижнів, щоб скласти графік відпусток і ознайомити з ним працівників;
• 50 і більше працівників — у листопаді.

Радимо складати і затверджувати графік до середини грудня, щоб встигнути повідомити працівника про початок відпустки за два тижні (ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки). Адже відпустки можуть припадати й на перші числа прийдешнього року.

2. Оберіть форму

Законодавство не регламентує форми графіка відпусток. Скористайтеся однією з пропонованих форм:

• форма графіка відпусток, яку розробили експерти Школи відповідно до Закону про відпустки і ДСТУ 4163:2020 та погодили з Держпраці;
• уніфікована форма зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого протоколом Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7.

Оскільки типової форми графіка відпусток немає, адаптуйте форму під потреби підприємства

Систематизуйте прізвища працівників у графіку відпусток за підрозділами:

1) за прізвищами в алфавітному порядку;

2) або посадами від керівника до робітника;

3) або періодом відпусток.

3. Визначте, які відпустки включити

Законодавство зобов’язує скласти графік для щорічних і чорнобильських відпусток (ст. 10 Закону про відпустки, п. 6 Порядку використання коштів державного бюджету для виконання програм, пов’язаних із соціальним захистом громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, затвердженого постановою КМУ від 20.09.2005 № 936).

Графік чорнобильських відпусток на наступний рік складіть і подайте до органу соцзахисту не пізніше, ніж 31 жовтня поточного року.

До графіка щорічних відпусток включіть:

• основну, зокрема невикористану за минулі роки;
• додаткову за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
• додаткову за особливий характер праці;
• інші додаткові, передбачені законодавством (за стаж держслужбовцям, посадовим особам ОМС тощо).

4. Визначте, кого з працівників включити

У графіку мають бути всі працівники підприємства, незалежно від дати працевлаштування і статусу. Директор, сумісники, працівники, які мають право на відпустку у зручний час – не виняток. Відсутність кожного з них може негативно вплинути на виробничі процеси. Тож плануйте відпустки всіх працівників, крім випадків, коли це недоцільно або неможливо зробити. Наприклад:

• працівник проходить військову службу — не знаєте достеменно, коли працівника звільнять із військової служби;
• із працівником відсутній зв’язок — неможливо урахувати інтереси працівника, якщо він має право на щорічну відпустку у зручний час, а також довести графік відпусток до відома працівника.

5. Складіть графік

Не складайте графік відпусток самотужки. Допоможіть керівникам підрозділів скласти графіки відпусток підлеглих. Організуйте роботу за алгоритмом.

Підготуйте наказ про складання графіка наказом керівника підприємства

Це доречно, якщо процедуру не унормовує ПВТР. Так зобов’яжете лінійних менеджерів сприяти плануванню відпусток. На допомогу — зразок.

Реєструйте документ у Журналі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань. Рекомендований літерний індекс наказу — аг.

Ознайомте керівників підрозділів із наказом під підпис. Якщо підрозділів понад десяток, оформте аркуш ознайомлення з наказом.

Проведіть аудит відпусток поточного року

Виявіть залишки невикористаних відпусток за особовими картками працівників (типова форма П-2).

Підготуйте інформацію для керівників підрозділів

Складіть таблицю з відомостями про відпустки кожного працівника. Зазначте:

• скільки днів щорічної основної відпустки належить працівникові;
• чи є право на додаткові щорічні відпустки, інші відпустки, які надають щороку (наприклад, додаткова відпустка на дітей, чорнобильцям, учасникам бойових дій тощо), їх тривалість;
• скільки днів невикористаної за минулі роки відпустки залишилось;
• чи є у працівника право на відпустку у зручний час;
• коли виникає право на щорічну відпустку повної тривалості у працівників, яких прийняли у другому півріччі поточного року;
• чи є працівники, які мають право на відпустки повної тривалості до спливу шести місяців роботи.

Підготуйте повідомлення про підготовку графіка відпусток. Так інформуєте одразу всіх про відпустки й зекономите час. Щоб прочитати й опанувати, керівник підрозділу витратить 10 хвилин. Вам не доведеться пояснювати одне й те саме кожному.

Повідомте керівників підрозділів, що коли складають графіки, мають враховувати:

• вимоги законодавства про працю;
• інтереси виробництва;
• особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Порада

Нехай працівники, особливо ті, що мають право на відпустку у зручний час, зазначать на проєкті графіка відпусток, що згодні з періодом відпустки. Надалі зможете спростувати претензії, що не врахували їх побажання

Керівник підрозділу підписує проєкт графіка відпусток.

З’ясуйте бажані періоди відпусток працівників, які не входять до складу підрозділів

Як правило, це заступники директора, секретар. З’ясуйте, коли вони хочуть у відпустку та попередньо узгодьте дати відпусток із директором.

