Курс 7. Оформляємо звільнення

Звільнення з роботи, виключення зі списків чи припинення трудового договору — яке саме формулювання застосовувати при підготовці кадрових документів у разі смерті працівника? Такі запитання досить часто виникають у кадровиків, яким довелося документувати цю непросту ситуацію.

Урок допоможе:

• визначитися із термінологією:
• оформити кадрові документи;
• оплатити непрацездатність, якщо вона передувала смерті працівника;
• визначити, кому із родичів видати документи та кошти, належні померлому працівникові.

Урок та зразки стануть у пригоді у разі смерті працівника, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві.

1. Термінологія

Формулювання пунктів наказу з кадрових питань мають бути чіткими, конкретними, відповідати нормам КЗпП або іншим правовим актам (абз. 2 п. 7 гл. 9 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Трудове законодавство оперує термінами «звільнення» або «припинення трудового договору». Вони не тотожні. Термін «припинення трудового договору» характеризує стан трудового договору між працівником і власником, а «звільнення з роботи» — стан працівника. Трудовий договір укладають, змінюють, припиняють. Працівника приймають на роботу, переводять на іншу роботу, звільняють з роботи. У разі смерті працівника трудовий договір припиняють на підставі пункту 8-2 частини 1 статті 36 КЗпП. За цією ж підставою припиняють трудовий договір з працівником, якого суд визнав безвісно відсутнім або оголосив померлим.

Використовувати іншу термінологію, як-от «виключення зі списків» у зв’язку зі смертю, — неправильно.

2. Оформлення кадрових документів

— наказ

Припинення трудового договору оформлюють наказом (розпорядженням) роботодавця.

Наказ можна оформити за типовою формою № П-4, затвердженою наказом Держстату від 05.12.2008 № 489, або за формою, відмінною від типової.

Скачайте собі зразок від наших експертів

Підстава для наказу — свідоцтво про смерть, видане державним органом реєстрації актів цивільного стану, як підтвердження факту смерті особи.

Документ виготовляють друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком. Свідоцтво має індивідуальні серію та номер. Форму і правила заповнення свідоцтва про смерть затверджено постановою КМУ «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 10.11.2010 № 1025.

Коли отримаєте свідоцтво про смерть працівника, виготовте 2 копії:

• для оформлення наказу;
• призначення допомоги на поховання.

Наказ про припинення трудового договору підписує роботодавець. Після підписання наказ реєструємо у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання, проставляємо на ньому дату реєстрації та реєстраційний індекс.

Копію наказу передайте до бухгалтерії під підпис у графі «Куди направлено копії (витяги)» Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (із зазначенням дати передання копії наказу).

Наказ долучіть до справи з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання.

Запитання. Кого ознайомити з наказом про припинення трудового договору з померлим працівником?

Ознайомити з наказом згадану в ньому особу неможливо. Тож, якщо оформили наказ за типовою формою П-4 — залиште відмітку про ознайомлення з наказом пустою. У формі наказу, відмінній від типової, таку відмітку не проставляйте взагалі.

Запитання. Якою датою видавати наказ при припинення трудового договору з працівником, що помер?

Дата наказу про припинення трудового договору, як правило, не збігається з датою смерті і навіть з датою видачі свідоцтва про смерть. Наказ складають, коли родичі передали свідоцтво про смерть на підприємство, де працював померлий.

Навіть, якщо працівник помер на робочому місці й лікар швидкої допомоги констатував смерть у присутності інших працівників підприємства, наказ про припинення трудового договору видають лише за наявності свідоцтва про смерть, виданого у встановленому порядку відділом реєстрації актів цивільного стану або виконавчим органом сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) рад.

Запитання. Як визначити дату припинення трудового договору із померлим працівником

Датою припинення трудового договору буде дата смерті працівника, визначена у свідоцтві про смерть, незалежно від дати видання наказу та від того, працював у цей день померлий чи ні (перебував у відпустці, хворів тощо). Такої позиції дотримує Мінсоцполітики у листі від 10.06.2015 № 230/06/186-15.

Днем звільнення вважають останній день роботи (пункту 2.26 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі — Інструкція № 58).

Отже, якщо смерть працівника настала в робочий день (або після його закінчення), то цим днем припиняють трудовий договір.

Якщо працівник помер у день, коли за графіком роботи у нього був вихідний, або під час відпустки чи хвороби, датою припинення трудового договору теж слід вважати дату смерті, а не фактичний останній день роботи. Інакше вийде, що трудовий договір припинили раніше, ніж виникла підстава для цього.

— підсумковий табель

Особа, відповідальна за ведення табеля обліку використання робочого часу померлого працівника (далі — табель), оформлює на нього підсумковий табель і передає його до бухгалтерії.

Як правило, наказ про припинення трудового договору видають не одразу після смерті працівника, а через деякий час. Наприклад:

• працівник помер внаслідок тривалої хвороби чи під час відпустки, або тривалий час не з’являвся на роботі і з ним не вдавалося встановити зв’язок, а близькі вчасно не повідомили роботодавця про смерть працівника;
• роботодавцеві стало відомо про смерть працівника, але не було підстав припинити трудові відносини (свідоцтва про смерть). 

Навіть якщо відомо, що працівник помер, особа, відповідальна за ведення табеля, має продовжувати щоденно вносити до табеля позначки, що відповідають причині відсутності працівника на роботі. І лише після видання наказу про припинення трудових відносин із померлим працівником, можна припинити щоденне табелювання працівника і скласти підсумковий табель.

Аби в табелі були відображені достовірні дані про дату припинення трудового договору, працівник кадрової служби має повідомити необхідну інформацію особі, відповідальній за ведення табеля.

