Курс 6. Оформляємо щорічну відпустку

Вітаємо, шановний слухачу!

На початку уроку виберемо найбільш вдалий для Вашого підприємства спосіб повідомити про відпустку. Далі потренуємося складати наказ про щорічну відпустку. До справи!

 

5 способів повідомити працівника про відпустку. Оберіть найліпший

Норма. Роботодавець має письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки мінімум за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон № 504).

Наслідки порушення. Якщо роботодавець повідомить працівника пізніше або не повідомить взагалі, доведеться перенести відпустку на вимогу працівника на інший зручний для нього час (п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону № 504).

Інспектор праці кваліфікує відсутність повідомлення як порушення законодавства про працю (п. 5.18 Переліку питань, що вивчають під час інспекційного відвідування / невиїзного інспектування, наказ Мінсоцполітики від 18.08.2017 № 1338). Штраф на підприємство — у розмірі мінімальної зарплати.

Як на практиці. Працівники пишуть заяви про відпустки за два тижні. Однак те, що працівник подав заяву, не означає, що роботодавець повідомив його про відпустку.

Як дотримати норми. Законодавство не конкретизує. Є щонайменше п’ять способів. Кожен має переваги та недоліки.

Спосіб 1. Ознайомити з графіком відпусток

Переваги. Економія часу, зменшення документообігу.

Недоліки. Є ризик, що інспектор праці зауважить порушення, а працівник вимагатиме перенести відпустку на зручний для нього час.

Ознайомлення працівника під підпис із графіком відпусток не звільняє роботодавця від обов’язку письмово повідомити про початок відпустки. Інспектор праці зафіксує порушення і матиме рацію. Ціна помилки — штраф:

• на роботодавця — у розмірі мінімальної зарплати (ст. 265 КЗпП);
• на винних посадових осіб — від 510 до 1700 грн (ст. 41 Кодексу про адміністративні правопорушення, КпАП).

Графік складають у листопаді-грудні. За кілька місяців після ознайомлення з графіком працівник може забути, коли у нього відпустка. Якщо наказ про відпустку згідно з графіком заскочить працівника зненацька, він вимагатиме перенести відпочинок на інший період.

Спосіб 2. Повідомити електронною поштою

Переваги. Економія часу, зменшення документообігу.

Недоліки. Немає письмових доказів, що Ви повідомили працівника про відпустку. 

Результат — працівник матиме право вимагати перенесення відпустки; інспектор праці не прийме поштові звіти про доставку листа як доказ, що роботодавець дотримав закону.

Спосіб 3. Повідомити засобами СЕД

Переваги. Економія часу, зменшення документообігу.

Недоліки. Можна скористатися, тільки якщо є СЕД.

Спосіб 4. Видати наказ про відпустку за два тижні до початку, ознайомити працівника

Переваги. Окреме повідомлення про відпустку не потрібне. Це економить час і не збільшує документообіг.

Законодавство лише встановлює перелік випадків, коли заяви потрібні:

• відпустка у зв’язку з усиновленням дитини (ст. 18-1 Закону № 504);
• приєднання щорічної відпустки до відпустки з вагітності та пологів (ч. 2 ст. 20 Закону № 504);
• відпустка для догляду за дитиною до трьох (шести) років (ст. 181 КЗпП);
• щорічні відпустки працівникам до 18-ти років повної тривалості у перший рік роботи (ст. 195 КЗпП).

У наказі про відпустку вкажіть:

Підстава: графік відпусток на 2021 рік.

Недоліки. Якщо у графіку вказані не дати, а місяці початку відпусток, без заяв працівників із конкретизацією бажаних дат не обійдетеся. Та й скласти графік з точними датами відпусток — справа не з легких.

Спосіб 5. Повідомити письмово

Переваги. Є доказ того, що роботодавець дотримав закону.

Недоліки. Збільшується документообіг.

Порада. Підготуйте шаблон, аби зазначати лише змінну інформацію. Скористайтеся  шаблоном від експертів Школи.

Реєструйте повідомлення. Попросіть працівника поставити підпис у відмітці про отримання. На прохання працівника зробіть копію. Підшивайте повідомлення до справи «Документи про використання відпусток».

Видайте наказ про відпустку за 3-5 днів до її початку. Підстава для наказу — графік відпусток. Головне, щоб бухгалтер встиг перерахувати відпускні щонайпізніше за три дні до відпустки (ч. 1 ст. 21 Закону № 504).

Практикум. Давайте тепер з Вами трішки попрактикуємо. Складіть повідомлення в сервісі «КОЗА Онлайн: Кадри».

Наказ про щорічну відпустку. Складіть за зразком

Як повідомляти про відпустку — Ви засвоїли.

Наступне завдання — попрактикувати складати наказ про відпустку.

Розберемо:

• як оформити реквізити,
• як скласти текст,
• хто підписує та візує,
• коли видавати.

