Курс 7. Оформляємо звільнення

Прогул — це відсутність на роботі без поважних причин як упродовж усього робочого дня, так і понад три години безперервно або сумарно упродовж робочого дня (п. 24 постанови Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9, далі — Постанова № 9). Роботодавець має право звільнити за прогул працівника, що був відсутнім на роботі без поважних причин. Підстава — пункт 4 статті 40 КЗпП.

Якщо працівник вирішить оскаржити звільнення, суд керуватиметься пунктом 22 Постанови № 9 і з’ясує:

• у чому конкретно проявилось порушення, що спричинило звільнення;
• чи могло порушення бути підставою для звільнення;
• чи додержав роботодавець порядку застосування стягнення;
• чи не закінчився встановлений для стягнення строк;
• чи не застосовували за проступок інше стягнення;
• чи врахували при звільненні:
  — ступінь тяжкості проступку;
  — заподіяну шкоду;
  — обставини проступку;
  — попередню роботу працівника.

Озбройтеся письмовими доказами, що дотримали всіх вимог закону. Сама по собі відсутність на роботі ще не означає, що працівник прогулює. Тягар довести це лежить на роботодавцеві (пп. «а» п. 2 ст. 9 Конвенції МОП № 158 «Про припинення трудових відносин з ініціативи роботодавця» від 22.06.1982).

Необхідний мінімум, щоб довести в суді факт прогулу:

• акт або доповідна записка про відсутність на роботі;
• пропозиція письмово пояснити причини відсутності;
• письмові пояснення працівника або акт про відмову від пояснень;
• позначки «ПР» у табелі обліку використання робочого часу.

Безумовно, під час воєнного стану можуть виникати нетипові ситуації, які вимагатимуть інших підходів, щоб зібрати доказову базу для звільнення. Проте сам порядок і правила звільнення, строки застосування, правила та порядок накладання, оголошення дисциплінарних стягнень залишаються незмінним. Щоб ви могли напрацювати стратегію саме у таких незвичних ситуаціях, ми зібрали для вас судову практику у справах про звільнення під час воєнного стану. Обов’язково перегляньте кейси в кінці лекції.

Щоб правильно зібрати докази, а відтак звільнити за прогул, дійте за алгоритмом.

1. Документуйте відсутність, з’ясуйте її причини

Працівник не вийшов на роботу і керівника не попередив. Не поспішайте з висновками, але покваптеся з’ясувати причини. Коли починати? Залежить від дисциплінованості працівника та від того, наскільки робота вимагає пунктуальності. Спізнитися на 10 хвилин — проступок для фармацевта, який вранці відкриває аптеку. Менеджер із гнучким режимом робочого часу може з’явитися на роботі й о десятій ранку. Для нього головне — прийти вчасно на фіксований, тобто обов’язковий час.

Попросіть безпосереднього керівника зв’язатися з підлеглим за телефоном або переберіть ініціативу на себе. Набирайте номер працівника при свідках і розмовляйте через динамік. Сумніваєтеся, що каже правду про причини відсутності, — складіть акт.

Документуйте відсутність, якщо не вдається додзвонитися, а минуло кілька годин.

Працівник не став до роботи й наступного дня. Намагайтеся зв’язатися усіма можливими способами, зокрема через соціальні мережі. Надішліть за місцями реєстрації та фактичного проживання поштові листи з оголошеною цінністю, описом вкладення, повідомленням про вручення та відміткою «Вручити особисто». Запропонуйте зв’язатися з роботодавцем та письмово пояснити причини відсутності.

Складіть доповідну записку першому керівнику або очільнику служби персоналу.

Зробіть це самі або доручіть керівнику відсутнього працівника.

Адресат записки в резолюції:

• надає вказівки складати акти про відсутність на роботі та запропонувати написати пояснення при свідках, коли працівник з’явиться;
• визначає членів комісії, які цим займатимуться, приміром, кадровика, керівника та колегу прогульника, представника трудового колективу чи профкому.