Зберіть проєкти графіків, що склали керівники підрозділів 

Перевірте, чи дотримали керівники підрозділів із працівниками ваші настанови. Якщо знайдете помилки — скорегуйте графіки, погодьте їх із керівниками підрозділів. Ознайомте зі змінами працівників, яких вони стосуються.

Складіть проєкт зведеного графіка відпусток підприємства

На великому підприємстві починайте складати зведений графік відпусток, коли один підрозділ подасть проєкт свого графіка. На малому — дочекайтеся проєктів графіка відпусток від усіх підрозділів. Впишіть у зведений графік відпустки працівників, які не входять до складу підрозділів, — директора, його заступників та помічників.

Проєкт графіка відпусток підписує відповідальний за його складання працівник, як правило, керівник кадрової служби.

6. Погодьте графік та передайте на затвердження

Графік відпусток погоджуйте із виборним органом первинної профспілкової організації. Немає профспілки — погодьте з іншим представницьким органом трудового колективу (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки). Зазвичай це Рада трудового колективу, а на невеликих підприємствах — уповноважений представник трудового колективу..

Порада

Передавайте проєкт графіка відпусток для погодження із супровідним листом. Вкажіть у листі бажаний термін:

Просимо погодити проєкт графіка до 11.12.2024.

Після погодження керівник підприємства затверджує графік відпусток особисто або розпорядчим документом (гл. 7 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5). Оформте гриф затвердження, якщо не потрібні додаткові вказівки, щоб упровадити та виконувати графік відпусток. Наказ у цьому випадку не потрібен.

Приклад

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «Усе буде добре»

Добродій       Костянтин ДОБРОДІЙ

16.12.2024

Якщо додаткові вказівки необхідні, наприклад ознайомити з графіком відпусток, роздати керівникам структурних підрозділів витяги із графіка відпусток, затвердіть графік відпусток наказом.

Наказ про затвердження графіка відпусток належить до групи наказів із адміністративно-господарських питань. Рекомендований літерний індекс — аг. Строк зберігання наказу — 5 років. На графіку оформте гриф затвердження наказом.

Приклад

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора ТОВ «Усе буде добре»

16.12.2024 № 155/аг

7. Ознайомте працівників з графіком

Закон про відпустки зобов’язує роботодавця довести графік до всіх працівників. Як це зробити — вирішуйте з огляду на чисельність працівників та розгалуженість структури підприємства.

Підприємство невелике, до 50 працівників, усі працюють в одному офісі, — директор може затвердити графік без наказу, кадровик за день-два збере підписи колег у графіку.

Штат перевищує 50 осіб, підприємство поділено на підрозділи, а деякі з них розташовані в іншому місті — затверджуйте графік наказом, у якому зобов’яжіть керівників підрозділів ознайомити підлеглих із графіком. Делегуйте цю місію лінійним менеджерам. Функцію контролю залиште за собою.

Також ознайомити працівників із графіком відпусток можна альтернативними способами, передбаченими трудовими договорами (ч. 3 ст. 29 КЗпП).

8. За потреби вносьте до графіка зміни та доповнення

Як і графік відпусток, роботодавець затверджує зміни та доповнення до нього за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації/профспілковим представником чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).

Зазвичай доповнення до графіка відпусток вносять, якщо після початку року прийняли на роботу нових працівників. Мінсоцполітики вважає таку практику правильною (лист від 25.08.2015 № 475/13/116-15).

Виконайте чотири кроки, якщо необхідно доповнити графік відпусток, щоб включити в нього нових працівників:

1) узгодьте з працівником та його безпосереднім керівником період відпустки;

2) погодьте майбутні зміни з виборним органом первинної профспілкової організації/профспілковим представником чи іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом, наприклад Радою трудового колективу;

3) затвердьте зміни так само, як затвердили графік відпусток на рік — наказом або грифом роботодавця «ЗАТВЕРДЖУЮ» на документі. В останньому випадку назвіть його «Доповнення до графіка відпусток», пронумеруйте;

4) ознайомте працівника з доповненням до графіка відпусток.

Як і наказ про затвердження графіка відпусток, наказ про доповнення графіка відпусток реєструйте в Журналі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (індекс — аг). Якщо не ведете такої справи, реєструйте в Журналі реєстрації наказів із кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Якщо працівника прийняли на початку року, доповніть графік, наприклад, упродовж місяця. Якщо працівника прийняли з випробуванням, доповніть графік після того, як він успішно пройде випробування.

В окремих випадках вносити доповнення до графіка не потрібно. Наприклад, право на відпустку повної тривалості в перший рік роботи настає, коли працівник безперервно відпрацює на підприємстві шість місяців. Виняток — коли за бажанням працівника роботодавець має надати щорічну відпустку повної її тривалості (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).