Курс 6. Оформляємо щорічну відпустку

Із 09.05.2021 батько має рівне з матір’ю право на відпустку на дітей. Для працівників — новина добра, для кадровика — додатковий клопіт, адже документів для того, щоб оформити відпустку, побільшало.

Право на відпустку

Право на додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи (далі — відпустка на дітей), мають:

1) один із батьків:

• який має двох або більше дітей віком до 15 років;
• який має дитину з інвалідністю;
• повнолітньої особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи;
• який усиновив дитину;

2) одинока мати;

3) батько, який виховує без матері (зокрема, якщо мати тривалий час перебуває в лікувальному закладі):

• дитину;
• особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи;

4) особа, яка взяла під опіку:

• дитину;
• особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;

5) піклувальник;

6) один із прийомних батьків;

7) один із батьків-вихователів.

Підстави — статті 182-1 та 186-1 КЗпП, стаття 19 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Документи на відпустку

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо забезпечення рівних можливостей матері та батька у догляді за дитиною» від 15.04.2021 № 1401-ІХ, що діє з 09.05.2021, вніс зміни до статті 19 Закону про відпустки.

Право на відпустку на дітей має, зокрема, один з батьків:

• який має двох або більше дітей віком до 15 років;
• який має дитину з інвалідністю;
• повнолітньої особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи;
• який усиновив дитину.

Оскільки відпустку на дітей надають одному з батьків, вони мають домовитися, хто з них скористається відпусткою. У такому разі, наприклад, мати дитини разом із заявою про відпустку та свідоцтвами про народження дітей надає документ, що батько дітей не скористався відпусткою на дітей за цей календарний рік, або не має на неї права.

Документи, що підтверджують право на додаткову відпустку на дітей, знайдете у таблиці.

Якщо обоє батьків дітей працюють, мати надає довідку з місця роботи батька, що той не використав відпустку на дітей за 2022 рік.

Якщо другий з батьків — приватний підприємець (ФОП), або ніде не працює та не перебуває на обліку в службі зайнятості, паперова або електронна трудова книжка підтвердить, що другий із батьків не перебуває в трудових відносинах.

Стаж для відпустки

Одному з батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, надають щорічно відпустку на дітей.  Інших умов Закон про відпустки не висуває.

У редакції статті 19 Закону про відпустки, що діяла до 09.05.2021, було зазначено, що таку відпустку надають «жінці, яка працює і має двох або більше дітей віком до 15 років…». Тому Мінсоцполітики роз’яснювало, що аби отримати відпустку на дітей, жінці недостатньо мати двох дітей віком до 15 років. Вона повинна працювати, а не лише перебувати в трудових відносинах із підприємством (лист від 26.03.2018 № 480/0/101-18/284). Після 09.05.2021 немає підстав застосовувати це роз’яснення. Із чинної редакції випливає, що за періоди після 09.05.2021 батько чи мати двох дітей віком до 15 років має право на додаткову відпустку на дітей за кожен календарний рік роботи на підприємстві.

Вік дитини та право на відпустку

Право на відпустку на дітей залежить від віку дитини.

Стаття 19 Закону про відпустки визначає вік дітей тільки для такої категорії, як «один з батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років». Вік дитини з інвалідністю, всиновленої дитини, дитини під опікою, дитини одинокої матері (батька) не встановлено, тому керуйтеся загальними нормами законодавства.

Дитина — це особа віком до 18 років (повноліття), якщо згідно із законом, застосовуваним до неї, вона не набуває прав повнолітньої раніше (ст. 1 Закону України «Про охорону дитинства» від 26.04.2001 № 2402-III, ст. 2 Закону України «Про державну допомогу сім’ям з дітьми» від 21.11.1992 № 2811-XII).

Опіку встановлюють над дитиною, яка не досягла 14 років, а піклування — над дитиною віком від 14 до 18 років (п. 2 ст. 243 Сімейного кодексу України). Тож до досягнення дитиною повноліття право на відпустку мають:

• один із батьків, який має дитину з інвалідністю;
• один із батьків, який всиновив дитину;
• одинока мати;
• батько, який виховує дитину без матері;
• особа-піклувальник, який виховує дитину віком від 14 років.

Тривалість відпустки

Тривалість відпустки на дітей за однією підставою — 10 к. д., якщо підстав дві або більше — 17 к. д. (ст. 182-1 КЗпП, ст. 19 Закону про відпустки).

Мінсоцполітики в листі від 14.04.2008 № 235/0/15-08/13 роз’яснює, що кожна підстава для надання відпустки за статтею 19 Закону про відпустки — це окрема підстава. Такого висновку дійшли Мінпраці, Мін’юст і Головне науково-експертне управління Апарату Верховної Ради України за результатами правової експертизи.

Оформлення відпустки

Коли оформлюватимете відпустку на дітей, пам’ятайте чотири правила.

Правило 1. Відпустка на дітей — соціальна, а не щорічна (п. 4 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки), хоча її надають щороку. Відпустку на дітей надають понад щорічні відпустки, передбачені статтями 6, 7 і 8 Закону про відпустки, а також понад щорічні відпустки, встановлені іншими законами та нормативно-правовими актами (ч. 7 ст. 20 Закону про відпустки);

Ознаки відпусток	Щорічна відпустка	Відпустка на дітей
За який рік надають	робочий	календарний (ст. 19 Закону про відпустки)
Коли виникає право на відпустку	у перший рік — через шість місяців роботи, у подальшому — після початку робочого року	з дати прийняття на роботу
Чи включають до тривалості відпустки святкові дні	у мирний час — ні, під час воєнного стану — так (ч. 1 ст. 5 Закону про відпустки)
Чи продовжують або переносять у разі тимчасової непрацездатності та в інших випадках	так (ст. 11, ч. 7 ст. 20 Закону про відпустки)
Чи виплачують компенсацію при звільненні	так (ст. 24 Закону про відпустки)	так, якщо другий із батьків не використав відпустку
Чи надають невикористані відпустки за минулі роки	так
Чи виплачують компенсацію за частину відпустки на прохання працівника	так	ні
Чи перераховують компенсацію за бажанням працівника у разі переведення на інше підприємство	ні

Правило 2. Щоб скористатися правом на відпустку на дітей працівник має надати кадровику підтвердні документи. Як правило, працівники знають свої права та надають документи при прийнятті на роботу.