З огляду на обставини керівник ухвалює рішення, аби комісія відвідала працівника вдома.

Навряд чи прогульник зрадіє непроханим гостям, тож може й не відчинити двері. Не застали працівника вдома? Пояснення членів родини чи сусідів можуть бути одним із доказів прогулу, але не самостійною підставою для звільнення.

Складіть акт за результатами відвідування.

Працівник з’явився на роботі після кількох днів відсутності. Запропонуйте при свідках письмово пояснити причини відсутності. Якщо працівник відмовився — складайте акт.

Працівник не хоче ознайомлюватися з актом. Зачитайте вголос. Працівник прочитав акт, але відмовляється поставити підпис про ознайомлення, — зазначте про це в акті.

2. Передайте керівнику документи-підстави для дисциплінарного стягнення

Прогул тривав недовго, а працівник написав пояснення. Передайте їх роботодавцю разом з доповідними чи актами про відсутність на роботі.

Прогул — тривалий. Заощадте час керівника. Стисло викладіть хронологію подій у доповідній записці. Нагадайте, якщо працівнику вже оголошували догану за порушення трудової дисципліни.

Зазначте, якщо працівник належить до категорій, що заборонено звільняти з ініціативи роботодавця. У такому разі роботодавець вправі лише оголосити догану.

Вкажіть, якщо працівник обраний до профспілкового органу, щоб роботодавець урахував строк на отримання згоди профспілки, коли визначатиме дату звільнення. Звільнення інших категорій працівників під час воєнного стану з профспілкою не погоджують (ч. 2 ст. 5 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX№ 2136).

3. Керівник вирішує, чи поважна причина відсутності

Щоб звільнити за прогул, недостатньо зафіксувати, що працівник відсутній на роботі понад три години. Вирішальний чинник законного звільнення — з’ясувати поважність причини відсутності.

Переліку поважних причин відсутності на роботі в законодавстві немає. Спирайтеся на судову практику.

Постанова № 9 називає поважною причиною невихід на роботу працівника, якого незаконно перевели на іншу роботу.
Поважними причинами відсутності на роботі також уважають:
• перебої у роботі громадського транспорту;
• виклик до правоохоронних органів або в суд;
• хворобу працівника;
• звернення за медичною допомогою для родича;
• пожежу, стихійне лихо, аварію, надання першої медичної допомоги чи рятуванні майна;
• тимчасову відсутність транспортного сполучення чи квитків.

Цей перелік не вичерпний. Перегляньте кейси, проілюстровані судовою практикою.

4. Оформте наказ про звільнення за прогул

Складіть наказ про звільнення. Вкажіть у ньому про виплату компенсації за невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткові відпустки працівникам з дітьми. Цих гарантій не втрачають навіть порушники дисципліни. У частині відпусток статті 3 і 9 Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР установлюють такі санкції до прогульника:

• не має права використати зароблену щорічну відпустку з наступним звільненням в останній день відпустки,
• до стажу, що дає право на щорічну відпустку, не зараховують дні прогулів.

Передайте проєкт наказу на підпис керівникові підприємства. Зареєструйте наказ у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Ознайомте працівника з наказом при свідках. Відмовляється ознайомитися чи поставити підпис про ознайомлення — складіть акт.

Складіть за потреби коригуючий табель на працівника за місяці, в які він прогулював: неявки з нез’ясованих причин (НЗ) змініть на прогули (ПР).

Передайте до бухгалтерії:

• копію наказу про звільнення;
• табель на працівника.

5. Оформте кадрові документи, проведіть розрахунок

Оформте кадрові документи й такі, що маєте видати працівнику при звільненні.

Внесіть запис про звільнення до трудової книжки, якщо зберігали її на підприємстві, або на вимогу працівника, якщо трудову книжку зберігає працівник.

Проведіть розрахунок та видайте документи працівнику.

Перегляньте кейси із судовою практикою у справах про звільнення під час воєнного стану. Це особливі ситуації, які можуть статися під час війни.