Курс 7. Оформляємо звільнення

Чи знаєте ви, що звільнення за власним бажанням провокує не менше конфліктів чи судових спорів, ніж звільнення за прогул чи за скороченням? Саме тому ця лекція за обсягом немала, але багаж із корисних знань і навичок отримаєте неабиякий.

1. Визначте нормативні підстави 

Опануємо вихідні норми. Працівник має право розірвати за власним бажанням як трудовий договір, укладений на невизначений строк, так і строковий трудовий договір.

Роботодавець звільняє працівника за його ініціативою за двома підставами:

• розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк (ст. 38 КЗпП);
• розірвання строкового трудового договору (ст. 39 КЗпП).

2. Дотримайте строку попередження 

Як правило, про бажання розірвати безстроковий трудовий договір працівник повинен повідомити роботодавця письмово за два тижні (ч. 1 ст. 38 КЗпП). Працівник має право не вказувати в заяві причину звільнення. Утім, якщо вона поважна, дотримувати двотижневий строк попередження не доведеться.

Строк попередження відраховуйте з дня, наступного за днем, коли працівник подав заяву про звільнення. Час відпустки чи хвороби не призупиняє відлік двотижневого строку попередження про звільнення. Працівник має право припинити працювати і виходити на роботу, коли сплине  строк попередження про звільнення. Роботодавець за жодних обставин не має права затримувати працівника, який не підписав обхідний листок; не передав справи наступникові; не розрахувався з бухгалтерією, складом тощо.

Строк, що обчислюють тижнями, закінчується у відповідний день тижня (ст. 241-1 КЗпП). Отже, якщо Ви прийняли заяву про звільнення за власним бажанням у понеділок, то останнім робочим днем для працівника буде через два тижні, також у понеділок.

3. Урахуйте поважні причини

Працівник має право не попереджати роботодавця за два тижні про звільнення і звільнитися раніше якщо звільняється:

• із поважної причини, зазначеної у статті 38 КЗпП. Перелік не вичерпний, роботодавець може визнати поважними й інші причини;
• без поважної причини, але роботодавець згоден звільнити до спливу двотижневого строку попередження;
• у зв’язку з веденням бойових дій у районах, в яких розташоване підприємство, та існує загроза для життя і здоров’я працівника (ст. 4 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX).

Якщо працівник хоче звільнитися в бажану дату через поважні причини, на вимогу роботодавця він повинен надати документи, що підтверджують поважну причину для звільнення.

Стаття 38 КЗпП для більшості причин звільнення не регламентує, який конкретно документ має подати працівник. Тому роботодавець має прийняти будь-який документ, що може свідчити про поважну причину звільнення.

Підстава	Документ
Переїзд на нове місце проживання	Квиток на поїзд чи інший транспорт про переїзд в інший населений пункт, відомості про реєстрацію за новим місцем проживання, копія договору оренди квартири, ордер на вселення у житлове приміщення тощо
Переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість	Довідка з місця роботи чоловіка (дружини) про переведення або засвідчена копія трудової книжки із записом про переведення в іншу місцевість
Вступ до навчального закладу	Довідка або виклик навчального закладу
Неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком	Медичний висновок із рекомендаціями змінити кліматичні умови
Вагітність	Довідка про вагітність або листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами
Догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною з інвалідністю	Свідоцтво про народження дитини, довідка чи посвідчення управління праці та соцзахисту населення, що підтверджують статус дитини з інвалідністю, медвисновок чи витяг з акта огляду МСЕК
Догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медвисновку або особою з інвалідністю I групи	Копія посвідчення особи з інвалідністю I групи й документ, що підтверджує родинний зв’язок, копія договору з особою з інвалідністю І групи чи документ про призначення працівника опікуном, піклувальником тощо
Вихід на пенсію	Пенсійне посвідчення або паспорт і трудова книжка та(або) витяг із Реєстру застрахованих осіб з інформацією про кількість років страхового стажу
Прийняття на роботу за конкурсом	Витяг із протоколу засідання конкурсної комісії про обрання переможця конкурсу чи довідка з місця роботи

Ми критично ставимося до таких документів у нашій таблиці, що «підтверджують» переїзд на нове місце проживання — квиток на поїзд чи зміна місця реєстрації. Розуміємо, що квиток можна наступного дня здати до каси. Проте законодавство не визначає такого переліку документів. Тому не варто створювати ситуацію, коли роботодавцю нічого заперечити на слушне запитання працівника: «А в якому законі написано, який конкретно я документ маю надати, щоб підтвердити переїзд?».