Правило 3. Якщо відпустку на дітей запланували з конкретними датами в графіку відпусток, заяву писати не потрібно. Роботодавець лише повідомляє працівника про дату початку відпустки на дітей і видає наказ.

Правило 4. Якщо відпустку на дітей не запланували або її просить новий працівник, він має написати заяву.

Оплата відпустки

Бухгалтер виплачує працівнику відпускні за період додаткової відпустки на дітей до початку відпустки, якщо інше не передбачає трудовий чи колективний договір (ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки).

Поділ відпустки

Законодавство дозволяє ділити на частини тільки щорічні відпустки (ст. 12 Закону про відпустки).

Відпустка на дітей — соціальна (ст. 19 Закону про відпустки).

На думку Мінсоцполітики, працівник, який має право на відпустку на дітей тривалістю 17 к. д., може поділити її на частини тільки так — 10 і 7 к. д. (лист від 12.05.2015 № 256/13/116-15). Однак, незрозуміло, за якою підставою надавати частину відпустки на 7 днів, а за якою — на 10.

Роботодавця не притягнуть до відповідальності за те, що поділив відпустку на дітей на письмове прохання працівника.

Перенесення та продовження відпустки

Невикористана відпустка на дітей не «згоряє». Якщо працівник не скористався відпусткою в поточному році, він може це зробити в наступному. Йому не потрібно писати заяву про перенесення відпустки на наступний рік, а роботодавцю — видавати наказ.

Таку відпустку роботодавець надає за бажанням працівника, якщо є підстави, зазначені в статті 19 Закону про відпустки.

Законодавство не передбачає строку давності, після якого працівник втрачає право на відпустку на дітей. Тож, якщо працівник не використав цю відпустку за минулий рік або за кілька попередніх років, то він має право її використати. У разі звільнення, незалежно від підстав, йому виплачують компенсацію за всі невикористані відпустки відповідно до статті 24 Закону про відпустки.

Аналогічну думку висловило Мінсоцполітики в листі від 05.08.2016 № 435/13/116-16.

Грошова компенсація 

У разі звільнення працівнику виплачують грошову компенсацію (далі — компенсація) за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також відпустки на дітей (ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки).

Виплатити компенсацію — обов’язок роботодавця. Тому працівники не писали заяву з проханням виплатити компенсацію за невикористані відпустки на дітей. Проте з 09.05.2021 відпустку на дітей надають одному з батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років.

Оскільки відпустку на дітей надають одному з батьків, роботодавець не може знати, чи має право його працівник чи працівниця при звільненні на компенсацію за відпустку на дітей, чи нею вже скористався чи планує скористатися інший із подружжя.

Водночас роботодавець ризикує, що працівник може звернутися до суду через невиплату компенсації за відпустку, або звинуватить роботодавця, що той не роз’яснив йому, за яких умов працівник має право на компенсацію за відпустку.

Пропонуємо розробити шаблон повідомлення, в якому прописати, що відповідно до статті 24 Закону про відпустки при звільненні виплачують компенсацію за відпустку працівникам, які мають дітей, зважаючи на статтю 19 Закону про відпустку надають одному з батьків…. Якщо ви хочете отримати при звільненні компенсацію за відпустку на дітей, до дня звільнення надайте до кадрової служби документ, який підтверджує, що мати дитини не скористалася правом на відпустку або не має на неї права.

Те, що мати дитини надасть батькові дитини довідку з місця роботи означатиме, що вони дійшли згоди в питанні виплати компенсації за відпустку.

На запит експертів системи Мінекономіки підтвердило, що при звільненні грошову компенсацію виплачують у разі підтвердження, що один з батьків не скористався правом на відпустку на дітей, за кожен рік окремо (лист від 16.07.2021 № 4712-06/37178-07).

Вручить повідомлення працівнику під підпис при свідках.

Якщо мати (батько) не працює, другий з батьків має право на компенсацію за відпустку на дітей при звільненні.

Якщо право на відпустку на дітей має одна особа, наприклад, одинока мати, роботодавець без усіляких заяв виплачує при звільненні компенсацію за невикористану відпустку на дітей.

Роботодавець у наказі про звільнення вказує кількість невикористаних днів відпустки на дітей, за які бухгалтер виплатить компенсацію.

Відповідальність

Якщо роботодавець відмовляє в законному бажанні працівника отримати відпустку на дітей, штраф загрожує підприємству та посадовій особі, винній у вчиненні порушення.

Юридичні та фізичні особи — підприємці, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафу, якщо порушать вимоги трудового законодавства в частині надання відпусток у розмірі мінімальної зарплати. Водночас під час дії воєнного стану інспектор Держпраці не оштрафує підприємство, яке виконало в повному обсязі та у встановлений строк припис про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю) (ч. 3 ст. 16 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX).

Посадових осіб роботодавця, винних у порушенні законодавства про працю, можуть притягнути до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510—1700 грн) (ст. 41 КпАП).

Для того щоб краще засвоїти основні тези цього уроку, пройдіть інтрактивний тест.