— особова картка

У графі «Дата і причина звільнення (підстава)» особової картки працівника, яку ведуть за типовою формою П-2, затвердженою наказом Держкомстату, Міноборони від 25.12.2009 № 495/656, зазначаємо дату і причину припинення трудового договору, дату і номер відповідного наказу.

У графі «Працівник кадрової служби» особової картки працівник, відповідальний за кадрове діловодство, зазначає свою посаду, прізвище та ініціали, ставить особистий підпис.

Графа «Підпис працівника» особової картки залишається незаповненою.

Зазвичай при одержанні трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці та у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (ч. 4 п. 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінсоцполітики, Мін’юсту від 29.07.1993 № 58).

У ситуації, що розглядаємо, отримати підпис працівника в особовій картці неможливо. Однак, як показує практика, наявність в особовій картці інформації про те, кому і коли було видано трудову книжку, не буде зайвою.

Приклад

Трудову книжку передано вдові померлого працівника 03.08.2022 під розписку.

Особову картку померлого працівника розмістіть у відділенні картотеки, де зберігаєте особові картки працівників, звільнених в поточному календарному році.

— трудова книжка

Трудову книжку померлого працівника заповнюють за загальними правилами, визначеними Інструкцією № 58, та з урахуванням спеціальних вимог, викладених у пункті 4.3 Інструкції № 58. Скористайтеся зразком. 

Усі внесені до трудової книжки працівника записи про роботу, заохочення і нагороди засвідчує роботодавець або спеціально уповноважена ним особа. Запис скріплюють печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (п. 4.1 Інструкції № 58).

3. Оформлення листків непрацездатності

Якщо до настання смерті працівник хворів, що засвідчено у встановленому порядку, оформіть листок непрацездатності й призначте допомогу з тимчасової працездатності за загальними правилами.

4. Видавання трудової книжки

У разі смерті працівника трудову книжку видають на руки його найближчим родичам під розписку або надсилають поштою на їх вимогу (п. 4.3 Інструкції № 58).

Щоб отримати трудову книжку померлого працівника, чоловік, дружина або інший член сім’ї надає кадровику:

• паспорт або інший документ, що підтверджує особу;
• документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про одруження, свідоцтво про народження тощо).

Якщо за наданими документами неможливо з’ясувати родинний зв’язок (наприклад, якщо діти померлого змінювали прізвище, ім’я або по батькові), то особа має надати інші документи (свідоцтва про одруження та (або) розлучення, свідоцтво про зміну прізвища, імені, по батькові тощо).

Трудову книжку померлого працівника видавайте на підставі письмової заяви члена сім’ї з доданими до неї копіями документів, що підтверджують родинний зв’язок.

Родичі можуть надати як засвідчені нотаріально копії необхідних документів, так і оригінали, які будуть засвідчені у встановленому на підприємстві порядку.

Родич надає розписку про одержання трудової книжки, в якій зазначає прізвище, ім’я, по батькові, адресу, паспортні дані, дату отримання трудової книжки із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові померлого працівника, проставляє особистий підпис.

У графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них слід зазначити дату видачі трудової книжки родичу, а в графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» можна, наприклад, зробити відмітку: «Розписка від 03.08.2022».

Якщо на підставі заяви родича померлого працівника відправляєте трудову книжку поштою, у графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» зазначте дату і номер квитанції листа та зробіть відмітку, наприклад: «Відправлено поштою на підставі заяви», а в графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» — зазначте дату отримання трудової книжки поштою (за поштовим повідомленням про вручення).

Заяву про видання трудової книжки померлого працівника з доданими копіями документів, розписку в отриманні трудової книжки або квитанцію про поштове відправлення, опис поштового відправлення з відміткою поштового відділення та повідомлення про вручення поштового відправлення доцільно зберігати у спеціальному конверті, прикріпленому до внутрішнього боку останньої сторінки обкладинки Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Проставте в особовій картці П-2 відмітку про видачу трудової книжки родичам.

5. Виплата сум, належних померлому 

Суми зарплати, допомог у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відшкодувань у зв’язку з каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я, які належали померлому працівникові, але не були ним одержані за життя, передають членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — входять до складу спадщини (ст. 1227 Цивільного кодексу України; далі — ЦК).

Отже, зазначені виплати мають бути видані членам сім’ї померлого працівника, тобто особам, які мешкали разом з ним і були пов’язані з померлим кровними узами або шлюбом.

У разі відсутності сім’ї у померлого працівника зазначені суми входять до складу спадщини і можуть бути отримані спадкоємцями лише після пред’явлення свідоцтва про право на спадщину (ст. 1227 ЦК).

Документом, який підтверджує право особи на спадщину від померлого працівника, є свідоцтво про право на спадщину, видане відповідно до Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 № 3425-ХІІ.

6. Завершення особової справи

Після припинення трудового договору з померлим працівником до його особової справи долучіть копію наказу про припинення трудового договору та засвідчену копію свідоцтва про смерть.

До внутрішнього опису документів особової справи, який оформлюється ще на стадії її первинного формування:

• внесіть відомості про долучені документи;
• оформіть підсумковий запис про кількість документів, вміщених до особової справи.

Підсумковий запис потрібно засвідчити підписом відповідальної особи із зазначенням дати.

Особову справу померлого працівника зберігайте у кадровій службі протягом двох років після припинення трудового договору у зв’язку зі смертю, після чого передайте до архівного підрозділу (архіву) підприємства.

Зважаючи на значущість свідоцтва про смерть як документа, на підставі якого видають наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю, копію свідоцтва про смерть зазвичай долучають до особової справи померлого працівника.

Якщо для категорії працівників, до якої належав померлий, нормативно-правові акти не вимагають вести особову справу, долучіть копію свідоцтва про смерть до справи «Документи до наказів із кадрових питань (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок та ін.), що не увійшли до складу особових справ».