Роботодавець оформлює щорічну відпустку наказом. Навчіться складати його так, щоб не прискіпався жоден перевіряльник. На допомогу — зразок, правила діловодства і настанови експертів.

Як оформити. Накази оформлюємо на бланку або на чистому аркуші формату А4. Наказ про відпустку можемо оформити й за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489. Але ми зосередимось на складнішому варіанті — наказі за формою, відмінною від типової.

Два ключових твердження про наказ за формою, відмінною від типової:

1) у наказі мають бути всі показники, що є в типовій формі;

2) наказ оформлюємо згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163:2020) та главою 9 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

На бланку наказу заздалегідь надруковано постійні реквізити і є відмітки для перемінних реквізитів. Якщо на підприємстві є затверджені бланки наказів, це пришвидшує документообіг.

Немає бланка — оформлюємо наказ «з нуля». Зазначаємо в «шапці» обов’язкові реквізити — назву підприємства, назву виду документа (НАКАЗ), місце складення, заголовок до тексту (п. 4.4 ДСТУ 4163:2020). Дату і номер проставимо після того, як керівник підпише документ.

Настанови щодо реквізитів «шапки» наказу — у Таблиці.

Як скласти текст. За Правилами № 1000/5 накази містять дві частини — констатуючу і розпорядчу. Виняток — накази з кадрових питань. Констатуючу частину в них можна опустити. Надати відпустку — звичайний обов’язок роботодавця. Аргументувати, чому він його виконує, — зайве.

Розпорядче дієслово. Друкуйте дієслово НАДАТИ з нового рядка після заголовка. Не відступайте від межі лівого берега.

ПІБ працівника, посада, підрозділ. Наводьте у давальному відмінку:

• прізвище працівника — великими літерами,
• ім’я та по батькові — малими.

Зазначте, яку посаду обіймає відпускник та в якому підрозділі працює.

Вид відпустки. Спирайтеся на види щорічних відпусток, визначені в частині 1 статті 4 Закону про відпустки. Ми вже розбирали їх в першому уроці цього курсу. Давайте пригадаємо:

• щорічна основна;
• щорічна додаткова за роботу із шкідливими та важкими умовами праці;
• щорічна додаткова за особливий характер праці;
• інші додаткові, передбачені законодавством.

Відпустки за особливий характер праці різні. Конкретизуйте, наприклад:

• щорічна додаткова за ненормований робочий день,
• щорічна додаткова за роботу з комп’ютером.

Дати і строк. Укажіть кількість календарних днів відпустки, дати її початку та закінчення.

Ви вже знаєте: тривалість відпусток незалежно від режимів та графіків роботи розраховуємо у календарних днях. Святкові та неробочі дні не враховуємо до тривалості щорічних відпусток і додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 5 Закону про відпустки).

Період. Зазначте робочий рік, за який працівник отримує відпустку. З робочим роком Ви знайомі з уроку 1.

Підстава до наказу. Вкажіть документ: заява працівника та/або графік відпусток.

Якщо в графіку — конкретні дати початку і закінчення відпустки, заява працівника не потрібна. Як підставу вкажіть тільки графік відпусток.

У графіку лише місяць або щорічна відпустка поза графіком — зазначте заяву працівника як підставу до наказу.

Хто візує та підписує. Проєкт наказу візують працівники, посади яких зазначено в інструкції з діловодства. Як правило, це начальник відділу кадрів, головбух та юрисконсульт. Підприємство самостійно визначає порядок візування наказів.

Хто має право видавати накази, закріплюють в статуті чи положенні про підприємство (п. 4 розд. 1 гл. ІІ Правил № 1000/5).

Підписує наказ керівник підприємства або інша посадова особа, якій делеговано таке право. Приміром, заступник директора, директор з персоналу, начальник відділу кадрів.

Порада. Перевірте, чи вказано в посадовій інструкції підписанта чи наказі про надання права підпису повноваження ухвалювати рішення щодо відпусток і підписувати накази.

З підписаним та зареєстрованим наказом ознайомте працівника під підпис у відмітці про ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Коли видавати. Відповідь залежить від того, чи за графіком відпустка, а якщо відповідь ствердна — чи складав роботодавець додаткове повідомлення про відпустку.

Коли видаєте наказ про щорічну відпустку, зважуйте на норми Закону про відпустки:

1) роботодавець має письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки щонайменше за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10);

2) зарплату за час відпустки виплачуйте до ї ї початку (ч. 1 ст. 21).

Додатково повідомляти про початок відпустки не доведеться, якщо видали наказ і ознайомили з ним працівника щонайпізніше за два тижні до відпустки.

Якщо направили працівнику повідомлення про початок відпустки, або він просить її поза графіком, видайте наказ так, щоб бухгалтер устиг виплатити відпускні щонайменше за три дні до відпустки.

Ми з Вами пройшли наказ покроково. Подивимося на результат.