Вища Школа Кадровика: Національна сертифікація кадровиків — 2024

Курс 7. Оформляємо звільнення

Олена Петровська, експерт із кадрових питань, Київ

9. Працівник відсутній на роботі понад чотири місяці: як звільнити за новою підставою

Оформте документи, щоб законно звільнити працівника, обчисліть строки відсутності працівника та підготуйте наказ про звільнення, внесіть записи до трудової книжки й особової картки та дотримуйте правил розрахунку

Роботодавець має право припинити трудовий договір із працівником, який відсутній на роботі понад чотири місяці поспіль, якщо не має інформації про причини такої відсутності. Проте не поспішайте звільняти працівника, з яким відсутній зв’язок, щоб не припуститися помилок, які дорого обійдуться підприємству.

Опануйте базові правила

Припинення трудового договору з працівником, який відсутній на роботі понад чотири місяці поспіль, якщо роботодавець не має інформації про причини такої відсутності — це не звільнення з ініціативи роботодавця. Тому не діють обмеження на звільнення, що встановлюють частина третя статті 184 і стаття 186-1 КЗпП щодо вагітних, одиноких жінок чи чоловіків із дитиною віком до 14 років тощо.

Для того щоб звільнити працівника, дотримайте одночасно дві умови:

• працівник відсутній на роботі понад чотири місяці поспіль;

• упродовж цих чотирьох місяців у роботодавця немає інформації про причини відсутності (не має значення, з поважної чи неповажної причини відсутній працівник).

Роботодавець має документально підтвердити, що він виконав одночасно обидві умови. Інакше, якщо працівник доведе, що протягом чотирьох місяців інформував роботодавця про причини своєї відсутності, суд визнає звільнення незаконним.

Якщо працівник не поспіль, а сумарно відсутній на роботі понад чотири місяці, звільнити його за цією підставою неправомірно.

Якщо працівник не з’являється на роботі, не відповідає за номерами телефонів, зазначеними в картці П-2, а родичі не можуть пояснити, де він — готуйте документи.

Задокументуйте відсутність працівника та спроби зв’язатися з ним

Роботодавець вживає заходів, щоб з’ясувати причини відсутності працівника на роботі. Щоб підготувати документи-підстави звільнення, керуйтеся алгоритмом.

1. Перевірте, чи не оформили е-лікарняний працівнику

Перевіряйте на порталі ПФУ, чи не оформили працівнику е-лікарняний. Е-лікарняний зі статусом «Закритий» — підстава позначати відсутність у табелі як «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність). Тобто роботодавець отримає інформацію про причини відсутності працівника.

2. Документуйте відсутність працівника та спроби зв’язатися з ним

2.1. У табелі робочі дні за графіком роботи працівника позначайте «НЗ» — неявки з нез’ясованих причин.

2.2. Скеруйте безпосереднього керівника скласти доповідну записку про відсутність працівника на роботі. У резолюції на доповідній роботодавець доручає, наприклад, безпосередньому керівнику працівника і працівнику кадрової служби з’ясувати причину відсутності працівника на роботі.

2.3. Складайте акти про відсутність працівника. Особа, якій доручили розслідування, складає акти про відсутність працівника на роботі. Законодавство не регламентує, з якою періодичністю це робити. Радимо перший тиждень складати акти щодня, надалі — щотижнево або щомісячно аж до дня звільнення. Телефонуйте працівникові при свідках і фіксуйте результати в акті. До складу комісії, яка складатиме акти про відсутність працівника, включайте працівників, які мають можливість спостерігати, коли інші працівники приходять на роботу/йдуть з роботи — черговий бюро перепусток, контролер на контрольно-пропускному пункті тощо.

2.4. Відвідайте працівника вдома

Якщо підприємство розташоване на безпечній території, відвідайте працівника за місцем проживання або реєстрації. Результати візиту оформте актом.

2.5. Направте працівникові листи

Якщо за місцем проживання або реєстрації працівника не знайшли, або відвідати неможливо, надішліть на всі відомі його адреси листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі — із описом вкладення та відміткою «вручити особисто». Пошукайте сторінку працівника у соцмережах та спробуйте зв’язатися.

Якщо встановити зв’язок із працівником не вдається понад чотири місяці поспіль керівник кадрової служби узагальнює перелік заходів у доповідній записці. На її підставі роботодавець має право ухвалити рішення звільнити працівника, про що зазначає у резолюції на доповідній записці.

Підготуйте наказ про звільнення

Перевірте, чи сплинули чотири місяці, упродовж яких відсутній працівник та відсутня інформація про причини відсутності. Строк, обчислюваний місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку. Якщо кінець строку, обчислюваного місяцями, припадає на такий місяць, що відповідного числа не має, то строк закінчується в останній день цього місяця (ч. 3 ст. 241-1 КЗпП).

Приклад

Обчислення строку

Працівник не з’являється на роботі з 05.09.2023. Роботодавець матиме право звільнити працівника не раніше 06.01.2024.

Звільнення працівника оформлюйте наказом за типовою формою, або за формою, відмінною від типової.

Надішліть працівнику копію наказу про звільнення, повідомлення про необхідність отримати трудову книжку

Якщо трудову книжку зберігає роботодавець, він зобов’язаний видати її працівнику в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX, п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі — Інструкція № 58). Трудову книжку зберігає працівник — внесете запис про звільнення на його вимогу після того, як він з’явиться в кадровій службі (ч. 1 ст. 47 КЗпП).

У день звільнення надішліть працівнику поштове повідомлення із пропозицією отримати трудову книжку (п. 4.2 Інструкції № 58) або надати письмову згоду на пересилання трудової книжки поштою на вказану ним адресу. Також у конверт покладіть засвідчену копію наказу про звільнення і повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні.

Лист надішліть на адресу, зазначену в особовій картці П-2, листом з оголошеною цінністю:

• із повідомленням про вручення;

• відміткою «Вручити особисто»;

• описом вкладення.

Якщо лист повернеться на підприємство, не розкривайте конверта. Зберігайте його в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Туди ж покладіть квитанцію/чек про відправлення листа й опис вкладення.

Також надішліть працівнику фото наказу про звільнення і повідомлення про необхідність отримати трудову книжку усіма можливими способами — на електронну пошту, у вайбер чи інший месенджер. Зробіть скрін і роздрукуйте.

Відмітки про ознайомлення працівника з наказом про звільнення не буде.

Оформте кадрові документи, проведіть розрахунок

Заповніть особову картку П-2. Графа «Підпис працівника» особової картки буде незаповненою.

Завершіть особову справу, якщо вели її.

Якщо працівник отримує зарплату на банківську карту, в день звільнення перерахуйте на карту всі належні працівнику кошти. Якщо зарплату працівник отримував в касі підприємства, проведете з ним розрахунок після того, як він з’явиться на роботі (ч. 1 ст. 116 КЗпП).