Судова практика

Вищий спеціалізований суд України з розгляду цивільних і кримінальних справ вважає, що працівник має право вимагати розірвати трудовий договір без двотижневого строку попередження, якщо для цього є поважні причини. Заяву працівника про звільнення за власним бажанням, зумовлену неможливістю продовжувати роботу з визначених причин, мають підтверджувати відповідні докази. Роботодавець повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник. Неможливість продовжувати роботу має бути мотивована. Зокрема, на вимогу роботодавця переїзд працівника на нове місце проживання мають підтверджувати відповідні документи (ухвала від 22.07.2015 справа № 6-10569св15).

На жаль, суд не конкретизує, який саме документ має подати працівник. Імовірно тому, що законодавство не визначає таких документів.

4. Зважайте на підстави, щоб розірвати строковий трудовий договір

Звільняйте на підставі статті 39 КЗпП працівника, який працює за строковим трудовим договором, і  вимагає достроково звільнити у випадках:

• його хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконувати роботу;
• порушення роботодавцем законодавства про працю, колективного або трудового договору;
• передбачених частиною першою статті 38 КЗпП.

Якщо у працівника інші причини для звільнення, роботодавець має право відмовити працівнику у звільненні. Про таке рішення роботодавець зазначає в резолюції на заяві працівника.

5. Оформте звільнення

Послуговуйтесь алгоритмом.

Отримайте і зареєструйте заяву про звільнення

Уважно вивчіть заяву.

Дата написання заяви. Перевірте, чи зазначив її працівник у заяві. Це обов’язковий реквізит.

Дата звільнення. Якщо працівник не вказав її, уточніть, чи згоден він звільнитися за два тижні. Якщо працівник хоче звільнитися раніше, вказує бажану дату звільнення.

Не пишіть прийменник «з» перед датою звільнення у наказі. Він усе плутає. Зазвичай працівник вважає: якщо він написав «прошу звільнити з 30 січня», то 30-го на роботу виходити не потрібно. Інструкція про порядок ведення трудових книжок містить інше правило:

Днем звільнення вважають останній день роботи (абз. 2 п. 2.27 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, далі — Інструкція № 58).

Якщо працівник неправильно визначив свої наміри у заяві, попросіть переписати заяву без прикметника «з».

Перевірте, чи не припадає дата звільнення на вихідний день. За можливості уникайте таких ситуацій. Якщо працівник згоден — нехай перепише заяву, щоб день звільнення не припадав на суботу чи неділю. Якщо працівник відмовляється переписати заяву чи, наприклад, надіслав заяву поштою, — нехай дата звільнення залишиться, як є. Видайте наказ про звільнення напередодні вихідного, дату звільнення не змінюйте.

Якщо працівник хоче звільнитися з поважної причини раніше, аніж через два тижні, вказує дату у заяві, і додає документи-підстави. Виняток — якщо працівник звільняється через те, що роботодавець порушує законодавство про працю, умови колдоговору чи трудового договору з працівником.

Зареєструйте заяву в Журналі реєстрації внутрішніх документів чи Журналі реєстрації заяв працівників, передайте роботодавцю на розгляд.

Підготуйте наказ про звільнення

Скористайтеся типовою формою наказу про звільнення № П-4 або складіть наказ у довільній формі. У наказі вкажіть:

1) дату звільнення;

2) підставу звільнення — заяву працівника, а за наявності — документ, що підтверджує поважну причину;

3) кількість днів:

– щорічної відпустки, за які треба виплатити компенсацію, або навпаки, утримати кошти;

– додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей, якщо є невикористані;

4) вихідну допомогу у розмірі тримісячного середнього заробітку, якщо працівник звільняється на підставі частини 3 статті 38 КЗпП ⸺ якщо роботодавець не виконує законодавства про працю, умов колективного чи трудового договору.

Пам’ятайте, що роботодавець не має права утримати кошти за наперед використану щорічну відпустку, якщо працівник звільняється за власним бажанням у зв’язку з направленням на навчання, переходом на пенсію, або якщо роботодавець припиняє трудовий договір із померлим працівником (п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП, ч. 3 ст. 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР).

Якщо працівник звільняється з поважної причини, передбаченої статтею 38 КЗпП, її працівник зазначає у заяві, а кадровик — у наказі про звільнення і в трудовій книжці, — якщо працівник попросить внести запис. Інакше працівник через суд може зобов’язати роботодавця змінити формулювання у трудовій книжці (постанова Верховного суду від 20.11.2019 справа № 760/9694/17-ц). 

Після того, як роботодавець підпише наказ, зареєструйте його у Журналі реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання.

Оформте кадрові документи, проведіть розрахунок

Оформте кадрові документи й такі, що маєте видати працівнику при звільненні.

Внесіть запис про звільнення до трудової книжки, якщо зберігали її на підприємстві, або на вимогу працівника, якщо трудову книжку зберігає працівник. Не вносьте запис заздалегідь — працівник може передумати звільнятися. Запис доведеться визнати недійсним.

Запис до трудової книжки про звільнення за власним бажанням з поважної причини

 Проведіть розрахунок та видайте документи працівнику.